Nach der Anmeldung an deinem 4ALLPORTAL wird dir dein Startmodul angezeigt. Im Standard ist es das Modul Dateien.

Das Modul Dateien und die meisten anderen Module sind so aufgebaut, dass ihre Hauptansicht immer die gleichen Grundelemente aufweist:

Hauptansicht des Moduls Dateien

Sobald du ein Objekt aus der Ergebnisliste öffnest, wird es dir in seiner Detailansicht angezeigt. Hier kannst du alle Informationen einsehen und bearbeiten.
Die Detailansicht ist individuell angepasst an die jeweiligen Objekte eines Moduls.

Detailansicht eines Bildes im Modul Dateien

Standardmäßig stehen dir im Header folgende Grundfunktionen zur Verfügung:

Mit einem Klick auf die Schaltflächen , oder öffnest und schließt du die Sidebar. Sie erscheint rechts neben der Toolbox und bleibt auch bei einem Modulwechsel offen. So hast du Verlauf, Favoriten oder Dateitransfer immer im Blick.

ausgeklappte Sidebar mit persönlichen Favoriten

Direkt unterhalb des Headers befindet sich die Modulleiste. Hier siehst du alle Module, die zum aktiven Space gehören.

Der aktive Space wird durch das aktuell geöffnete Modul bestimmt. Das aktuell geöffnete Modul ist farbig unterstrichen.

diese Modulleiste zeigt alle Module, die zum Space "Zusammenarbeit" gehören

Über die Schaltfläche kannst du das Mega Menü öffnen. Hier hast du Zugriff auf alle Spaces mit den dazugehörigen Modulen.

Administratoren erreichen über das Mega Menü den Administrationsbereich.

Wechselst du über das Mega Menü in einen anderen Space, z.B. von "DAM" zu "Zusammenarbeit", wechselt auch der Space im Header.

Mega Menü mit den Spaces DAM, Zusammenarbeit, Allgemein und Administration

Im linken Bereich der Hauptansicht kannst du die Objekte des aktuellen Moduls durchsuchen und filtern. Im Modul "Dateien" z.B. alle Dateien, im Modul "Kontakte" alle Kontakte.

Da sich die Objekte je Modul unterscheiden, sind Suchfilter immer modulspezifisch. So kannst du zielgerichteter suchen und finden.

Standard-Suchfilter im Modul Dateien mit individuell installierter Farbsuche

Der Filterbereich ist in mehrere Gruppen unterteilt. Im Standard hast du die folgenden Möglichkeiten:

Alle Suchfilter können miteinander kombiniert werden. Das Ergebnis deiner Suche siehst du in der Ergebnisliste in der Mitte der Hauptansicht.

Die Ergebnisliste ist der zentrale Bereich der Hauptansicht. Hier siehst du alle Objekte des aktuellen Moduls, ungefiltert oder eingegrenzt durch eine Suche.

Die Objekte werden entweder in der Kachelansicht oder in der Listenansicht dargestellt. In beiden Ansichten kannst du die Ergebnisse sortieren und Objekte auswählen, um Aktionen aus der Toolbox auszulösen.

Ergebnisliste im Modul Dateien, eingegrenzt durch aktive Suchfilter

Oberhalb der Ergebnisliste stehen dir weitere Informationen und Möglichkeiten zum Sortieren zur Verfügung:

In einigen Modulen kannst du über die Schaltflächen und die Darstellung der Ergebnisse von der Kachelansicht auf die Listenansicht umstellen. Markierte Dateien bleiben beim Wechsel erhalten.
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Die Kachelansicht legt den Fokus auf die Vorschau von Objekten.

Das ist dann hilfreich, wenn du die Objekte vor allem visuell erfassen möchtest, z.B. Bilder, Videos und Dokumente im Modul Dateien oder im Modul Sammlungen.

Steht für ein Modul eine Kachelansicht zur Verfügung, ist sie beim Öffnen des Moduls automatisch aktiv.

Kachelansicht im Modul Dateien mit Fokus auf die Bildvorschau

Im Modul Dateien kannst du auf der Kachel standardmäßig außerdem folgende Markierungen für ein Objekt vergeben:

Die Listenansicht legt den Fokus auf die Metadaten von Objekten.

Das ist dann hilfreich, wenn du mehrere Informationen auf eine Blick erfassen oder vergleichen möchtest, z.B. im Modul Aufgaben oder im Modul Kontakte.

Listenansicht im Modul Dateien mit Fokus auf die Bildinformationen

In der Toolbox siehst du alle Aktionen, die du für die Objekte des aktuellen Moduls ausführen kannst:

Aktionen im Modul Dateien bei genau zwei ausgewählten Objekten

Die Aktionen, die dir hier angeboten werden, hängen von mehreren Faktoren ab:

Über die Schaltflächen und kannst du die Toolbox ein- und ausklappen, wenn du mehr Platz für die Ergebnisliste benötigst.

Die In-App-Hilfe ist als kleines Menü in die rechte untere Ecke des Systems integriert. Klick es an, um die verfügbaren Optionen zu öffnen.

Hier kannst direkt Hilfeartikel lesen, mit unserem Chatbot Ally über die Systemfunktionen chatten und in Zukunft auch Produktneuheiten kennenlernen.

Administratoren können hier außerdem unseren Support kontaktieren und das Ticketportal öffnen.

Wenn du ein Objekt öffnest, siehst du es in seiner Detailansicht. Sie liefert dir zu diesem Objekt alle verfügbaren Informationen und Metadaten, die Möglichkeit der Bearbeitung sowie Verknüpfungen zu anderen Modulobjekten, wenn vorhanden.

Oben links im Menüband hast du jederzeit die Möglichkeit, zur Hauptansicht zurückzukehren oder die aktuelle Detailansicht neu zu laden:

Eine Detailansicht unterscheidet sich von Modul zu Modul. Je nach Umfang der Informationen sind diese auf Seitenleisten, Subpanels oder das Menüband verteilt:

Detailansicht des Moduls Dateien mit Seitenleisten, Menüband und Bildlaufleiste​

Detailansicht des Moduls Sammlungen mit einer Seitenleiste und Menüband

Detailansicht des Moduls Unternehmen mit einem Subpanel

Links im Menüband

Das Bedienen der Benutzeroberfläche ist sowohl mit der Maus als auch mit Tastenkürzeln möglich. Die Tastenkürzel kannst du über dein Benutzerprofil einsehen und anpassen.

Du kannst ein Objekt einfach per Doppelklick öffnen und siehst dann seine Detailansicht. Das ist sowohl bei Objekten in der Ergebnisliste als auch z.B. bei einem "Chip" mit einer Verknüpfung möglich, z.B. einem Benutzernamen an einer Aufgabe.

Alternativ kannst du ein Objekt per Checkbox auswählen und in der Toolbox die Aktion "Objekt ansehen" auswählen.

du kannst "Chips" mit Verknüpfungen oder Objekte aus der Ergebnisliste öffnen

Du kannst in der Ergebnisliste der Hauptansicht ein oder mehrere Objekte per Checkbox auswählen.
In der Kachelansicht erscheint die Checkbox erst beim Mouseover.

Nutze beim Auswählen per Checkbox folgende Tastenkürzel:

Du kannst für deine Auswahl Aktionen aus der Toolbox starten oder sie per Drag & Drop verschieben oder kopieren, z.B. in den Warenkorb.

Die Anzahl der ausgewählten Objekte siehst du oberhalb der Toolbox. Klicke das "X" an, um deine Auswahl aufzuheben.

manuell markierte und durch gedrückte SHIFT-Taste automatisch ausgewählte Bilder

Im Modul "Dateien" kannst du eine oder mehrere markierte Dateien per Drag & Drop verschieben oder kopieren. Klicke dafür in deine Auswahl und halte die Maustaste gedrückt.

Wenn du die Maus jetzt bewegst, wird eine kleine Liste der ausgewählten Dateien mitgezogen.

Die Orte, an die du deine Auswahl verschieben kannst, erkennst du an einem farbigen Rahmen:

Im Standard sind das die Ordnerstruktur in der Seitenleiste, das Modul "Sammlungen" in der Modulleiste sowie der Warenkorb im Header.

die Liste der ausgewählten Dateien wird auf das Modul Sammlungen gezogen

Ziehe deine Auswahl an den gewünschten Ort und lasse die Maustaste wieder los.

Hast du deine Auswahl auf einen Ordner gezogen, wirst du gefragt, ob du die Dateien verschieben oder kopieren möchtest.

In eine Sammlung oder in den Warenkorb wird immer nur kopiert.

Du kannst Dateien von deinem Rechner direkt in das 4ALLPORTAL droppen.

Die für deine Rolle eingerichtete Standardmethode für den Upload wird dann gestartet (mehr Details).

Wenn du die Desktop App nutzt, kannst du Dateien aus dem 4ALLPORTAL direkt auf einer Anwendung droppen, z.B. Photoshop (mehr Details).

Zum Bearbeiten von Objekten hast du in der Detailansicht folgenden Möglichkeiten:

In der Hauptansicht im Modul "Dateien" kannst du den Dateinamen direkt auf der Kachel bearbeiten. Fahre dafür mit der Maus über den Dateinamen und klicke den Stift an, der dann erscheint.

In der Vollbildansicht im Modul Dateien kannst du Markierungen wie z.B. Sterne oder Notizen anpassen. Fahre dafür mit der Maus an den oberen Rand.

Um das 4ALLPORTAL möglichst barrierefrei nutzen zu können, ist die Bedienung auch rein mit der Tastatur möglich.

Dafür kannst du einen farbigen Fokusrahmen über die Bedienfelder bewegen. Der Fokusrahmen erscheint, sobald du die Tab-Tasten verwendest:

Fokus in einem Dropdown-Menü

Texte und Steuerelemente lassen sich bis zu einer Zoomstufe von 200 % über den Browser vergrößern, ohne dass die Elemente dadurch unübersichtlich werden oder verschwinden.

Pop-up-Fenster werden insgesamt vergrößert, klappbare Menüs werden ab einer bestimmten Größe automatisch minimiert. Ansichten mit vielen Informationen (z.B. Listen) können vertikal und horizontal gescrollt werden.

Um das 4ALLPORTAL mit erhöhten Kontrasten anzeigen zu lassen, kannst du in deinen Systemeinstellungen das kontrastreiche Theme auswählen.

Systemeinstellungen mit aktivem kontrastreichem Theme