Mit der Funktion "Gespeicherte Filter" kannst du häufig genutzte oder komplexe Suchanfragen speichern. So kannst du sie schnell mit einem Klick wieder aufrufen.

Die öffentlichen Filtervorlagen deiner Kollegen kannst du durchsuchen und nützliche Filter in deine eigene Liste übernehmen.

Deine gespeicherten Filter kannst du als öffentliche Filtervorlagen freigeben oder direkt zuweisen, um z.B. in deinem Team einheitliche Suchergebnisse zu erzielen.

Gespeicherte Filter findest du in der Hauptansicht eines Moduls im Filterbereich:

Gespeicherte Filter im Modul "Dateien"

Die verschiedenen Filter werden durch folgende Symbole gekennzeichnet:

	Eigener Filter Eigener Filter, der als öffentliche Filtervorlage freigegeben ist Filter, der aus den öffentlichen Filtervorlagen übernommen wurde
	Eigener Filter, den du einem Benutzer oder einer Rolle zugewiesen hast
	Filter, den dir ein anderer Benutzer zugewiesen hast

Filter erstellen und speichern

Um einen neuen Filter zu speichern, musst du zuerst eine Suche ausführen:

Öffne ein Modul mit "Gespeicherten Filtern", z.B. Dateien oder Sammlungen.
Prüfe auf aktive Filter (auch in der Ordnerstruktur) und setze sie bei Bedarf zurück, um falsche Ergebnisse zu vermeiden.
Erstelle deine gewünschte Suche im Suchfilterbereich. Du kannst wie gewohnt Suchfelder und (falls vorhanden) die Ordnerstruktur kombinieren. Die Ergebnisse siehst du direkt in der Hauptansicht.
Im Panel "Gespeicherte Filter" ist jetzt die Schaltfläche "Aktuelle Filter speichern" aktiv. Klicke, um diese Suche zu speichern.
Alternativ drücke Strg + S (Windows) oder CMD + S (Mac).
Ein Pop-Up öffnet sich, in dem du deinen Filter beschreiben und optional freigeben oder teilen kannst:

Pop-Up mit Filtereigenschaften und den Optionen, einen Filter zu teilen

Sobald du "Filter speichern" klickst, wird deine Suche mit allen Suchkriterien unter diesem Namen gespeichert. Der Filter wird sofort im entsprechenden Modul unter "Gespeicherte Filter" angezeigt:

Tipp

Verwende bei deiner Suche die Ordnerstruktur, um gezielt nach Inhalten aus einem bestimmten Ordner zu filtern.

Gespeicherte Filter anwenden und bearbeiten

Du kannst deine gespeicherten Filter ohne Eingabe von Suchkriterien direkt anwenden:

Öffne ein Modul mit "Gespeicherten Filtern", z.B. Dateien oder Sammlungen.
Prüfe auf aktive Filter (auch in der Ordnerstruktur) und setze sie bei Bedarf zurück, um falsche Ergebnisse zu vermeiden.
Klicke auf den Namen oder die Checkbox eines gespeicherten Filters.
Fahre mit der Maus über das Filter-Symbol für weitere Informationen.
Die Ergebnisse des Filters siehst du direkt in der Hauptansicht.
Möchtest du deine Ergebnisse verfeinern, kannst du zusätzlich Suchfelder, die Ordnerstruktur oder andere gespeicherte Filter (per Checkbox) nutzen.
Das Ergebnis wird als "UND"-Verknüpfung gefiltert.
Klicke erneut auf die Checkbox, um einen gespeicherten Filter zu deaktivieren.

Über das Drei-Punkte-Menü rechts neben einem Filter kannst du gespeicherte Filter mit einem Klick auf die Schaltfläche Stift bearbeiten (z.B. nachträglich teilen) oder ihn mit einem Klick auf die Schaltfläche Papierkorb löschen.

Hast du einen Filter nicht selbst erstellt, löscht du ihn nur aus deiner Liste.

Bitte beachte

Bei einem aktivierten gespeicherten Filter greifen die Suchkriterien im Hintergrund und die entsprechenden Suchfelder bleiben leer.

So kannst du gespeicherte Filter jederzeit um zusätzliche Kriterien ergänzen.

Öffentliche Filtervorlagen verwenden

Du kannst die öffentlichen Filtervorlagen anderer Benutzer durchsuchen, übernehmen und individuell anpassen.

Öffne ein Modul mit "Gespeicherten Filtern", z.B. Dateien oder Sammlungen.
Klicke im Panel "Gespeicherte Filter" auf die Schaltfläche"Filtervorlagen hinzufügen".
Ein Pop-Up öffnet sich, in dem du eine Liste mit allen öffentlichen Filtervorlagen und ihren Eigentümern siehst. Du kannst die Liste durchsuchen oder filtern.
Wähle einen oder mehrere Filter per Checkbox aus und klicke "Auswahl hinzufügen".
Je Filter öffnet sich ein weiteres Pop-Up, in dem du die zugehörigen Filter-Eigenschaften siehst.
Hier kannst du Name, Beschreibung oder Freigabeoptionen individuell anpassen. Deine Änderungen betreffen jeweils nur deine persönliche Kopie des Filters.
Sobald du "Filter speichern" klickst, findest du den oder die übernommenen Filter im entsprechenden Modul unter "Gespeicherte Filter".

Liste mit allen öffentlichen Filtervorlagen, Beschreibung und Eigentümern

Bitte beachte

Nur der Eigentümer kann einen Filter, der als öffentliche Filtervorlage freigegeben ist, löschen oder bearbeiten.
Deine eigenen Filter werden dir nicht in den Filtervorlagen angezeigt.

Gespeicherte Filter gemeinsam nutzen

Du kannst deine gespeicherten Filter nicht nur für dich selbst verwenden, sondern sie auch systemweit freigeben oder Benutzern oder Rollen gezielt zuweisen. So kannst du z.B. sicherstellen, dass dein Team mit denselben Suchparametern arbeitet und identische Ergebnisse erhält.

Beides kannst du auch direkt beim Speichern eines Filters festlegen.

Filter systemweit freigeben

Freigegebene Filter stehen in den öffentlichen Filtervorlagen zur Verfügung.

Speichere eine neue Suche oder öffne über das Drei-Punkte-Menü die Einstellungen eines bereits gespeicherten Filters.
Aktiviere unter "Allgemeine Informationen" die Schaltfläche "Als Filtervorlage freigeben".
Sobald du "Filter speichern" klickst, wird dein Filter in den öffentlichen Filtervorlagen gelistet, die über die Schaltfläche geöffnet werden können. Jeder Nutzer kann deinen Filter von hier aus seinen persönlichen "Gespeicherten Filtern" hinzufügen.

Filter gezielt teilen

Zugewiesene Filter werden ausgewählten Benutzern oder Rollen direkt in deren "Gespeicherten Filtern" angezeigt.

Speichere eine neue Suche oder öffne über das Drei-Punkte-Menü die Einstellungen eines bereits gespeicherten Filters.
Wechsle oben auf den Reiter "Filter teilen".
Du hast hier die Möglichkeit, einzelne Benutzer oder ganze Rollen zuzuweisen.
Klicke die Schaltfläche "Link" oder über das Drei-Punkte-Menü die Schaltfläche "Hinzufügen", um Benutzer oder Rollen hinzuzufügen.
Ein Pop-up öffnet sich, in dem du die gewünschten Benutzer oder Rollen per Checkbox auswählen kannst.
Sobald du "Auswahl hinzufügen" klickst, siehst du die hinzugefügten Benutzer oder Rollen in der Übersicht.
Lege im nächsten Schritt fest, ob die ausgewählten Benutzer oder Rollen erweiterte Rechte für deinen Filter erhalten sollen:
- Bearbeiten: (erlaubt, Name und Beschreibung zu ändern)
- Löschen: (erlaubt, Filter für alle Benutzer zu löschen)
- Rechte vergeben: (erlaubt, Filter freizugeben oder zuzuweisen)

Zuweisen eines Suchfilters an Benutzer und Rollen (keine erweiterten Rechte erteilt)

Sobald du "Filter speichern" klickst, werden die hinzugefügten Benutzer und Rollen mit erweiterten Rechten gespeichert. Dein Filter erscheint automatisch in den "Gespeicherten Filtern" der ausgewählten Benutzer oder Rollen:

Bitte beachte

Es erfolgt keine automatische Benachrichtigung nach dem Teilen eines Filters an die Benutzer.

💡 Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich auch Filter mit Ordnerauswahl speichern?
Ja, in Modulen mit Ordnerstruktur kannst du den Filter mit einer aktiven Ordnerauswahl speichern – der Filter wird dann genau so übernommen.
Können andere Nutzer meine Filter verändern?
Nur bei zugewiesenen Filtern und wenn du ihnen entsprechende Rechte gibst – standardmäßig ist das nicht der Fall.
Was passiert, wenn der Eigentümer einen zugewiesenen Filter löscht?
Der Filter verschwindet bei allen, denen er zugewiesen wurde.
Kann ich einen Filter gleichzeitig teilen und als Vorlage freigeben?
Ja, beides ist möglich. Du kannst deinen Filter sowohl als öffentliche Vorlage freigeben als auch Benutzern zuweisen.
Kann ich einen Filter aus den Filtervorlagen verändern?
Ja, nach dem Übernehmen kannst du den Filter individuell anpassen. Die Originalvorlage bleibt unverändert.
Kann ich eine Freigabe oder Zuweisung wieder entfernen?
Ja. Gehe dafür in die Filtereinstellungen, die öffentliche Freigabe oder die Zuweisungen an Benutzer oder Rollen zurückzunehmen.