Mit der Such- und Filterfunktion findest du schnell und gezielt Dateien oder Datensätze. Du kannst einzelne Begriffe oder Kombinationen verwenden und auf Wunsch mehrere Filter gleichzeitig anwenden, um deine Ergebnisse weiter einzugrenzen.
Sie ist besonders hilfreich, wenn du mit vielen Dateien oder komplexen Datenstrukturen arbeitest und gezielt nach bestimmten Inhalten suchen möchtest.
Du findest die Such- und Filterfunktionen im Modul 
"Dateien" im Megamenü bzw. im linken Seitenbereich neben der Hauptansicht des ausgewählten Moduls.
Ansicht des Suchfilterbereichs in dem Modul Dateien
Bitte beachte
Welche Felder dir in der Suche angezeigt werden, hängt von deinen Zugriffsrechten und den individuellen Konfigurationen deines Systems ab. Bei Fragen wende dich an deinen Administrator.
Filter & Suche
Links neben der Hauptansicht ist der Filterbereich. Je nach Modul und Benutzerrechten stehen dir verschiedene Suchfelder zur Verfügung – z. B.:
Übergreifende Suche: Findet Inhalte in Metadaten und Dateinamen.
Dateityp: Filtert nach Dateiformaten wie JPEG oder PDF.
Status: Begrenzt die Trefferliste auf bestimmte Stati wie z. B. „Freigegeben“.
Sobald du mit dem Filtern beginnst, siehst du in der Hauptansicht schon die ersten Ergebnisse. Aktive Filter werden farblich hervorgehoben.
In der Suchanzeige können dir, je nach Konfiguration durch deinen Administrator, verschiedene Suchfilter zur Auswahl oben im Drop-Down, bereit gestellt werden.
Möchtest du einen häufig genutzten Filter speichern oder nach einem bereits gespeicherten oder geteilten Filter suchen, nutze die Funktion "Gespeicherte Filter".
Suchfelder
In der Such- und Filterfunktion stehen dir verschiedene Feldtypen zur Verfügung. Je nach Suchkriterium und Konfiguration kannst du gezielt auswählen, wie du deine Eingaben machst.
Diese Feldtypen stehen dir zur Verfügung:
Freitextfelder:
Ermöglichen die direkte Eingabe von Begriffen, z. B. bei Suchbegriffen oder Beschreibungen in Textform.Drop-Down-Menü:
Klappmenü zur Auswahl eines vordefinierten Wertes aus einer Liste.Radio-Buttons:
Auswahlfelder (Kreis-Symbol), bei denen nur ein Eintrag gleichzeitig ausgewählt werden kann, z. B. zur Filterung nach Bildausrichtung.Checkboxen:
Mehrfachauswahl möglich (Quadrat-Symbol), z. B. zur Auswahl mehrerer Dateiformate wie JPEG und PNG.Schalter (Switches):
Einfache Ja/Nein-Auswahl.Kalenderfelder:
Ermöglichen die Auswahl eines Datums über eine Kalenderansicht, z. B. für das Aufnahmedatum.Typeahead-Felder:
Diese Felder schlagen dir passende Einträge bereits während der Eingabe vor.Popup-Fenster:
Öffnet bei Klick auf die Schaltfläche
ein Auswahlfenster, z. B. mit Checkboxen für eine Mehrfachauswahl und Radio-Buttons für die Auswahl von nur einem Wert.
Beispiel des Feldtyps Popup mit Mehrfachauswahl anhand Checkboxen
Suchverhalten
Wenn du mehrere Suchfelder gleichzeitig nutzt, wird eine Datei in der Ergebnisliste nur angezeigt, wenn mindestens ein passender Wert in jedem ausgefüllten Feld vorhanden ist.
Alle aktivierten Suchfelder wirken also gemeinsam – ein Treffer muss alle gesetzten Bedingungen erfüllen.
Wählst du in einem Suchfeld mehrere Werte aus (zum Beispiel mehrere Checkboxen bei Dateiformaten), dann gelten diese als Alternative (ODER-Verknüpfung) und du erhältst mehr Ergebnisse.
Das bedeutet: Ein Datensatz wird angezeigt, wenn mindestens eine der ausgewählten Optionen zutrifft – z. B. „JPEG oder PNG“.
Gibst du mehrere Begriffe in ein Freitextfeld ein, kannst du sie durch Leerzeichen oder Kommata voneinander trennen.
Bitte beachte
Die genaue Trennlogik zwischen den Begriffen hängt von der Konfiguration deines Systems ab. In vielen Fällen genügt ein Leerzeichen, damit die Begriffe als getrennte Suchalternativen interpretiert werden.
Suche ausführen
Um eine Suche zu starten, gehst du wie folgt vor:
Eingabe:
gib deinen Suchbegriff in ein Textfeld ein oder öffne ein Auswahlfenster über die entsprechende Schaltfläche (z. B. bei "Dateityp"), um einen Wert auszuwählen.mehrere Felder kombinieren:
Trage weitere Werte ein oder wähle vorgegebene Optionen aus.Starten der Suche:
Die Suche startet automatisch, sobald du Eingaben machst – oder du klickst manuell über die Schaltfläche "Suchen".Mit der Schaltfläche "Zurücksetzen" löschst du alle Eingaben und Filterwerte.
Tip
Du kannst deine Sucheingaben auch direkt mit einem passenden Ordner aus der Ordnerstruktur verknüpfen, um dein Ergebnis gezielter zu erhalten. Aktiviere dazu zusätzlich deinen gewünschten Ordner in der Ordnerstruktur.
Weitere Informationen kannst du im Kapitel "Aktionen an einem Ordner" einsehen.
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich einen Filterwert auch wieder entfernen?
Ja, über das „X“ im jeweiligen Feld oder über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ löschst du einzelne oder alle Eingaben.Wofür ist die übergreifende Suche gedacht?
Damit kannst du Begriffe direkt in Metadaten oder Dateinamen suchen – unabhängig vom Feldtyp.Was passiert, wenn ich keine Suchkriterien eingebe?
Dann wird dir entweder eine Standardliste angezeigt oder keine Treffer – je nach Modulkonfiguration.Warum sehe ich bestimmte Suchfelder nicht?
Welche Felder dir angezeigt werden, hängt von deinen Rechten und den Einstellungen ab.Kann ich nach individuellen Schlagwörtern suchen?
Ja, sofern dein System so eingerichtet ist. Die „Übergreifende Suche“ findet auch Begriffe in Schlagwörtern.