Mit der Versionierung kannst du den aktuellen Stand einer Datei oder eines Datensatzes inklusive der Metadaten sichern.
Archivierte Versionen kannst du einsehen, vergleichen und wiederherstellen.
Die Versionierung ist z.B. in folgenden Fällen hilfreich:
Absichern vor größeren Änderungen
Pflegen von Bearbeitungsständen, z.B. bei Bilddateien (original/Retusche)
Wiederherstellung nach fehlerhafter Bearbeitung
Du findest die Versionierung in der Detailansicht eines Objektes, wenn du im Menüband auf "Versionen" klickst. Wurde noch keine Version angelegt, wird dort nur der aktuelle Datensatz als "Aktuelle Version" gelistet.
Versionierung in der Detailansicht eines Bildes im Modul Dateien
Bitte beachte
Rechte: Die Versionierung ist für alle Benutzer und Module standardmäßig deaktiviert. Die Funktion muss bei Bedarf von einem Administrator je Modul und je Rolle aktiviert werden.
Neue Version erstellen
Du kannst von einer Datei oder einem Datensatz jederzeit eine Version erstellen. Es gibt mehrere Wege, eine Datei oder einen Datensatz zu versionieren:
Version erstellen vor Bearbeitung
Wenn du zum Beispiel das Original eine Datensatzes vor Änderungen absichern möchtest, kannst du für den aktuellen Datenstand eine Version anlegen:
Öffne die Versionierung.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Version erstellen".Ein Pop-up öffnet sich.
Vergib einen Namen für die Version, z.B. "Original" oder wähle den automatisch vorgeschlagenen Namen.
Klicke auf "Version erstellen", um den aktuellen Datenstand abzusichern.
In der Detailansicht unter "Versionen" siehst du nun:
Aktuelle Version: der aktuelle, aktive Stand
archivierte Version: der alte Stand
Im Menüband wird ab jetzt angezeigt, dass für diese Datei eine Version existiert.
Aktuelle Version
Die "Aktuelle Version" ist die aktive Version, die bearbeitet werden kann.
Die aktuelle Version wird immer oben in der Liste angezeigt.
Wenn du Änderungen an einer Datei oder ihren Metadaten machst, wirken sie sich ausschließlich auf die aktuelle Version aus.
Archiv der alten Versionen
Unterhalb der aktuellen Version siehst du die archivierten Versionen mit Versionsname, Ersteller und Erstellungszeitpunkt.
Sie werden chronologisch nach Erstellungsdatum gelistet.
Archivierte Versionen sind nicht editierbar.
Gelöschte Versionen werden mit ihrem Namen weiterhin gelistet.
Automatisch vorgeschlagene Versionsnamen sind fortlaufend und berücksichtigen auch gelöschte Versionen.
Version erstellen beim Speichern
Wenn du zum Beispiel eine Videodatei im System mithilfe des Videoschnitts bearbeitest, wirst du beim Speichern gefragt, ob du die aktuelle Version sichern willst.
Klicke nach der Bearbeitung in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Speichern".Ein Pop-up öffnet sich. Vergib einen Namen für die Version, z.B. "Originalvideo" oder wähle den automatisch vorgeschlagenen Namen.
Klicke auf "Speichern", um beide Stände zu speichern.
In der Detailansicht unter "Versionen" siehst du nun:
Aktuelle Version: der aktuelle Stand nach deiner Bearbeitung
archivierte Version: der alte Stand vor deiner Bearbeitung
Alternativ hast du mit "Speichern unter" die Möglichkeit, einen zweiten Datensatz für deine Bearbeitung anzulegen.
Version hochladen
Wenn du zum Beispiel eine Bilddatei auf deinem Rechner retuschiert hast, die ab jetzt als aktuelle Version gelten soll, kannst du die retuschierte Datei als neue Version hochladen:
Öffne die Versionierung.
Alternativ kannst du Datei oder Datensatz auch in der Hauptansicht per Checkbox auswählen.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Version hochladen".
Ein Pop-up mit Uploadfunktion öffnet sich.
Wähle die Datei von deinem Rechner aus, um sie hochzuladen.
Weicht der Dateiname von der bisherige Datei ab, kannst du auswählen.
Wähle aus, ob du die Importverschlagwortung verwenden willst.
Vergib einen Namen für die bisherige Version, z.B. "Original" oder wähle den automatisch vorgeschlagenen Namen.
Klicke auf "Version erstellen", um den aktuellen Datenstand abzusichern.
In der Detailansicht unter "Versionen" siehst du nun:
Aktuelle Version: der aktuelle Stand mit deiner hochgeladenen Datei
archivierte Version: der alte Stand vor dem Hochladen
Version wiederherstellen
Du kannst jede archivierte Version als neue „Aktuelle Version“ wiederherstellen, um sie inklusive ihrer Metadaten wieder zu aktivieren.
Die bisherige "Aktuelle Version" bleibt auf Wunsch im Archiv erhalten.
Öffne die Versionierung.
Wähle die Version, die du wiederherstellen möchtest, per Checkbox aus.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Version wiederherstellen".Ein Pop-up öffnet sich:
Aktuelle Version sichern: Standardmäßig wird die bisherige aktuelle Version vor dem Überschreiben automatisch archiviert.
Deaktiviere den Schalter, wenn du diese Sicherung nicht benötigst.
Klicke „Version wiederherstellen“, um den Datenstand der gewählten Version als neue „Aktuelle Version“ zu übernehmen.
In der Detailansicht unter "Versionen" siehst du nun:
Aktuelle Version: die eben wiederhergestellt Version
archivierte Version: die ehemalige "Aktuelle Version"
Was passiert mit den Metadaten?
Beim Wiederherstellen werden alle Metadaten der archivierten Version übernommen und ersetzen die bisherigen. Das betrifft z.B.:
Schlagwörter
Rechtestatus
Beschreibungen
Beispiele:
Du stellst eine ältere Version eines Produkts wieder her, die eine veraltete Beschreibung enthält – diese ersetzt die aktuelle Beschreibung.
Du stellst ein Bild mit dem Rechtestatus „Freigegeben“ wieder her – dieser überschreibt z. B. den Status „Gesperrt“ der aktuellen Version.
Tipp
Nutze die Änderungshistorie, um nachzuvollziehen, welche Werte sich nach dem Wiederherstellen verändert haben.
Versionen vergleichen
Du hast zwei Möglichkeiten, Versionen miteinander zu vergleichen. Ja nachdem, was du vergleichen möchtest, wähle eine der folgenden Aktionen aus der Toolbox:
Versionsvergleich (2 Versionen: Metadaten vergleichen und übertragen)
Vollbildansicht (2 oder mehr Versionen: visuell vergleichen)
Versionsvergleich
Der Versionsvergleich vergleicht exakt zwei Versionen miteinander.
Bei Bedarf kannst du Metadaten aus einer archivierten Version in die aktuelle Version übertragen, um ältere Werte wiederherzustellen.
Öffne die Versionierung.
Wähle die zwei Versionen, die du vergleichen möchtest, per Checkbox aus.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Versionen vergleichen".Eine Vergleichsansicht mit allen Metadatenfeldern öffnet sich. Auf jeder Seite wird dir eine Version angezeigt.
Metadatengruppen kannst du wie gewohnt öffnen und schließen.Mittig zwischen den beiden Versionen siehst du, ob sich deren Metadaten unterscheiden:
: Abweichung in einem Feld
: Abweichung in einer Gruppe (öffne die Gruppe für Details)
: keine Unterschiede
Über die Dropdown-Menüs oberhalb des Vorschaubildes kannst du zwischen den verfügbaren Versionen wechseln.
Versionsvergleich einer Bilddatei im Modul Dateien
Metadaten übertragen
Du kannst Metadaten von einer archivierten Version auf die aktuelle Version übertragen.
Klicke die Schaltfläche
oder 
, um die Metadaten eines Feldes oder einer Metadatengruppe zu übertragen.Alternativ kannst du in der offenen Gruppe der archivierten Version die Schaltfläche
neben einem Metadatenfeld klicken.Unterhalb der archivierten Version hast du außerdem die Möglichkeit, alle Werte auf einmal zu übertragen.
Sobald du eine Übertragung vornimmst, werden am Fuß der Metadaten die Aktionen "Speichern" und "Änderungen zurücksetzen" aktiviert.
Speichere die Änderungen, um die aktive Version zu aktualisieren.
Bitte beachte
Mit dem Speichern überschreibst du den Metadatenstand der aktuellen Version.
Vollbildansicht
Die Vollbildansicht kann für mehrerer Versionen gleichzeitig genutzt werden. Sie ist vor allem dann nützlich, wenn du z.B. Bilder oder Videos visuell vergleichen willst.
Öffne die Versionierung.
Wähle alle Versionen, die du in der Vollbildansicht vergleichen möchtest, per Checkbox aus.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Versionen in der Vollbildansicht vergleichen".Die Vollbildansicht öffnet sich. Im Filmstreifen unten siehst du alle ausgewählen Versionen. Die "Aktuelle Version" wird immer mit angeboten.
Klicke ein Version an, um sie in der Vollbildansicht anzusehen.
Halte
STRGbzw.CMDgedrückt, um mehrere Dateien gleichzeitig auszuwählen.
Bitte beachte
Die Vollbildansicht für Versionen steht nur im Modul Dateien zur Verfügung.
Version löschen
Du kannst archivierte Versionen jederzeit aus dem Archiv entfernen.
Öffne die Versionierung.
Wähle alle Versionen, die du löschen möchtest, per Checkbox aus.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
„Version löschen“.Es erscheint eine Sicherheitsabfrage. Bestätige diese, um die Version unwiderruflich zu entfernen.
In der Detailansicht unter "Versionen" siehst du nun:
entfernte Version: Die gelöschte Version wird weiterhin in der Liste geführt, mit Informationen über den Zeitpunkt und den Benutzer, der die Version gelöscht hat.
Gelöschte Version bleibt als Information in der Liste
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Warum kann ich die Versionierung für ein Objekt nicht sehen?
Ist der Reiter Versionierung nicht zu sehen, wurde die Funktion für dieses Modul oder deine Rolle nicht freigeschaltet.Wie viele Versionen kann ich pro Objekt erstellen?
Du kannst beliebig viele Versionen anlegen.Wer kann Versionen erstellen, wiederherstellen oder löschen?
Das hängt von deiner Benutzerrolle ab. Manche Aktionen sind nur mit erweiterten Rechten möglich.Was passiert, wenn ich eine archivierte Version wiederherstelle?
Der Datenstand dieser Version (einschließlich aller Metadaten) wird zur neuen „Aktuellen Version“. Archiviere bei Bedarf die aktuelle Version.Kann ich eine gelöschte Version wiederherstellen?
Nein. Gelöschte Versionen werden dauerhaft entfernt.Warum sehe ich die Aktion „Versionsvergleich“ nicht?
Die Aktion wird nur angezeigt, wenn exakt zwei Versionen ausgewählt sind und du über die nötigen Rechte verfügst.Bleiben alle Versionen nach einem Vergleich erhalten?
Ja, auch nach dem Vergleich und einer eventuellen Metadatenübertragung bleiben alle archivierten Versionen im System bestehen.