Mit Aufgaben kannst du deine To-dos oder die Arbeit im Team organisieren und den Fortschritt nachverfolgen. Erstelle Aufgaben inklusive Beschreibung und Fälligkeitsdatum und weise sie dir selbst oder anderen Benutzern zu.
Im Modul Aufgaben kannst du neue Aufgaben anlegen und bekommst einen Überblick über alle Aufgaben im System – sowohl deine eigenen als auch die deiner Kollegen (abhängig von deinen Rechten).
Ist dein To-do an eine konkrete Datei oder Sammlung geknüpft, kannst du die Aufgabe auch direkt im Modul Dateien oder Sammlungen anlegen.
Öffne das Modul über den Eintrag 
"Aufgaben" im Megamenü:
Bitte beachte
Rechte: Das Aufgaben-Modul ist fester Bestandteil des Systems und für alle Nutzer standardmäßig aktiviert.
Das Modul, die verfügbaren Toolbox-Aktionen sowie Aufgaben anderer Benutzer können vom Administrator rollenabhängig ganz oder in Teilen ausgeblendet werden.
Hauptansicht
In der Hauptansicht des Moduls Aufgaben siehst du eine globale Liste mit allen Aufgaben, die du erstellt hast, die dir zugewiesen wurden oder (je nach Rechten) auch Aufgaben deiner Kollegen.
Für jede Aufgabe werden folgende Informationen angezeigt:
Vorschaubild: verknüpfte Datei (einzeln) oder Sammlung (vier Kacheln)
Name: Titel der Aufgabe
Zugewiesene Benutzer: diese Benutzer sollen die Aufgabe bearbeiten
Ersteller: dieser Benutzer hat die Aufgabe angelegt
Fälligkeitsdatum: bis zu diesem Tag soll die Aufgabe erledigt sein
Status: Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Abgebrochen
Workflow-Status: Zeigt den Status einer Dateifreigabe an, wenn diese Aufgabe im Rahmen eines Freigabeworkflows erstellt wurde
Tipp
Beim Öffnen des Moduls ist der Filter "Mir zugewiesen" standardmäßig aktiv. Deaktiviere den Filter, um alle Aufgaben zu sehen.
Was kannst du hier tun?
Du kannst die Sortierung der Aufgaben im Header der Liste ändern.
Du kannst Aufgaben über die Checkbox auswählen und Aktionen in der Toolbox ausführen.
Du kannst die Einträge mithilfe des Filterbereichs links durchsuchen.
Du kannst mit einem Doppelklick eine Aufgabe in der Detailansicht öffnen.
Du kannst eine neue Aufgabe erstellen.
Liste der Aufgaben mit aktiven Filtern und verfügbaren Aktionen in der Toolbox
Aktionen in der Toolbox
Die Toolbox mit den verfügbaren Aktionen steht dir in der Hauptansicht und in der Detailansicht zur Verfügung.
Wähle in der Hauptansicht eine oder mehrere Aufgaben über die Checkbox aus, um je nach Status der Aufgabe unterschiedliche Aktionen auszuführen:
Ansehen: Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet eine Aufgabe in der Detailansicht.Löschen: Ein Klick auf die Schaltfläche
löscht eine Aufgabe (aber nicht die ggf. verknüpften Dateien oder Sammlungen).Erstellen: Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet ein Pop-up zum Erstellen einer neuen Aufgabe.Aufgabe starten: Ein Klick auf die Schaltfläche
startet eine offene Aufgabe. Der Status wechselt zu "In Bearbeitung".Aufgabe abschließen: Ein Klick auf die Schaltfläche
beendet eine Aufgabe. Der Status wechselt zu "Abgeschlossen".Aufgabe abbrechen: Ein Klick auf die Schaltfläche
bricht eine Aufgabe ohne Abschluss ab. Der Status wechselt zu "Abgebrochen".Aufgabe reaktivieren: Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet eine beendete oder abgebrochene Aufgabe erneut. Der Status wechselt zu "Offen".
In der Detailansicht stehen dir je nach Status die gleichen Aktionen zur Verfügung.
Status wechseln
Der Status an einer Aufgabe muss manuell über die entsprechende Toolbox-Aktion gesetzt werden. Das kannst du in der Haupt- oder Detailansicht machen.
Damit jederzeit transparent ist, in welchem Status sich eine Aufgabe befindet, solltest du die dir zugewiesenen Aufgaben aktuell halten. Klicke z.B. auf "Aufgabe starten", damit eine Aufgabe in den Status "In Bearbeitung" wechselt.
Eine Aufgabe muss nicht alle Status durchlaufen. Du kannst eine offene Aufgabe z.B. auch direkt abschließen.
Je nach aktuellem Status hast du über die Toolbox folgende Optionen:
Aufgabenstatus | Verfügbare Aktionen |
Offen | Starten, Abschließen, Abbrechen, Löschen |
In Bearbeitung | Abschließen, Abbrechen, Löschen |
Abgeschlossen | Reaktivieren, Löschen |
Abgebrochen | Reaktivieren, Löschen |
Filter & Suche
Links neben der Hauptansicht ist der Filterbereich, in dem du die Liste der Aufgaben gezielt durchsuchen kannst, z.B. nach einem konkreten Ersteller oder Status.
Verwende für deine Suche folgende Kriterien:
Ersteller: zeigt Aufgaben an, die der ausgewählte Benutzer angelegt hat
Status: zeigt Aufgaben an, die im ausgewählten Status liegen
Fälligkeit bis: zeigt Aufgaben an, die bis zu diesem Termin fällig sind
Zugewiesene Benutzer: zeigt Aufgaben an, die dem ausgewählten Benutzer zugewiesen sind
Mir zugewiesen: zeigt Aufgaben an, die dir zugewiesen sind
(standardmäßig aktiv)
Sobald du mit dem Filtern beginnst, siehst du in der Hauptansicht schon die ersten Ergebnisse. Du kannst auch mehrere Filter kombinieren.
Aktive Filter werden farblich hervorgehoben.
Möchtest du einen häufig genutzten Filter speichern oder nach einem bereits gespeicherten oder geteilten Filter suchen, nutze die Funktion "Gespeicherte Filter".
Die gefilterten Aufgaben berücksichtigt Ersteller, Status und zugewiesenen Benutzer
Detailansicht
Öffne die Detailansicht einer Aufgabe entweder per Doppelklick auf eine Aufgabe oder über die Schaltfläche 
"Ansehen" in der Toolbox.
Die Detailansicht zeigt dir wie in der Hauptansicht die Eigenschaften der Aufgabe an. Zusätzlich siehst du hier folgende Informationen:
Beschreibung: Freitextfeld mit Arbeitsanweisungen
Erstellt am: Datum der Aufgabenerstellung
Benutzer benachrichtigen: Zeigt, ob die zugewiesenen Benutzer über Statusänderungen per E-Mail informiert werden
Unter den Eigenschaften siehst du die zugewiesenen Benutzer und das ggf. enthaltene Objekt (Datei oder Sammlung), auf das sich die Aufgabe bezieht.
Was kannst du hier tun?
Eigenschaften bearbeiten
Wenn du die erforderlichen Rechte hast, kannst du die Eigenschaften der Aufgabe verändern und z.B. die Beschreibung oder das Fälligkeitsdatum anpassen.Status ändern
Du kannst über die Toolbox-Aktionen den Status ändern.Zugewiesene Benutzer
Fahre mit der Maus über einen Benutzer und klicke die Schaltfläche
, um die Detailansicht zu öffnen (nur mit Rechten für das Modul "Benutzer").Klicke die Schaltfläche
oder das Link-Icon 
ganz rechts, um weitere Benutzer als Bearbeiter hinzuzufügen.Fahre mit der Maus über einen Benutzer und klicke die Schaltfläche
, um diesen Benutzer aus der Aufgabe zu entfernen.
Objekt dieser Aufgabe
Fahre mit der Maus über das Objekt und klicke die Schaltfläche
, um die Detailansicht im Modul Dateien oder Sammlungen zu öffnen.Das Objekt kann nicht geändert oder entfernt werden.
Detailansicht einer Aufgabe mit den Optionen, weitere Benutzer hinzuzufügen
Bitte beachte
Du kannst eine Aufgabe nur bearbeiten oder ergänzen, wenn du die Aufgabe selbst erstellt hast oder einer der zugewiesenen Benutzer bist.
Wenn du Aufgaben delegierst, werden automatisch die nötigen Rechte auf die zugewiesenen Benutzer übertragen. Diese können die Aufgabe dann selbst bearbeiten oder z.B. weiterleiten.
Neue Aufgabe erstellen
So erstellst du eine neue Aufgabe direkt im Modul Aufgaben:
Klicke in der Toolbox die Schaltfläche
"Erstellen". Ein Eingabefenster öffnet sich. Lege hier die Eigenschaften der Aufgabe fest:
Name: Der Name wird in der Liste aller Aufgaben angezeigt.
Beschreibung: Trage bei Bedarf weitere Details ein (max. 2000 Zeichen).
Fälligkeitsdatum: Öffne das Auswahlfenster über das Kalender-Icon
. Lege das Datum fest, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.Zugewiesene Benutzer: Öffne das Auswahlfenster über das Link-Icon
. Wähle einen oder mehrere Benutzer aus, die die Aufgabe bearbeiten sollen.Objekt dieser Aufgabe: Öffne das Auswahlfenster über das Link-Icon
. Wechsle oben im Tab zwischen den Modulen Dateien oder Sammlungen. Füge eine Datei oder Sammlung hinzu, auf die sich die Aufgabe bezieht.Benutzer benachrichtigen: Wenn diese Einstellung aktiv ist, bekommen zugewiesen Benutzer Benachrichtigungen, wenn sich die Aufgabe ändert.
Klicke zum Abschluss in der Toolbox die Schaltfläche
"Speichern". Hast du die Aufgabe einem anderen Benutzer zugewiesen, bekommt dieser nur eine Benachrichtigung per E-Mail.
Auswahlfenster öffnen für Fälligkeitsdatum, zugewiesene Benutzer und Objekte
Wo erscheint die neue Aufgabe?
Deine neue Aufgabe erscheint anschließend in der Hauptansicht des Moduls Aufgaben, wo du sie über die Liste finden, öffnen und bearbeiten kannst.
Hast du der Aufgabe ein Objekt hinzugefügt, ist die Aufgabe automatisch dem ausgewählten Objekt zugewiesen.
Alle Aufgaben werden zusätzlich in der linken Seitenleiste der Detailansicht der jeweiligen Datei oder Sammlung angezeigt. Dort werden sie je Status sortiert.
Drei Tage vor Ablauf der Aufgabe wird das Fälligkeitsdatum orange/rot angezeigt.
Diese Sammlung hat eine Aufgabe in Bearbeitung, die bald abläuft
Tipp
Du kannst Aufgaben auch direkt im Modul Dateien oder Sammlungen erstellen und bearbeiten.
Alle Details findest du im Artikel "Aufgaben in Dateien & Sammlungen".
Konfigurationshinweis für Admins
Die Vorwarnzeit für ein ablaufenden Fälligkeitsdatum von Aufgaben kann in den rollenbasierten Moduleinstellungen angepasst werden.
Benachrichtigungen
An jeder Aufgabe können Benachrichtigungen aktiviert werden. Zugewiesene Benutzer und Ersteller einer Aufgabe erhalten automatisch eine E-Mail, wenn sich eine Aufgabe verändert, z.B. bei neuer Zuweisung oder Statuswechsel.
In der E-Mail befindet sich außerdem ein Link zur entsprechenden Aufgabe.
Darüber kann der Empfänger direkt in die Detailansicht gelangen:
Benachrichtigung an den Ersteller über einen Statuswechsel
Einstellungen
Damit die E-Mail-Benachrichtigungen vom System verschickt werden, muss an der entsprechenden Aufgabe die Benachrichtigung aktiv sein:
Benachrichtigungen aktivieren an einer Aufgabe
Zusätzlich müssen die Empfänger Benachrichtigungen für das Modul Aufgaben aktiviert haben (Standard: aktiv).
Du findest die Einstellungen dazu in deinem Profil unter Systemeinstellungen > Benachrichtigungen > Aufgaben.
Hier kannst du per Checkbox die verfügbaren Benachrichtigungen auswählen.
Benachrichtigungen aktivieren im Benutzerprofil
Konfigurationshinweis für Admins
Die standardmäßig verschickten Benachrichtigungen können je Rolle und Modul im Administrationsbereich eingestellt werden:
Allgemeine Systemkonfigurationen > Benutzereinstellungen > Rollenkonfiguration > Rollenbasierte Moduleinstellungen
Ein Klick auf "Aufgaben", "Sammlungen", "Anmerkungen" oder "Freigaben" öffnet das Berechtigungs-Pop-Up mit dem Reiter "Benachrichtigungen".
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Wer bekommt E-Mail-Benachrichtigungen?
Alle zugewiesenen Nutzer. Die Voraussetzung ist, dass eine Aufgabe Benachrichtigungen aktiviert hat und die Benutzer die Benachrichtigungen in ihrem Profil nicht deaktiviert haben.Wo finde ich eine erstellte Aufgabe wieder?
Im Modul "Aufgaben" sowie in der linken Seitenleiste einer verknüpften Datei oder Sammlung.Warum sehe ich keine Aufgaben anderer Kollegen?
Standardmäßig ist der Filter "Mir zugewiesen" aktiv. Deaktiviere ihn, um alle Aufgaben sehen zu können. Frage ansonsten deinen Administrator.Kann ich Aufgaben nach dem Abschließen noch einmal öffnen?
Ja. Abgeschlossene oder abgebrochene Aufgaben kannst du über die Toolbox-Aktion "Reaktivieren" wieder öffnen.