Mit dem Modul "Freigaben" kannst du Dateien in einem gemeinsamen Paket zur Abstimmung bereitstellen – inklusive Kommentarfunktion und visueller Anmerkungen für die Teamarbeit.
Im Modul Freigaben kannst du neue Freigaben anlegen und bekommst einen Überblick über alle Freigabepakete im System – sowohl deine eigenen als auch die deiner Kollegen (abhängig von deinen Rechten).
Ist dein Freigabe an eine konkrete Datei oder Sammlung geknüpft, kannst du die Freigabe auch direkt im Modul Dateien oder Sammlungen anlegen.
Öffne das Modul über den Eintrag 
"Freigaben" im Megamenü:
Bitte beachte
Rechte: Das Freigaben-Modul ist fester Bestandteil des Systems und für alle Nutzer standardmäßig aktiviert.
Das Modul, die verfügbaren Toolbox-Aktionen sowie Freigaben anderer Benutzer können vom Administrator rollenabhängig ganz oder in Teilen ausgeblendet werden.
Hauptansicht
In der Hauptansicht des Moduls Freigaben siehst du eine globale Liste mit allen Freigabepaketen, die du erstellt hast, die dir zugewiesen wurden oder (je nach Rechten) auch Freigaben deiner Kollegen.
Für jedes Freigabepaket werden folgende Informationen angezeigt:
Vorschaubild: verknüpfte Datei (einzeln) oder Sammlung (vier Kacheln)
Name: Titel der Freigabe
Beschreibung: Beschreibungstext bis ca. 240 Zeichen sichtbar
Ersteller: Benutzer, der die Freigabe angelegt hat
Erstellungsdatum: Datum und Uhrzeit, wann die Freigabe erstellt wurde
Wenn ein Freigabepaket mehr als vier Dateien enthält, wird dies in der Mengenauskunft auf der letzten Dateivorschau als Zahl eingeblendet.
Was kannst du hier tun?
Du kannst die Sortierung der Freigaben im Header der Liste ändern.
Du kannst Freigaben über die Checkbox auswählen und Aktionen in der Toolbox ausführen.
Du kannst die Einträge mithilfe des Filterbereichs links durchsuchen.
Du kannst mit einem Doppelklick ein Freigabepaket in der Detailansicht öffnen.
Du kannst ein Freigabepaket löschen.
Du kannst eine neue Freigabe erstellen.
Du kannst als Teilnehmer ein gesamtes Freigabepaket direkt für alle Dateien freigeben.
Hauptansicht des Moduls "Freigaben" mit aktivierter Toolbox
Aktionen in der Toolbox
Die Toolbox mit den verfügbaren Aktionen steht dir in der Hauptansicht und in der Detailansicht zur Verfügung.
Wähle in der Hauptansicht eine oder mehrere Freigabepakete über die Checkbox aus, um je nach Status der Aufgabe unterschiedliche Aktionen auszuführen:
Ansehen: Ein Klick auf die Schaltfläche
"Ansehen" öffnet ein Freigabepaket in der Detailansicht.Löschen: Ein Klick auf die Schaltfläche
"Freigabe löschen" löscht das ausgewählte Freigabepaket (aber nicht die verknüpften Dateien). Erstellen: Ein Klick auf die Schaltfläche
"Erstellen" öffnet ein Pop-up zum Erstellen einer neuen Freigabe.Gesamtes Paket freigeben: Ein Klick auf die Schaltfläche
"Gesamtes Freigabepaket freigeben" gibt das komplette Paket mit allen enthaltenen Dateien frei (für Teilnehmer der Pakets).
Wie ein neues Freigabe Paket erstellt wird, findest du im Artikel "Freigabe Paket erstellen".
Filter & Suche
Links neben der Hauptansicht ist der Filterbereich, in dem du die Liste der Freigabepakete gezielt durchsuchen kannst anhand des Namens des Pakets.
Sobald du mit dem Filtern beginnst, siehst du in der Hauptansicht schon die ersten Ergebnisse.
Aktive Filter werden farblich hervorgehoben.
Möchtest du einen häufig genutzten Filter speichern oder nach einem bereits gespeicherten oder geteilten Filter suchen, nutze die Funktion "Gespeicherte Filter".
Detailansicht
Öffne die Detailansicht einer Aufgabe entweder per Doppelklick auf eine Freigabe oder über die Schaltfläche 
"Ansehen" in der Toolbox.
In der Detailansicht verwaltest du alle Inhalte und Beteiligten eines Pakets – inklusive Dateien, Teilnehmern und Eigenschaften:
Detailansicht eines Freigabepakets mit aktivierter Toolbox aus Sicht Teilnehmer
Was kannst du hier tun?
Eigenschaften des Freigabepakets bearbeiten:
Wenn du die erforderlichen Rechte hast, kannst du die Eigenschaften der Freigabe verändern und z.B. die Beschreibung oder das Fälligkeitsdatum der Freigabe anpassen.Teilnehmer hinzufügen und bearbeiten:
Du kannst über die Schaltfläche "Teilnehmer" im Menüband oben Personen hinzufügen oder entfernen und alle Beteiligten in einer Liste einsehen.Einzelne Dateien bearbeiten:
Du kannst Anmerkungen und Kommentare mit Zeichen- und Textwerkzeugen direkt an einer Datei hinterlassen, sowie eine einzelne Datei aus dem Paket freigeben.Dateien hinzufügen oder entfernen:
Du kannst das Freigabepaket jederzeit um weitere Dateien ergänzen oder bestehende entfernen.Gesamte Freigabepaket freigeben:
Du kannst mit einem Klick die Freigabe für alle enthaltenen Dateien gleichzeitig erteilen (als Teilnehmer einer Freigabe, nicht als Ersteller).Freigabe-Link kopieren:
Du kannst einen Direktlink zum Paket kopieren, um ihn mit anderen Teammitgliedern zu teilen.
Bitte beachte
Du kannst Änderungen am Freigabepaket erst nach dem Speichern an andere weitergeben. Der Empfänger benötigt dafür einen gültigen 4ALLPORTAL-Zugang.
Funktionen im Überblick
Die Detailansicht bietet dir viele Möglichkeiten zur Verwaltung und Bearbeitung einer Freigabe. Folgend ein Überblick der einzelnen Funktionen:
Teilnehmer verwalten
Über die Schaltfläche "Teilnehmer" im Menüband fügst du Personen zu deinem Freigabepaket hinzu:
Klicke im Menüband oben rechts auf die Schaltfläche "Teilnehmer"
Klicke die Schaltfläche
"Link" oder auf das Drei-Punkte-Menü 
rechts, um weitere Teilnehmer als Bearbeiter auszuwählen.Wähle die gewünschten Teilnehmer per Klick auf die Checkbox aus.
Klicke auf die Schaltfläche "Auswahl hinzufügen", um die neuen Teilnehmer zum Freigabepaket hinzuzufügen.
Teilnehmer zu einem Freigabepaket hinzufügen
Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail bei:
Einladung zu einem Freigabepaket und
Freigabe des Pakets
Löschen eines Pakets
unter der Voraussetzung, dass die Teilnehmer Benachrichtigungen für das Modul Freigaben aktiviert haben (Standard: aktiv).
Du findest die Einstellungen dazu in deinem Profil unter Systemeinstellungen > Benachrichtigungen > Freigaben.
Hier kannst du per Checkbox die verfügbaren Benachrichtigungen auswählen.
Benachrichtigungen aktivieren im Benutzerprofil für Freigaben
In der E-Mail befindet sich außerdem ein Link zur entsprechenden Freigabe.
Darüber kann der Empfänger direkt in die Detailansicht gelangen:
Benachrichtigung an den Teilnehmer via E-Mail
Konfigurationshinweis für Admins
Rechte:
Für einen optimalen Freigabeprozess empfiehlt sich folgende Rechteverteilung:
Modul | Ansehen | Anlegen | Bearbeiten | Löschen | Aktiv |
Anmerkungen | Alle | Eigene | Eigene | Eigene | Ja |
Anmerkungskommentare | Alle | Eigene | Eigene | Eigene | Ja |
Anmerkungsobjekte | Alle | Eigene | Eigene | Eigene | Ja |
Freigaben | Alle | Eigene | Eigene | Eigene | Ja |
Freigabe-Objekte | Alle | Eigene | Eigene | Eigene | Ja |
Benachrichtigungen:
Die standardmäßig verschickten Benachrichtigungen können je Rolle und Modul im Administrationsbereich eingestellt werden:
Allgemeine Systemkonfigurationen > Benutzereinstellungen > Rollenkonfiguration > Rollenbasierte Moduleinstellungen
Ein Klick auf "Aufgaben", "Sammlungen", "Anmerkungen" oder "Freigaben" öffnet das Berechtigungs-Pop-Up mit dem Reiter "Benachrichtigungen".
Anmerkungen und Kommentare setzen
Öffne die "Anmerkungen" einer Datei entweder per Doppelklick auf eine Datei innerhalb des Freigabepakets oder über die Schaltfläche 
"Ansehen", um die ausgewählte Datei für den weiteren Freigabeprozess zu kommentieren.
Mit der Anmerkungsfunktion kannst du Dateien im Freigabepaket direkt markieren und für andere Teilnehmer sichtbar machen – ideal für Feedback zu Layout, Text oder Bilddetails.
Bitte beachte
Anmerkungen anderer Teilnehmer sind sichtbar, aber nicht editierbar. Das sorgt für eine klare, nachvollziehbare Kommunikation.
Anmerkungen und Kommentare an einer Datei aus dem Freigabepaket
Weitere Informationen zur Erstellung und Nutzung der Funktion findest du im Artikel "Anmerkungen im Freigabepaket".
Dateien hinzufügen oder entfernen
Du kannst in einem Freigabepaket weitere Dateien hinzufügen oder bestehende Dateien aus einer Freigabe entfernen:
Wähle eine Datei im Paket aus. Die Toolbox zeigt nun beide Möglichkeiten an:
Dateien hinzufügen:
Klicke auf die Schaltfläche
"Dateien hinzufügen". Es öffnet sich ein Pop-up. Wähle die gewünschte(n) Datei(en) per Checkbox oder Suche links aus dem System aus und bestätige mit "Auswahl hinzufügen".
Dateien entfernen:
Markiere eine Datei und klicke auf die Schaltfläche
"Dateien entfernen", um die ausgewählte(n) Datei(en) aus dem Freigabepaket zu löschen. Eine Sicherheitsabfrage öffnet sich. Bestätige mit "Ja, Freigabe Objekt löschen". Damit löschst du nur die Verknüpfung in der Freigabe und nicht die Datei(en) selbst.
Gesamtes Paket freigeben
Um alle Dateien gleichzeitig in einem Paket freizugeben musst du ein Teilnehmer der Freigabe sein. Der Ersteller eines Freigabepakets hat dazu keine Berechtigung.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche 
"Gesamtes Paket freigeben" in der Toolbox kannst du direkt alle enthaltenen Dateien auf einmal freigeben.
Sobald eine gesamte Freigabe durch einen Teilnehmer durchgeführt wurde, ist die Freigabe abgeschlossen und die Aktion in der Toolbox wird nicht mehr eingeblendet.
Nach einer erteilten Freigabe des gesamten Pakets erhält der Ersteller eine e-Mail-Benachrichtigung (Voraussetzung: Benachrichtigung für das Modul Freigaben sind im Profil aktiviert):
e-Mail an Ersteller eines Freigabepaketes zur gesamten Freigabe durch Teilnehmer
Freigabe-Link kopieren
Um ein Freigabepaket auch mit anderen Kollegen teilen zu können, kannst du mit Klick auf die Schaltfläche 
"Freigabe-Link kopieren" die URL zu dem Freigabepaket in deine Zwischenablage speichern.
Nutze den kopierten Link, um ihn in deinem bevorzugten Kommunikationskanal per "Einfügen" an Kollegen mit gültigem Systemzugriff zu senden.
Schaltfläche "Freigabe-Link kopieren" in aktivierter Toolbox der Detailansicht
Bitte beachte
Der weitere Ablauf eines Freigabeprozesses nach der Erstellung eines Freigabepakets erfolgt in der Funktion "Anmerkungen" innerhalb eines Freigabepakets an der gewünschten Datei (Detailansicht).
Detaillierte Informationen und Beschreibung zur Nutzung findest du im Artikel "Anmerkungen im Freigabepaket".
💡 Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Freigabepaketen und Sammlungen?
Freigaben dienen der Abstimmung mit Kommentarfunktion, Sammlungen der strukturellen Gruppierung.Können alle Beteiligten Kommentare sehen?
Ja, aber sie können keine Kommentare anderer bearbeiten.Kann ich Teilnehmer nachträglich bearbeiten?
Ja, Teilnehmer lassen sich jederzeit hinzufügen oder entfernen.Muss ich Änderungen speichern, bevor sie übernommen werden?
Ja, nicht gespeicherte Änderungen gehen beim Verlassen verloren.Was passiert bei "Gesamtes Paket freigeben"?
Alle enthaltenen Dateien werden gleichzeitig als freigegeben markiert.