Ein gut gepflegtes 4ALLPORTAL entsteht nicht allein durch die technische Konfiguration. Entscheidend ist, wie ihr das System im Arbeitsalltag nutzt und welche gemeinsamen Regeln sich von Anfang an etablieren.
Wenn du euer 4ALLPORTAL im Unternehmen betreust oder andere Benutzer unterstützt, kannst du dabei helfen, gemeinsame Regeln zu etablieren, gute Arbeitsweisen vorzuleben und Wissen weiterzugeben.
Die folgenden Dos und Don'ts zeigen, worauf es besonders ankommt. 💪
Das 4ALLPORTAL praxisnah einführen
Ein DAM/PIM-System entwickelt sich mit den Anforderungen im Arbeitsalltag. Wartet deshalb nicht darauf, dass vor dem Start jeder denkbare Prozess und jede mögliche Sonderanforderung umgesetzt ist.
✅ Do
In kleinen Schritten starten: Schaltet das 4ALLPORTAL schrittweise für einzelne Abteilungen oder Geschäftsbereiche frei. Im tatsächlichen Arbeitsalltag zeigt sich, welche Workflows wirklich benötigt werden.
Praxisnahes Feedback sammeln: Nutzt die Erfahrungen der ersten Teams, um beispielsweise Metadatenfelder sowie Sicht- und Bearbeitungsrechte gezielt anzupassen.
Ansprechpartner vorbereiten: Legt frühzeitig fest, wer eure Benutzer bei Fragen unterstützt und Wissen weitergibt.
⛔ Don't
Den perfekten Zustand abwarten: Versucht nicht, vor dem Go-live alle denkbaren Fälle und Prozesse abzubilden. Beginnt mit der praktischen Nutzung möglichst zeitnah nach eurem Kick-off und der Grundkonfiguration.
Alle Teams gleichzeitig onboarden: Rollt das System nicht unvorbereitet in der gesamten Organisation aus. Plant Ansprechpartner und passende Schulungen für die jeweiligen Benutzergruppen ein.
Diese Regeln sollten Benutzer kennen
Für die tägliche Arbeit mit 4ALLPORTAL helfen einige einfache Regeln dabei, den Datenbestand übersichtlich, aktuell und gut nutzbar zu halten.
Vermittle die folgenden Regeln möglichst beim Onboarding neuer Benutzer. Einheitliche Arbeitsweisen von Anfang an sind leichter zu etablieren, als einen uneinheitlich gewachsenen Datenbestand später zu bereinigen.
1. Dubletten vermeiden
Doppelte Dateien erschweren die Suche und führen schnell zu Unsicherheiten darüber, welche Datei aktuell ist.
✅ Do
Vor dem Hochladen suchen: Prüft zuerst über die Suche, ob die gewünschte Datei bereits vorhanden ist.
Versionierung nutzen: Ladet eine überarbeitete Datei als neue Version der bereits vorhandenen Datei hoch, statt einen weiteren Datensatz anzulegen.
⛔ Don't
Verschiedene Auflösungen separat hochladen: Erstellt nicht für jede Druck- oder Webauflösung eine eigene Datei. Ladet die Datei im Original hoch und nutzt die vorgesehenen Downloadprofile.
Lokale Archive aufbauen: Speichert Dateien nur für die konkrete Weiterverwendung. Bezieht Dateien für neue Aufgaben erneut aus dem 4ALLPORTAL, damit ihr immer mit dem aktuellen Stand arbeitet.
2. Metadaten einheitlich pflegen
Eine Datei lässt sich nur zuverlässig finden und verwenden, wenn die zugehörigen Metadaten vollständig und einheitlich gepflegt sind.
✅ Do
Wichtige Metadaten direkt pflegen: Füllt vorgesehene Pflichtfelder und weitere wichtige Angaben bereits beim Upload aus.
Vorgegebene Werte verwenden: Nutzt vorhandene Auswahllisten, Templates und festgelegte Begriffe, wenn sie für ein Feld vorgesehen sind.
Eine gemeinsame Terminologie etablieren: Legt zentrale Begriffe fest und vermittelt sie auch an neue Benutzer.
⛔ Don't
Metadaten in Dateinamen unterbringen: Verwendet keine unnötig langen Dateinamen, um dort zusätzliche Informationen abzubilden. Nutzt dafür die vorgesehenen Metadatenfelder.
Synonyme und unterschiedliche Schreibweisen etablieren: Vermeidet verschiedene Begriffe für dieselbe Information, wenn dafür zentrale Auswahllisten oder Vorgaben existieren.
3. Dateien sinnvoll hoch- und herunterladen
Auch beim Upload und Download helfen gemeinsame Arbeitsweisen dabei, den Datenbestand übersichtlich zu halten und Dateien korrekt weiterzugeben.
✅ Do
Masterdateien in bestmöglicher Qualität hochladen: Stellt Medien grundsätzlich in der höchsten verfügbaren Qualität als Ausgangsdatei bereit.
Downloadpakete und eTickets nutzen: Verwendet für große oder mehrere Dateien die vorgesehenen Transfermöglichkeiten des 4ALLPORTALs, statt Dateien als E-Mail-Anhang weiterzugeben.
⛔ Don't
Unsortierte Altbestände übernehmen: Bereinigt bestehende Ordner und Datenbestände, bevor ihr sie in das 4ALLPORTAL übernehmt.
Eine uneingeschränkte Nutzung voraussetzen: Prüft vor der Verwendung oder Weitergabe einer Datei den Freigabestatus und die hinterlegten Nutzungsrechte.
Dateien direkt über das Dateisystem hochladen: Importiert, verschiebt, bearbeitet oder löscht Dateien immer über das 4ALLPORTAL. Nur dann können Metadaten, Verknüpfungen, Rollenrechte oder Nutzungsrechte berücksichtigt und aktuell gehalten werden.
Weiterführende Informationen
Die folgenden Artikel helfen deinen Benutzern dabei, die genannten Themen im Arbeitsalltag sicher umzusetzen: