Wenn du neue Dateien in das 4ALLPORTAL hochladen möchtst, stehen dir je nach Modul oder Anwendungsfall unterschiedliche Methoden zur Verfügung:
global per Quick-Upload (über den Header)
gezielt in einen Uploadordner (über die Ordnerstruktur im Modul Dateien)
per Drag & Drop (in die Module Dateien & Sammlungen)
Du kannst einzelne Dateien, mehrere Dateien, Ordner oder Archive (z.B. ZIP) in das System hochladen.
Unabhängig von deiner Uploadmethode gilt für alle Uploads ins System die gleiche Voraussetzung: Du benötigst in jedem Fall Zugriff auf einen Uploadordner.
Quick-Upload im Header, Uploadordner in der Ordnerstruktur im Modul Dateien
Uploadordner
Um Dateien in einen Zielordner hochzuladen, muss dieser Ordner als Uploadordner eingerichtet sein.
Uploadordner sind im Ordnerstruktur mit einem Upload-Pfeil gekennzeichnet: 
Die Möglichkeit, für einen Uploadordner auszuwählen, ist abhängig von deinen Rollenrechten:
fester Uploadordner
Für manche Rollen kann der Administrator eine festen Uploadordner zuweisen. Dann wird automatisch in diesen Ordner hochgeladen.individueller Uploadordner
Hast du die entsprechenden Rechte, erkennst du in der Ordnerstruktur alle dir zur Verfügung stehenden Uploadordner an ihrem Uploadpfeil . Diese werden dir bei einem Upload als mögliche Zielordner in einem Auswahl-Pop-up vorgeschlagen.Uploadordner für Sammlungen
Hast du die entsprechenden Rechte, kannst du in deinem Benutzerprofil unter "Systemeinstellungen > Sammlungen > Uploadordner für Sammlungen" einen festen Uploadordner für Sammlungen einrichten. Dann wird für das Modul Sammlungen immer in diesen Ordner hochgeladen.
Uploadordner für Sammlungen vordefinieren
Ablauf eines Uploads
Sobald du Dateien ausgewählt hast und in das System hochlädst, kannst du weiterarbeiten. Im Hintergrund laufen unabhängig von deiner Uploadmethode mehrere Prozesse ab:
Importmanager
Beim Upload wird der Importmanager aktiv, über den du den Uploadstatus im Detail prüfen oder abbrechen kannstVorschauberechnung
Für jede Datei werden unterschiedlich große Vorschaubilder zur Darstellung der Datei im System generiertOrdnerverschlagwortung (optional)
Bei einer aktiven Ordnerverschlagwortung werden die Dateien automatisch mit vordefinierten Metadaten verschlagwortet
Optionale Aktionen
In zwei Fällen unterbricht das System den Upload, weil dein Handeln erforderlich ist:
Importverschlagwortung
Ist eine Importverschlagwortung für den Uploadordner aktiviert, öffnet sich während des Uploads ein Pop-Up. Du wirst gebeten, die Dateien direkt mit Metadaten zu verschlagworten.Kollisionshandling
Befinden sich im Uploadordner bereits gleichnamige Dateien, öffnet sich ein Pop-Up zum Kollisionshandling. Du musst entscheiden, wie du mit diesen Dateien verfahren möchtest: Ersetzen, nicht importieren oder beide behalten.
Bis du diese Aktionen abgeschlossen hast, wird der Upload nicht weitergeführt.
Minimierst du ein Pop-up, kannst du es im Importmanager mit einem Klick auf das Uploadpaket wieder öffnen.
Tip
Je nach Datenmenge kann die Vorschauerstellung oder Metadatenverarbeitung im Hintergrund einige Minuten dauern. Du kannst die Ansicht durch einen Klick auf den "Suchen"-Button aktualisieren.
Uploadstatus prüfen
Du kannst den Status deines Uploads jederzeit prüfen:
Statusanzeige
Den Fortschritt des Uploads siehst du direkt unten rechts in der StatusanzeigeImportmanager
Klicke auf die Statusanzeige (z.B. "Warten auf den Import"), um den Importmanager zu öffnen. Hier kannst du den Upload im Detail prüfen oder abbrechen.Dateitransfer
Laufende oder abgeschlossene Uploads werden dir im Dateitransfer angezeigt.
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich auch ganze Ordner hochladen?
Ja, jedoch wird beim Import nur der Inhalt des Ordners übernommen, nicht die Ordnerstruktur selbst.Kann ich alle Dateiformate hochladen?
Grundsätzlich kannst du Dateien aller Formate in das System hochladen. Spezielle Formate können aber ggf. nicht weiter verarbeitet werden, so dass z.B. keine Vorschau sichtbar wird.Warum sehe ich keine Vorschau?
Je nach Datenmenge kann die Vorschauberechnung einige Minuten dauern. Lade die Seite neu, um zu prüfen, ob deine Vorschau schon da ist. Bleibt die Vorschau aus, wende dich an deinen Administrator.Was passiert, wenn es gleichnamige Dateien im Zielordner gibt?
Der Upload wird unterbrochen und das Kollisionshandling öffnet sich.