Um Dateien gesammelt, standardisiert und automatisiert mit Metadaten zu verschlagworten, stehen dir im 4ALLPORTAL drei Methoden zur Verfügung:

Massenänderung
mehrere bestehende Dateien gleichzeitig verschlagworten (manuell)
Importverschlagwortung
Dateien vor dem Upload über eine Pflicht-Vorlage verschlagworten (manuell)
Ordnerbasierte Verschlagwortung
Dateien beim Upload, Kopieren oder Verschieben in einen bestimmten Ordner verschlagworten (automatisiert)

Die drei Methoden lassen sich flexibel miteinander kombinieren.

Was sind Metadaten?
Metadaten sind Zusatzinformationen/Werte, die eine Datei beschreiben – zum Beispiel Schlagworte, Projektname oder Lizenz. Sie helfen dir, Dateien später gezielt zu suchen und wiederzufinden.

Was ist eine Verschlagwortung?
Bei der Verschlagwortung fügst du einer Datei gezielt Metadaten hinzu. So weiß das System, worum es bei der Datei geht – und du kannst sie besser filtern, suchen oder in Projekten nutzen.

Massenänderung

Bei der Massenänderung kannst du mehrere Dateien auswählen und mit den gleichen Metadaten versehen – ohne jede Datei einzeln öffnen zu müssen.

Du hast die Möglichkeit, Werte zu ergänzen, zu überschreiben oder zu löschen.
Das Ergebnis ist sofort wirksam.

So kannst du z.B. eine Vielzahl von Dateien mit den gleichen Merkmalen gezielt verschlagworten oder schnell Korrekturen an bestehenden Metadaten durchführen.

Du findest die Massenverschlagwortung z.B. im Modul Dateien oder im Modul Sammlungen über die Schaltfläche zwei Schildchen "Massenänderung" in der Toolbox:

Massenänderung in der Toolbox im Modul Dateien bei drei markierten Dateien

Alle Details findest du im Artikel "Massenänderung".

Importverschlagwortung

Die Importverschlagwortung kann für Uploadordner in den Ordnereigenschaften eingerichtet werden und ist Teil des Upload-Prozesses.

Dabei ist der Upload an eine verpflichtende manuelle Verschlagwortung geknüpft: Erst wenn du alle Pflichtfelder in einem Eingabefenster ausgefüllt wurden, wird dein Upload fortgesetzt.

Die Importverschlagwortung eignet sich besonders dann, wenn die Vollständigkeit der Verschlagwortung in wichtigen Feldern sichergestellt werden muss – zum Beispiel Projektnamen oder Lizenzdaten.

Metadatenabfrage bei aktivierter Importverschlagwortung

Alle Details findest du im Artikel "Importverschlagwortung".

Ordnerbasierte Verschlagwortung

Die ordnerbasierte Verschlagwortung kann für jede Art Ordner in den Ordnereigenschaften eingerichtet werden. Bei Nicht-Uploadordnern greift sie beim Kopieren oder Verschieben, bei Uploadordnern zusätzlich beim Upload.

Anders als die Importverschlagwortung läuft die ordnerbasierte Verschlagwortung komplett im Hintergrund: Sobald du eine Datei in den entsprechenden Ordner hochlädst, kopierst oder verschiebst, wird die Verschlagwortung mit vorab festgelegten Metadaten automatisch durchgeführt.

Die ordnerbasierte Verschlagwortung gewährleistet so eine ordnerabhängige Standardisierung der Datei-Verschlagwortung.

Einstellungen zur ordnerbasierten Verschlagwortung in den Ordnereigenschaften

Alle Details findest du im Artikel "Ordnerbasierte Verschlagwortung".

Methoden kombinieren

Alle drei Methoden lassen sich flexibel miteinander kombinieren.

Wenn für einen Ordner sowohl Importverschlagwortung als auch ordnerbasierte Verschlagwortung aktiv sind, gilt folgende Hierarchie:

Zuerst schreibt die Importverschlagwortung die Metadaten.
Im Anschluss greift die ordnerbasierte Verschlagwortung, die je nach eingestellter "Art der Änderung" die bereits vorhandenen Werte ergänzt, überschreibt oder ignoriert.

Die Massenänderung wird manuell gestartet und ist hiervon unabhängig.

Die drei Methoden im Vergleich

Alle drei Methoden haben bestimmte Ziele, Vorteile und Voraussetzungen:

	Massen- änderung	Import- verschlagwortung	Ordnerbasierte Verschlagwortung
Ziel	viele Dateien gleichzeitig verschlagworten oder korrigieren	Pflichtangaben für Uploadordner abfragen	Metadaten ordnerbasiert standardisieren
Zeitpunkt	jederzeit	Beim Upload	Beim Upload, Verschieben oder Kopieren
Manuelle Eingabe	Ja	Ja (Eingabeformular)	Nein (automatisch)
Abhängigkeit vom Ordner	Nein	Ja	Ja
Im Standard verfügbar	Ja	Nein (konfigurierbar in Ordnereigenschaf-ten)	Nein (konfigurierbar in Ordnereigenschaf-ten)
Vererbung in Unterordner	Nein	Nein	Ja (optional aktivierbar)

💡Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich alle Methoden gleichzeitig nutzen?
Ja, sie greifen nacheinander: Zuerst schreibt die Importverschlagwortung, danach die ordnerbasierte Verschlagwortung, danach alle manuellen Anpassungen.
Was passiert, wenn sich mehrere Methoden überschneiden?
Die "Art der Änderung" (Massenänderung und ordnerbasierte Verschlagwortung) entscheidet, ob bestehende Werte überschrieben, ergänzt oder ignoriert werden. Das kannst du je Metadatenfeld festlegen.
Kann ich versehentlich bestehende Metadaten löschen?
Ja. Aber nur, wenn du für ein Metadatenfeld die Art der Änderung "Alle Werte löschen" oder "Überschreiben" auswählst. Dann werden vorhandene Inhalte entfernt.
Kann ich Werte vererben?
Ja, bei der ordnerbasierten Verschlagwortung kannst du festlegen, dass auch Unterordner berücksichtigt werden sollen. Auch bereits im Ordner liegende Dateien kannst du mit den neuen Werten versehen lassen.