Das Modul Dateien ist dein zentraler Arbeitsbereich für alle Dateien, auf die du in eurem System zugreifen kannst. In der Hauptansicht kannst du Dateien suchen, öffnen, herunterladen und für weitere Aktionen auswählen.

Öffne das Modul Dateien im Mega Menü über den Eintrag "Dateien".

Viele allgemeine Hinweise zur Bedienung des Moduls Dateien findest du auch im Artikel Navigation & Steuerung.

Arbeitsbereiche der Hauptansicht

Die Hauptansicht besteht aus drei Bereichen:

Suche & Filter

Hier kannst du gezielt nach Dateien suchen. Nutze dafür die Suchfelder, die Ordnerstruktur und ggf. gespeicherte Filter.

Wähle z.B. gezielt einen Ordner aus, um nur dessen Inhalte zu sehen.

Standardmäßig wirken alle genutzten Filter zusammen. In der Ergebnisliste werden dir also nur Dateien angezeigt, die zu deinen Filtern passen und zugleich in den ausgewählten Ordnern liegen.

Wiederkehrende Suchanfragen kannst du als gespeicherte Filter ablegen.

Ergebnisliste

Die Ergebnisliste ist immer ein Suchergebnis: Hier siehst du alle Dateien, die zu deinen aktiven Filtern, Suchfeldern und Ordnern passen.

Sind keine Filter oder Ordner aktiv, werden dir alle verfügbaren Dateien angezeigt.

Du kannst die Dateien im Header der Ergebnisliste sortieren, die Ansicht von der Kachelansicht zur Listenansicht wechseln und die Größe der Kachel anpassen.

Kachelansicht und Listenansicht im Vergleich

Toolbox

Die Aktionen in der Toolbox erscheinen, sobald du eine oder mehrere Dateien auswählst.

Zu den Aktionen gehören z.B. Herunterladen, Löschen oder das Verknüpfen mit einer Aufgabe, Sammlung oder Freigabe. Auch PDF-Übersichten kannst du hier erstellen.

Bitte beachte: Die verfügbaren Aktionen hängen ggf. von deinen Benutzerrechten ab.

So nutzt du die Hauptansicht

Suche nach Dateien über die Suchfilter oder wähle einen Ordner in der Ordnerstruktur aus.
Prüfe die Ergebnisse in der Kachel- oder Listenansicht und sortiere sie bei Bedarf im Header.
Öffne eine Datei mit einem Doppelklick oder wähle eine oder mehrere Dateien über die Checkbox aus.
Nutze die Aktionen der Toolbox, um mit deiner Auswahl weiterzuarbeiten.

Besondere Funktionen in der Hauptansicht

Dateien direkt umbenennen

In der Kachelansicht kannst du den Dateinamen direkt bearbeiten, wenn du die passende Berechtigung hast. Die Dateiendung kann nicht geändert werden.

Fahre dafür mit dem Mauszeiger über den Dateinamen der gewünschten Datei. Rechts neben dem Namen erscheint die Schaltfläche zum bearbeiten Stift .

Bitte beachte, dass Verknüpfungen in andere Systeme – z.B. InDesign oder PowerPoint – beim Umbenennen unterbrochen werden können und ggf. manuell angepasst werden müssen.

Bewertung, Markierung und Metadaten

In der Kachelansicht kannst du Dateien direkt bewerten und kennzeichnen. Je nach Konfiguration stehen dir dafür Sterne, Favoriten, Farben und Notizen zur Verfügung.

Bitte beachte: Notizen gelten systemweit und sind für andere Benutzer sichtbar.

Unter dem Vorschaubild wird dir außerdem eine Auswahl an Metadaten angezeigt, wie z.B. Auflösung, Größe oder Dateityp. Dazu können zusätzlich kundenspezifische Metadaten kommen, wie z.B. ein Freigabe- oder Rechtestatus.

Drag & Drop und Kollisionshandling

Aus der Hauptansicht heraus kannst du ausgewählte Dateien per Drag & Drop in einen Ordner der Ordnerstruktur verschieben oder kopieren.

Beim Verschieben bleiben Metadaten erhalten. Beim Kopieren entstehen neue Dateien ohne Metadaten, sofern keine automatische Verschlagwortung greift. Eine Rückgängig-Funktion gibt es nicht.

Wenn im Zielordner bereits eine gleichnamige Datei vorhanden ist, greift das Kollisionshandling.

Drag & Drop kannst du außerdem zum Kopieren einer Datei in eine Sammlung, Freigabe und in den Warenkorb nutzen.

Wichtige Hinweise

Welche Dateien und Funktionen du sehen kannst, hängt von deiner Benutzerrolle ab. Einzelne Bereiche oder Aktionen können rollenabhängig ausgeblendet sein.
In der Kachelansicht findest du je nach Benutzerrolle auch die Quick-Download-Schaltfläche zum direkten Herunterladen der Datei auf deinen Rechner.
Die Aktionen in der Toolbox unterscheiden sich je nachdem, ob du keine, eine oder mehrere Dateien ausgewählt hast.

➡️ Nächste Schritte

💡 Häufige Fragen (FAQ)

Warum sehe ich manche Dateien nicht?
Du siehst nur Dateien, die zu deinen aktiven Filtern passen und für die du die nötigen Zugriffsrechte hast.
Warum fehlen mir Funktionen in der Toolbox?
Welche Aktionen dir in der Toolbox angezeigt werden, hängt von deiner Benutzerrolle, deinen Rechten und der Anzahl der ausgewählten Dateien ab.
Kann ich die Dateiendung beim Umbenennen ändern?
Nein. Die Dateiendung gehört zum Dateiformat und kann beim Umbenennen nicht geändert werden.
Kann ich alle Suchergebnisse seitenübergreifend markieren?
Ja, markiere dafür den ersten Eintrag per Checkbox, halte SHIFT gedrückt und markiere den letzten Eintrag per Checkbox. Wechsel dann auf die nächste Ergebnisseite und wiederhole, bis alle Ergebnisse markiert sind.

Das Modul Dateien – Hauptansicht