Mit der ordnerbasierten Verschlagwortung werden Dateien automatisch mit vorab festgelegten Metadaten versehen, sobald sie in einen bestimmten Ordner hochgeladen, kopiert oder verschoben werden.
Diese Art der Verschlagwortung eignet sich besonders für wiederkehrende Prozesse, Workflows oder projektbezogene Arbeiten, bei denen eine Standardisierung der Datei-Verschlagwortung wichtig ist – deine Zeit spart sie dabei auch. 😉
Du kannst eine ordnerbasierte Verschlagwortung für jede Art Ordner einrichten. Auch eine Vererbung auf Unterordner oder bestehende Dateien ist möglich.
ordnerbasierte Verschlagwortung mit Vererbung in den Ordnereigenschaften
Bitte beachte
Rechte: Damit du eine ordnerbasierten Verschlagwortung anlegen kannst, musst du Zugriff auf die Ordnereigenschaften haben. Dieser muss dir ggf. von einem Administrator freigegeben werden.
Ablauf: Nach einer einmaligen Einrichtung in den Ordnereigenschaften erfolgt die Verschlagwortung von Dateien komplett im Hintergrund.
Wann greift die ordnerbasierte Verschlagwortung?
Eine aktive ordnerbasierte Verschlagwortung greift in folgenden Fällen:
sobald eine Datei in diesen Ordner kopiert oder verschoben wird
sobald eine Datei in diesen Ordner hochgeladen wird (nur Uploadordner)
sobald eine Datei in einen Unterordner dieses Ordners hochgeladen, kopiert oder verschoben wird (nur, wenn "Werte auf Unterordner vererben" aktiv ist)
sofort (nur, wenn "Vorhandene Dateien auch verschlagworten" aktiv ist)
Ordnerbasierte Verschlagwortung einrichten
Um eine ordnerbasierte Verschlagwortung für einen Ordner einzurichten, benötigst du Zugriff auf die Ordnereigenschaften:
Öffne das Modul Dateien.
Wähle den gewünschten Zielordner in der Ordnerstruktur aus.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü
rechts neben dem Ordnernamen und klicke auf die Schaltfläche 
"Eigenschaften".Die neue Ansicht "Eigenschaften" öffnet sich. Klicke im Header auf den Reiter "Ordnerbasierte Verschlagwortung".
Hier siehst du zur Steuerung deiner Verschlagwortung zwei Bereiche:
links: Zu verschlagwortender Ordner
Mitte: Setzen der Metadaten
Sobald du deine Einstellungen gemacht hast und "Speichern" klickst, ist deine ordnerbasierte Verschlagwortung aktiv.
Zu verschlagwortender Ordner
Hier siehst du den Ordner, den du für das Einrichten der Verschlagwortung geöffnet hast, sowie die Option, vorhandene Dateien einzubeziehen:
Vorhandene Dateien auch verschlagworten:
Mit dieser Option kannst du alle bereits hochgeladene Dateien in diesem Ordner ebenfalls verschlagworten. Das passiert, sobald du speicherst.Verschlagwortung für:
Lege über das Drop-Down "Verschlagwortung für" fest, ob die Verschlagwortung zusätzlich auf alle Unterordner angewendet werden soll.
Bitte beachte
Bestehende Werte werden je nach "Art der Änderung" geändert oder gelöscht.
Setzen der Metadaten
Mittig siehst du alle Gruppen und Metadatenfelder, die du auch in der Detailansicht einer Datei zur Verfügung hast.
Trage hier alle Metadaten ein, die für Dateien im Ordner automatisch gesetzt werden sollen. Du kannst beliebig viele Metadatenfelder und -gruppen befüllen.
Je Metadatenfeld hast du folgende zusätzliche Optionen:
Art der Änderung
Sobald du einen Wert in ein Metadatenfeld eingegeben hast, wird rechts daneben das Drop-Down "Art der Änderung" aktiv.
Lege hier fest, wie das System mit deinen neuen Werten umgehen soll.
Alle Werte löschen
Aktiviere bei Bedarf die Checkbox "Alle Werte für dieses Feld löschen", um alle bereits gespeicherten Werte aus diesem Metadatenfeld zu löschen.
Werte auf Unterordner vererben
Aktiviere bei Bedarf die Checkbox "Werte auf Unterordner vererben", um deine Einstellungen auf alle Unterordner zu vererben.
Dateien, die in Unterordner hochgeladen, kopiert oder verschoben werden, werden dann ebenfalls verschlagwortet.
Bitte beachte: Bestehende Werte werden ggf. verändert oder gelöscht.
Geerbte Werte
Hat dein Ordner einen übergeordneten Ordner, von dem er erbt, kannst du hier die geerbten Werte einsehen.
Fahre mit der Maus über "Geerbte Werte" oder klicke den Hinweis an, um ein Fenster mit den entsprechenden Informationen zu sehen.
Alle Details zu diesen Optionen findest du im Artikel Art der Änderung & Vererbung.
Hierarchie der Verschlagwortung
Wenn für einen Ordner sowohl eine Importverschlagwortung als auch eine ordnerbasierte Verschlagwortung aktiv sind, gilt folgende Hierarchie:
Zuerst schreibt die Importverschlagwortung die Metadaten.
Im Anschluss greift die ordnerbasierte Verschlagwortung, die je nach eingestellter "Art der Änderung" die bereits vorhandenen Werte ergänzt, überschreibt oder ignoriert.
Die ordnerbasierte Verschlagwortung kann durch eine manuelle Verschlagwortung, z.B. eine Massenänderung, korrigiert werden.
Konfigurationshinweis für Admins
Die Richtung, in die Metadaten vererbt werden (vom Hauptordner in die Unterordner oder umgekehrt), kann im Administrationsbereich eingestellt werden:
Allgemeine Systemkonfigurationen > DAM > Ordnerbasierte Verschlagwortung
Im Standard wird abwärts, also von der obersten Ordnerebene nach unten, vererbt.
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Wo sehe ich, ob eine ordnerbasierte Verschlagwortung aktiv ist?
Das kannst du nur in den Ordnereigenschaften im Reiter "Ordnerbasierte Verschlagwortung" sehen. Ist die automatische Verschlagwortung aktiv, siehst du hier ausgefüllte Metadatenfelder.Werden vorhandene Dateien automatisch verschlagwortet?
Nein. Das passiert erst, wenn du die entsprechende Option "Vorhandene Dateien auch verschlagworten" aktiviert hast.