Bei einer Massenänderung oder einer ordnerbasierten Verschlagwortung hast du verschiedene Möglichkeiten, um zu steuern, wie das System mit bereits gespeicherten Metadaten in einem bestimmten Feld umgehen soll:
Art der Änderung
Über das Drop-Down Art der Änderung kannst du auswählen, ob die neuen Werte die bisherigen Werte überschreiben oder ergänzen sollen.
Du kannst festlegen, dass die Werte nur gesetzt werden sollen, wenn das Feld bisher leer war, oder dass bestimmte Werte gezielt aus einem Feld gelöscht werden sollen.
Alle Werte löschen
Über die Checkbox Alle Werte für dieses Feld löschen kannst du bestimmen, dass alle zuvor gespeicherten Werte aus diesem Feld gelöscht werden.
Auf Unterordner vererben
Über die Checkbox Werte auf Unterordner vererben kannst du im Rahmen einer ordnerbasierten Verschlagwortung bestimmen, ob deine Einstellungen auch auf Unterordner angewandt werden soll.
Alle Methoden kannst du je Metadatenfeld individuell festlegen.
"Art der Änderung" und Checkbox "Alle Werte löschen" bei einer Massenänderung
Art der Änderung
Die Möglichkeiten, die dir im Drop-Down angezeigt werden, sind abhängig von der Art des entsprechenden Metadatenfelds, z.B. ob es ein Textfeld oder eine Listfeld ist:
Textfeld (technisch: String)
In Textfeldern wird nur ein Wert gespeichert, das kann ein einzelnes Wort oder ein längerer Text sein, z.B. "Produkttext".Liste
In Listen können mehrere Werte gespeichert werden, z.B. "Schlagworte" oder Auswahlfelder mit multiple choice, z.B. "Verwendungszweck".
Alle Möglichkeiten und Auswirkungen
Möglichkeit | Auswirkung |
Vorhandenen Wert überschreiben
Feldtyp: alle | Ersetzt vorhandene Werte in einem Metadatenfeld vollständig durch die neu gesetzten Werte.
Hierarchie Wenn zuerst die Importverschlagwortung einen Wert setzt, wird dieser durch die ordnerbasierte Verschlagwortung überschrieben. |
Nur übernehmen, wenn kein Wert gesetzt ist
Feldtyp: alle | Schreibt nur dann einen Wert in ein Feld, wenn dieses leer ist.
Hierarchie Wenn ein Wert bereits durch die Importverschlagwortung vorhanden ist, wird dieser nicht überschrieben. |
Werte zur Liste hinzufügen
Feldtyp: Liste | Fügt zusätzliche Werte zu einem Metadatenfeld hinzu, sofern diese Werte noch nicht vorhanden sind. Doppelte Einträge werden vermieden.
Hierarchie Werte der ordnerbasierten Verschlagwortung werden ergänzt, aber nicht erneut verschlagwortet, wenn sie bereits durch die Importverschlagwortung gesetzt wurden. |
Werte zur Liste hinzufügen - doppelte Werte sind erlaubt
Feldtyp: Liste | Fügt zusätzliche Werte zu einem Metadatenfeld hinzu – auch, wenn diese bereits vorhanden sind. Doppelte Einträge sind erlaubt.
Hierarchie Werte werden auch dann hinzugefügt, wenn sie bereits durch eine vorherige Verschlagwortung gesetzt wurden. |
Text an vorhandenen Text anhängen
Feldtyp: Text | Fügt neuen Text an einen bereits bestehendem Text an. Du kannst Leerzeichen oder Sonderzeichen nutzen, um deine neuen Inhalte abzugrenzen:
Systemverhalten Der neue Text wird an das Ende des bestehenden Textes angehängt. |
Werte aus Liste löschen
Feldtyp: Liste | Entfernt gezielt die hier eingetragenen Werte, wenn sie zuvor in diesem Metadatenfeld gespeichert waren.
Systemverhalten Kann z.B. eine manuelle Importverschlagwortung korrigieren. |
verfügbare Möglichkeiten für das List-Feld "Schlagworte"
Bitte beachte
Bestehende Werte werden je nach "Art der Änderung" geändert oder gelöscht.
Tipps
Wenn du nicht sicher bist, welche Werte für eine Datei bereits gespeichert sind, klicke die Datei in der Übersicht links an, um ihre Detailansicht zu öffnen. Ein Klick auf den "Zurück"-Pfeil
bringt dich wieder in die Massenänderung oder ordnerbasierte Verschlagwortung.Die Änderungsoption "Text an vorhandenen Text anhängen" ist besonders hilfreich, um bestehende Inhalte wie z.B. Beschreibungen zu ergänzen, ohne sie zu ersetzen.
Alle Werte für dieses Feld löschen
Aktivierst du für ein Metadatenfeld die Checkbox "Alle Werte für dieses Feld löschen", werden das Feld selbst und das Drop-Down "Art der Änderung" ausgegraut.
So bestimmst du, dass die bestehende Feldverschlagwortung komplett gelöscht wird – unabhängig davon, ob sie manuell, durch Import oder andere Regeln gesetzt wurde.
Diese Option steht dir für alle Feldtypen zur Verfügung.
ausgegraute Felder bei aktivierter Checkbox
Werte auf Unterordner vererben
Im Rahmen einer ordnerbasierten Verschlagwortung hast du zusätzlich die Möglichkeit, eine Vererbung auf Unterordner einzurichten.
Aktivierst du für ein Metadatenfeld die Checkbox "Werte auf Unterordner vererben", werden die eingegebenen Werte und die definierte "Art der Änderung" aus diesem Ordner auch für alle Unterordner angewandt.
Bei Unterordnern mit einer eigenen Verschlagwortung wird die Vererbung entsprechend der ausgewählten "Art der Änderung" beeinflusst.
Diese Option steht dir für alle Feldtypen zur Verfügung.
diese Schlagwörter werden auch an alle Dateien in Unterordner vergeben
Tipp
Mit der passenden Art der Änderung kannst du eine Vererbung in einen Unterordner gezielt unterbrechen oder anpassen:
Vererbung blockieren: wähle "Werte aus Liste löschen" oder "Alle Werte für dieses Feld löschen"
Vererbung überschreiben: wähle "Vorhandene Werte überschreiben"
Vererbung ergänzen: wähle "Werte zur Liste hinzufügen"
Geerbte Werte prüfen
Sobald ein Unterordner von einem höheren Ordner Werte erbt, kannst du das in den Ordnereigenschaften im Reiter "Ordnerbasierte Verschlagwortung" nachprüfen.
Rechts neben der Checkbox "Werte auf Unterordner vererben" siehst du in der Spalte "Geerbte Verschlagwortungen" den Hinweis "Geerbte Werte".
Fahre mit der Maus darüber oder klicke den Hinweis an, um ein Fenster mit folgenden Informationen zu sehen:
Ordnerpfad des vererbenden Ordners
vom übergeordneten Ordner vererbte Werte
Art der Änderung
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Was passiert, wenn sowohl Importverschlagwortung als auch ordnerbasierte Verschlagwortung eingerichtet sind?
Zuerst werden die Werte der Importverschlagwortung gesetzt. Danach wirkt die ordnerbasierte Verschlagwortung.Kann ich an einem Unterordner die Vererbung von oben deaktivieren?
Ja. Richte für den Unterordner eine eigene ordnerbasierte Verschlagwortung ein und wähle als Art der Änderung "Vorhandene Werte überschreiben".Können auch Textfelder verändert werden?
Ja. Du kannst Inhalte ergänzen oder überschreiben – je nachdem, welche Art der Änderung du ausgewählt hast.