Mit der Importverschlagwortung stellst du sicher, dass Benutzer beim Hochladen in einen bestimmten Ordner direkt Metadaten angeben. Dateien können nur dann in einen Ordner hochgeladen werden, wenn der Benutzer eine Vorlage ausfüllt.
Du kannst eine Importverschlagwortung für Uploadordner einrichten.
Sie basiert auf einer Metadaten-Vorlage, die von deinen Administrator vorab hinterlegt werden muss.
Bitte beachte
Rechte: Damit du eine Importverschlagwortung einrichten kannst, musst du Zugriff auf die Ordnereigenschaften haben. Dieser muss dir ggf. von einem Administrator freigegeben werden.
Importverschlagwortung einrichten
Um eine Importverschlagwortung für einen Ordner einzurichten, benötigst du Zugriff auf die Ordnereigenschaften:
Öffne das Modul Dateien.
Wähle den gewünschten Zielordner in der Ordnerstruktur aus.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü
rechts neben dem Ordnernamen und klicke auf die Schaltfläche 
"Eigenschaften".Die neue Ansicht "Eigenschaften" öffnet sich. Klicke im Header auf den Reiter "Importverschlagwortung".
Verschlagwortungstemplate: Klicke links auf das Drop-Down "Template für Importverschlagwortung" und wähle ein Template aus der Liste aus.
Vorschau: Entsprechend deiner Auswahl erscheint in der Mitte eine Vorschau der enthaltenen Felder. Diese Metadaten werden beim Upload angezeigt und müssen vom Benutzer ausgefüllt werden.
Wählst du ein anderes Template aus, wird die Vorschau aktualisiert.
Sobald du "Speichern" klickst, ist die Importverschlagwortung für diesen Ordner aktiv. Alle Benutzer, die in diesen Ordner hochladen, müssen nun die Vorlage ausfüllen.
Ordnereigenschaften: Auswahl eines Templates für die Importverschlagwortung
Bitte beachte:
Pro Upload-Ordner ist nur ein Template auswählbar.
Die Templates müssen durch den Administrator vorab konfiguriert werden.
Importverschlagwortung ausfüllen
Wenn für einen Uploadordner ein Verschlagwortungstemplate hinterlegt wurde, öffnet sich beim Hochladen von Dateien automatisch ein Pop-Up.
Darin wirst du aufgefordert, die entsprechenden Metadaten anzugeben:
Anzeige der ausgewählten Dateien und Hinweis auf ein Pflichtfeld
Anzahl: Im Header siehst du, für wie viele Dateien deine Verschlagwortung angewandt würde.
Seitenleiste: Bei mehreren Dateien werden dir zusätzlich alle Dateien angezeigt, die du für den Upload in diesen Ordner ausgewählt hast.
Auswahl: Wähle bei mehreren Dateien über die Checkboxen aus, ob du die Verschlagwortung für alle oder nur einzelne Dateien machen möchtest.
Nicht ausgewählte Dateien musst du im nächsten Schritt verschlagworten.
Nutze die Metadatenfelder wie gewohnt für deine Verschlagwortung.
Achte ggf. auf geschlossene Metadaten-Gruppen und öffne sie.
Pflichtfelder sind mit einem Sternchen * gekennzeichnet. Du musst sie ausfüllen, damit du fortfahren kannst. Unausgefüllte Pflichtfelder bekommen eine rote Fehlermeldung.
Klicke auf "Ausgewählte speichern", wenn du alle erforderlichen Angaben gemacht hast. Der Upload wird gestartet.
Sobald der Upload abgeschlossen ist, zeigt dir das System unten links eine Bestätigungsmeldung an. Die Datei ist jetzt mit den gesetzten Metadaten im entsprechenden Ordner hinterlegt.
Hierarchie der Verschlagwortung
Wenn für einen Ordner sowohl eine Importverschlagwortung als auch eine ordnerbasierte Verschlagwortung aktiv sind, gilt folgende Hierarchie:
Zuerst schreibt die Importverschlagwortung die Metadaten.
Im Anschluss greift die ordnerbasierte Verschlagwortung.
Je nach eingestellter "Art der Änderung" ergänzt, überschreibt oder ignoriert sie die bereits vorhandenen Werte.
Die ordnerbasierte Verschlagwortung kann durch eine einfache manuelle Verschlagwortung oder eine Massenänderung korrigiert werden.
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen Importverschlagwortung und ordnerbasierter Verschlagwortung?
Die Importverschlagwortung erfolgt während des Uploads manuell durch den Benutzer. Die Ordnerbasierte Verschlagwortung setzt Metadaten automatisch im Hintergrund.Wo sehe ich, ob eine Importverschlagwortung aktiv ist?
Das kannst du nur in den Ordnereigenschaften sehen. Ist links im Reiter "Importverschlagwortung" kein Template ausgewählt, ist die Funktion für diesen Ordner nicht aktiv.Können Templates nachträglich geändert werden?
Ja. Wenn du die nötigen Rechte hast, kannst du das Template jederzeit ändern. Die neue Vorlage gilt dann für alle künftigen Uploads.