Mit dem Modul "Sammlungen" kannst du Dateien strukturiert bündeln, mit anderen Personen teilen und gemeinsam bearbeiten. Besonders bei Projekten oder im Teamalltag hilft dir eine Sammlung dabei, den Überblick zu behalten und Inhalte gezielt zugänglich zu machen.
Öffne das Modul über den Eintrag 
"Sammlungen" im Megamenü:
Bitte beachte
Rechte: Das Sammlungs-Modul ist fester Bestandteil des Systems und für alle Nutzer standardmäßig aktiviert.
Das Modul, die verfügbaren Toolbox-Aktionen sowie Sammlungen anderer Benutzer können vom Administrator rollenabhängig ganz oder in Teilen ausgeblendet werden.
Hauptansicht
In der Hauptansicht des Moduls Sammlungen siehst du eine globale Liste mit allen Sammlungen in einer Kachelansicht.
Jede Kachel zeigt dir wichtige Informationen auf einen Blick:
Vorschaubild: Dateivorschauen mit bis zu vier Kachelansichten
Name der Sammlung: Titel der Sammlung
Beschreibung: Beschreibungstext bis ca. 240 Zeichen sichtbar
Anzahl aller Dateien in der Sammlung: Einblendung Anzahl der zusätzlichen Dateien in Sammlung, wenn es mehr als 4 Dateien sind
Ersteller: Benutzer, der die Sammlung angelegt hat
Erstellungsdatum: Datum und Uhrzeit, wann die Sammlung erstellt wurde
Wenn eine Sammlung mehr als vier Dateien enthält, wird dies in der Mengenauskunft auf der letzten Dateivorschau als Zahl eingeblendet.
Tipp
Die Vorschaubilder zeigen die ersten vier Dateien, die chronologisch zur Sammlung hinzugefügt wurden – unabhängig von der aktuellen Sortierung.
Was kannst du hier tun?
Du kannst die Sortierung der Sammlungen im Header der Liste ändern.
Du kannst Sammlungen über die Checkbox auswählen und Aktionen in der Toolbox ausführen.
Du kannst die Einträge mithilfe des Filterbereichs links durchsuchen.
Du kannst mit einem Doppelklick eine Sammlung in der Detailansicht öffnen.
Du kannst eine neue Sammlung erstellen.
Du kannst eine Sammlung direkt herunterladen oder dem Warenkorb hinzufügen.
Du kannst Aufgaben für die gesamte Sammlung erstellen.
Du kannst neue Dateien direkt in die Sammlung hochladen – sofern der Upload erlaubt ist.
Ausgewählte Sammlung mit verfügbaren Aktionen in der Toolbox
Aktionen in der Toolbox
Die Toolbox mit den verfügbaren Aktionen steht dir in der Hauptansicht und in der Detailansicht zur Verfügung.
Wähle in der Hauptansicht eine oder mehrere Sammlungen über die Checkbox aus, um unterschiedliche Aktionen auszuführen:
Ansehen: Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet eine Sammlung in der Detailansicht.Löschen: Ein Klick auf die Schaltfläche
löscht eine Sammlung (sofern du berechtigt bist).Erstellen: Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet eine Eingabeansicht zum Erstellen einer neuen Sammlung.Warenkorb hinzufügen: Ein Klick auf die Schaltfläche
fügt die Sammlung(en) dem Warenkorb hinzu.Sammlung herunterladen: Ein Klick auf die Schaltfläche
lädt die ausgewählte(n) Sammlung(en) herunter.Neue Aufgabe erstellen: Ein Klick auf die Schaltfläche
erstellt eine neue Aufgabe in einer Sammlung.Dateien hochladen: Ein Klick auf die Schaltfläche
lädt neue Dateien in eine Sammlung.
Filter & Suche
Links neben der Hauptansicht ist der Filterbereich, in dem du die Sammlungen gezielt nach dem Namen durchsuchen kannst.
Sobald du mit dem Filtern beginnst, siehst du in der Hauptansicht schon die ersten Ergebnisse.
Du kannst darunter auch mehrere Filter kombinieren.
Aktive Filter werden farblich hervorgehoben.
Möchtest du einen häufig genutzten Filter speichern oder nach einem bereits gespeicherten oder geteilten Filter suchen, nutze die Funktion "Gespeicherte Filter".
Bitte beachte
Suchfelder und Filteroptionen sind rollenbasiert konfiguriert. Falls du bestimmte Felder nicht siehst, kontaktiere deinen Administrator.
Detailansicht
Öffne die Detailansicht einer Sammlung entweder per Doppelklick auf eine Sammlung oder über die Schaltfläche in der Toolbox.
Die Detailansicht einer Sammlung zeigt dir neben den enthaltenen Dateien auch weitere Informationen zu den Eigenschaften der Sammlung an.
Diese Ansicht zeigt dir alle Inhalte und Einstellungen einer Sammlung. Sie ist in drei Bereiche gegliedert:
Detailansicht einer Sammlung mit Dateien und aktiver Seitenleisten
Was kannst du hier tun?
Du kannst Eigenschaften der Sammlung bearbeiten, z.B. die Beschreibung oder den Namen anpassen.
Du kannst Aufgaben einsehen, bearbeiten und erstellen.
Du kannst die Sortierung der Dateien innerhalb der Sammlung im Header der ändern.
Teilnehmer hinzufügen und Rechte bearbeiten.
Du kannst die Dateien über die Checkbox auswählen und Aktionen in der Toolbox ausführen.
Du kannst mit einem Doppelklick auf eine Datei dessen Detailansicht im Modul Dateien öffnen.
Du kannst Dateien einer Sammlung hinzufügen oder Dateien entfernen.
Du kannst Dateien anderen, bestehenden Sammlungen hinzufügen.
Du kannst eine Massenänderung bei mehreren Dateien durchführen.
Du kannst die ganze Sammlung oder Dateien herunterladen.
Du kannst zwei Dateien innerhalb einer Sammlung vergleichen.
Du kannst einen Freigabeworkflow starten.
Eigenschaften der Sammlung bearbeiten
Die Detailansicht bietet dir viele Möglichkeiten zur Verwaltung und Bearbeitung einer Sammlung. Folgend ein Überblick der einzelnen Funktionen:
Teilnehmer verwalten
Über die Schaltfläche "Teilnehmer" im Menüband fügst du Personen oder Rollen zu deiner Sammlung hinzu:
Klicke im Menüband oben rechts auf die Schaltfläche "Teilnehmer"
Klicke die Schaltfläche
"Link" oder auf das Drei-Punkte-Menü 
rechts, um weitere Teilnehmer oder eine ganze Rolle als Bearbeiter auszuwählen.Bestätige deine Auswahl mit "Auswahl hinzufügen".
Wähle und aktiviere im Anschluss die Rechte für die Teilnehmer aus:
Nur lesender Zugriff auf die Sammlung (der Schalter bleibt ausgegraut)
Bearbeiten
Löschen
Rechte verwalten (Teilnehmer dürfen Rechte an andere Teilnehmer vergeben)
Klicke auf die Schaltfläche
"Speichern" in der Toolbox, um die Berechtigungen zu speichern.
Anzeige der Schaltflächen und Popup Teilnehmer zu einer Sammlung hinzufügen
Weitere Informationen zur Einstellung der Rechte für die Teilnehmer findet du im Artikel "Sammlungen erstellen".
Bitte beachte
Wird ein Teilnehmer zu einer Sammlung eingeladen, erhalten die betroffenen Teilnehmer automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail. Voraussetzungen der Benachrichtigungen findest du im Artikel "Benachrichtigungen".
Dateiansicht & Markierungen
Die Darstellung der Dateien in der Sammlung entspricht der Kachelansicht aus dem Modul "Dateien“. Du siehst dort:
Vorschau und Metadaten
Farbmarkierungen und Sterne
Notizen zum Asset
Quick-Download
Eigenschaften der Sammlung
Links in der Seitenleiste siehst du die Eigenschaften der Sammlung:
Name und Beschreibung
Gültigkeit einer Sammlung (falls vergeben)
Erstellungsdatum und Ersteller
Upload-Einstellungen
Tipp
Falls du Eigentümer bist oder über das Recht „Bearbeiten“ verfügst, kannst du diese Angaben ändern.
Upload erlauben & Uploadordner festlegen
Innerhalb einer Sammlung gibt es 2 Möglichkeiten den Upload zu verwalten:
Upload erlauben: ermöglicht das Hochladen neuer Dateien durch Teilnehmer
Uploadordner zuweisen: Legt einen Zielordner zum Import fest
Wenn ein Uploadordner definiert ist, entfällt für die Teilnehmer die manuelle Auswahl beim Hochladen.
Das sorgt für einheitliche Ablagestrukturen.
Aktionen in der Toolbox
Die Toolbox mit den verfügbaren Aktionen steht dir in der Detailansicht zur Verfügung.
Wähle eine oder mehrere Dateien innerhalb einer Sammlung über die Checkbox aus, um unterschiedliche Aktionen auszuführen:
Aufgaben zur Sammlung erstellen
Mit der Schaltfläche 
"Neue Aufgabe für diese Sammlung erstellen" in der Toolbox kannst du eine neue Aufgabe direkt in der Sammlung erstellen.
Du siehst in der linken Seitenleiste, ob Aufgaben aktiv, erledigt oder überfällig sind.
Farbliche Hinweise der Fälligkeit in rot markiert helfen dir dabei.
Massenänderung
Wenn du mehrere Dateien in der Sammlung gleichzeitig verschlagworten möchtest, kannst du in der Detailansicht die Funktion "Massenänderung" bei Mehrfachauswahl von Dateien nutzen:
Klicke auf die Schaltfläche
"Massenänderung" in der Toolbox.Eine neue Ansicht zur Verschlagwortung der Dateien öffnet sich.
Links siehst du deine ausgewählten Dateien. Mittig siehst du alle Gruppen und Metadatenfelder:
Verschlagworten: Klicke in ein Metadatenfeld, um die gewünschten Werte einzugeben.
"Art der Änderung": Sobald du einen Wert eingegeben hast, wird neben dem Metadatenfeld das Dropdown "Art der Änderung" aktiv. Lege hier fest, wie das System mit deinen neuen Werten umgehen soll.
"Alle Werte löschen": Aktiviere bei Bedarf die Checkbox "Alle Werte für dieses Feld löschen", um alle bereits gespeicherten Werte aus diesem Feld zu löschen.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Speichern", um alle Änderungen zu übernehmen.Klicke in der Toolbox bei Bedarf auf die Schaltfläche
"Zurücksetzen", um alle Änderungen zu verwerfen.
Bilder vergleichen
Wenn du genau zwei Dateien ausgewählt hast, erscheint in der Toolbox die Schaltfläche 
"Bilder vergleichen".
Nach dem Klick darauf öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem beide Dateien nebeneinander angezeigt werden.
Im geöffneten Fenster kannst du zwischen drei Vergleichsmodi wählen:
Überblenden:
Beide Bilder werden übereinandergelegt. Du kannst mit dem vertikalen Schieberegler in der Mitte die Transparenz zwischen den Bildern anpassen, um Unterschiede visuell besser zu erkennen.Slider:
Beide Bilder werden nebeneinander dargestellt. Über einen mittig platzierten Schieberegler kannst du zwischen den Ansichten wechseln, indem du ihn nach links oder rechts ziehst.Unterschied:
Die Unterschiede zwischen den beiden Bildern werden farblich hervorgehoben. Das erleichtert die gezielte Analyse von Abweichungen.
Bitte beachte
Die Ansicht dient ausschließlich der visuellen Prüfung und bietet keine Bearbeitungs- oder Speichermöglichkeiten. Die Dateien bleiben unverändert.
Dateien hinzufügen oder entfernen
Sobald du mindestens eine Datei in einer Sammlung auswählst, erscheinen zwei zusätzliche Optionen in der Toolbox:
Dateien hinzufügen:
Klicke auf die Schaltfläche
"Dateien hinzufügen", um weitere Dateien aus dem System der Sammlung hinzuzufügen. Ein Pop-up öffnet sich, indem du deine gewünschten Dateien auswählst und mit "Auswahl hinzufügen" bestätigst.
Dateien entfernen:
Klicke auf die Schaltfläche
"Dateien entfernen", um die ausgewählte(n) Datei(en) aus der Sammlung zu löschen. Damit löschst du nur die Verknüpfung in der Sammlung und nicht die Datei(en) selbst.
Dateien in andere Sammlungen hinzufügen oder erstellen
Du kannst Dateien aus der aktuellen Sammlung in eine andere bestehende Sammlung zusätzlich hinzufügen oder damit eine neue Sammlung erstellen, sobald du mindestens eine Datei per Checkbox aktivierst:
Datei einer anderen Sammlung hinzufügen:
Klicke auf die Schaltfläche
"Zur Sammlung hinzufügen".
Wähle im Pop-up die gewünschte Ziel-Sammlung aus und bestätige mit "Auswahl hinzufügen".
Neue Sammlung erstellen:
Klicke auf die Schaltfläche
"Neue Sammlung erstellen", um mit der ausgewählten Datei eine neue Sammlung zu erstellen.
Auswahl-Popup, um ausgewählte Datei einer anderen Sammlung hinzuzufügen
Freigabe starten
Über die Schaltfläche 
"Neue Freigabe starten" kannst du einen Workflow für die gesamte Sammlung auslösen.
Die Freigabe-Berechtigungen richten sich nach deiner Systemkonfiguration.
Weitere Informationen zur Erstellung einer Freigabe findest du im Artikel "Freigaben erstellen".
💡Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen einer Sammlung und dem Warenkorb? Eine Sammlung dient zur dauerhaften Zusammenarbeit, der Warenkorb nur zum einmaligen Download.
Wer kann Sammlungen bearbeiten oder löschen?
Nur der Ersteller oder berechtigte Teilnehmer mit dem Recht „Bearbeiten“ oder „Verwalten“.Wie viele Dateien kann ich in eine Sammlung legen?
Es gibt keine aktuelle bekannte feste Begrenzung. Bei sehr großen Mengen kann die Ladezeit steigen.Kann ich eine Sammlung exportieren?
Nicht direkt – du kannst die enthaltenen Dateien über den Warenkorb exportieren.