Sammlungen helfen dir dabei, Dateien zu bündeln, mit anderen zu teilen und projektbezogen zu organisieren – ohne die Originaldateien zu verändern. So behältst du bei der Zusammenarbeit im Team oder bei der Vorbereitung von Aufgaben stets den Überblick.
Eine Sammlung kann über 3 verschiedene Wege erstellt werden:
anhand einer manuellen Dateiauswahl im Modul "Dateien"
Hauptansicht im Modul "Sammlungen" mit Schaltfläche "Erstellen"
Leere Sammlung in der Hauptansicht erstellen
Du kannst eine neue Sammlung in der Hauptansicht des Moduls "Sammlungen" erstellen:
Öffne das Modul "Sammlungen"
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Erstellen"Ein Eingabefenster öffnet sich. Lege die Eigenschaften dieser Sammlung fest:
Name: Titel für die Sammlung ein (Pflichtfeld, max. 40 Zeichen empfohlen).
Beschreibung: Trage bei Bedarf weitere Details ein (max. 500 Zeichen).
Gültigkeit ab/bis:
Öffne das Auswahlfenster über das Kalender-Icon
. Lege bei Bedarf das Datum einer Gültigkeit der Sammlung fest.Upload erlauben:
Aktiviere diesen Schalter, wenn Teilnehmer Dateien in die Sammlung hochladen dürfen.Uploadordner:
Es öffnet sich ein Pop-up zur Auswahl eines verfügbaren Uploadordners. Wähle einen der angezeigten Uploadordner aus.
Klicke auf die Schaltfläche
"Speichern" in der Toolbox, um die Sammlung im ersten Schritt ohne weitere Teilnehmer zu speichern. Möchtest du im Bearbeitungsmodus sofort Teilnehmer einladen, fahre mit den Schritten im nachfolgenden Kapitel "Teilnehmer hinzufügen und Rechte vergeben" fort.
Die neue Sammlung bleibt nach dem Speichern in der Detailansicht geöffnet und du siehst weitere Aktionen in der Toolbox zur Bearbeitung der Sammlung.
Ab diesem Schritt ist es dir nun möglich Dateien hinzuzufügen. Klicke auf die Schaltfläche
"Dateien hinzufügen", wenn du im System bestehende Dateien verknüpfen möchtest oder auf die Schaltfläche 
"Dateien hochladen", um neue Dateien von deinem Rechner zu importieren.Ein Pop-up öffnet sich:
Hinzufügen: Wähle die gewünschte(n) Datei(en) per Checkbox oder Suche links aus dem System aus und bestätige mit "Auswahl hinzufügen".
Hochladen: Wähle die gewünschte(n) Datei(en) von deinem Rechner aus und bestätige mit "Öffnen".
Deine neue Sammlung erscheint in der Hauptansicht des Moduls Sammlungen, wo du sie über die Liste finden, öffnen und bearbeiten kannst.
Pop-up für das Hinzufügen von Dateien in einer neu erstellten Sammlung
Teilnehmer hinzufügen und Rechte vergeben
Um Teilnehmer zu einer Sammlung hinzufügen zu können, gehst du wie folgt vor:
Öffne im Menüband der Sammlung den Tab "Teilnehmer"
Klicke in der neuen Ansicht das Link-Icon
oder auf das Drei-Punkte-Menü 
rechts, dann auf 
"Hinzufügen", um Benutzer oder eine ganze Rolle als Teilnehmer auszuwählen.Ein Pop-up öffnet sich: Wähle einen oder mehrere Benutzer/Rolle aus, die an der Sammlung teilnehmen sollen und bestätige mit "Auswahl hinzufügen".
Aktiviere im Anschluss bei Bedarf die erweiterten Sammlungsrechte für die Teilnehmer über den jeweiligen Schalter aus (Details):
Bearbeiten
Löschen
Rechte vergeben
Klicke auf die Schaltfläche
"Speichern" in der Toolbox, um die hinzugefügten Teilnehmer und Berechtigungen zu speichern.
Die Rechte der Teilnehmer kannst du jederzeit über den Eintrag "Teilnehmer" ändern.
Pop-up zur Auswahl von Teilnehmern
optionale Vergabe der erweiterten Sammlungsrechte je Teilnehmer
Bitte beachte
Teilnehmer: Teilnehmer müssen im System registriert sein. Kontakte aus dem Kontaktmodul können nicht als Teilnehmer eingeladen werden.
Rollenrechte: Hat ein Teilnehmer über seine Rolle bereits umfassende Modulrechte (z.B. zum Löschen), hat diese Berechtigung Priorität und der Teilnehmer darf deine Sammlung dennoch löschen.
Erweiterte Sammlungsrechte
Die folgenden erweitereten Sammlungsrechte kannst du im Menü "Eigenschaften dieser Sammlung" bzw. im Reiter "Teilnehmer" vergeben:
Funktion | Alle Teilnehmer dürfen |
Upload von Dateien erlauben | Dateien hochladen und der Sammlung hinzufügen |
Funktion | Ausgewählte Teilnehmer/Rollen dürfen |
Bearbeiten |
|
Löschen |
|
Rechte vergeben |
Hinweis: Der Teilnehmer kann damit seine eigenen Rechte bestimmen. |
Minimales Sammlungsrecht der Teilnehmer
Auch ohne das Zuweisen der zusätzlichen Sammlungsrechte "Bearbeiten", "Löschen" und "Rechte vergeben" dürfen Teilnehmer folgende Funktionen nutzen:
Dateien in Sammlungen anschauen
die Farb- und Sternemarkierungen mit Notizen nutzen
den Quick-Download nutzen
Dateien aus der Sammlung dem Warenkorb hinzufügen
eine Aufgabe für die Sammlung erstellen
einen Freigabe-Workflow für die Inhalte der Sammlung starten
Diese Funktionen werden über die jeweiligen Modulberechtigungen geregelt.
Benachrichtigung der Teilnehmer
Teilnehmer können die neue Sammlung direkt in Ihrer Hauptansicht im Modul "Sammlungen" sehen.
Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail (Einladung zu einer Sammlung und bei Änderungen der Rechte), unter der Voraussetzung, dass die Teilnehmer Benachrichtigungen für das Modul Sammlungen aktiviert haben (Standard: aktiv).
Du findest die Einstellungen dazu in deinem Profil unter Systemeinstellungen > Benachrichtigungen > Sammlungen.
Hier kannst du per Checkbox die verfügbaren Benachrichtigungen auswählen.
Benachrichtigungen aktivieren im Benutzerprofil für Sammlungen
In der E-Mail befindet sich außerdem ein Link zur entsprechenden Sammlung.
Darüber kann der Empfänger direkt in die Detailansicht gelangen:
Benachrichtigung an den Teilnehmer via E-Mail
Konfigurationshinweis für Admins
Rechte:
Diese Rechte greifen nur, wenn die Modulberechtigung auf "Eigene" beschränkt ist. Bei uneingeschränktem Zugriff ("Alle") gelten automatisch alle Rechte.
Benachrichtigungen:
Die standardmäßig verschickten Benachrichtigungen können je Rolle und Modul im Administrationsbereich eingestellt werden:
Allgemeine Systemkonfigurationen > Benutzereinstellungen > Rollenkonfiguration > Rollenbasierte Moduleinstellungen
Ein Klick auf "Aufgaben", "Sammlungen", "Anmerkungen" oder "Freigaben" öffnet das Berechtigungs-Pop-Up mit dem Reiter "Benachrichtigungen".
Sammlung mit konkreter Dateiauswahl erstellen
Du kannst auch direkt im Modul "Dateien" mit bereits ausgewählten Dateien bzw. innerhalb einer bestehenden Sammlung eine neue Sammlung anlegen.
Öffne das Modul "Dateien" bzw. die Detailansicht einer bestehenden Sammlung.
Wähle eine oder mehrere Dateien per Checkbox aus.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Neue Sammlung erstellen".Ein Eingabefenster öffnet sich. Lege hier die Eigenschaften der Sammlung fest:
Name: Titel für die Sammlung ein (Pflichtfeld, max. 40 Zeichen empfohlen).
Beschreibung: Trage bei Bedarf weitere Details ein (max. 500 Zeichen).
Gültigkeit ab/bis: Öffne das Auswahlfenster über das Kalender-Icon
. Lege das Datum einer Gültigkeit der Sammlung fest.Upload erlauben: Deaktiviere diesen Schalter, wenn Teilnehmer keine Dateien in die Sammlung hochladen dürfen (im Standard aktiv).
Uploadordner: Weise einen festen Zielordner zu, um Dateien beim Hochladen automatisch dorthin zu speichern.
Klicke rechts unten auf die Schaltfläche "Weiter".
Lade bei Bedarf Teilnehmer ein und vergib Sammlungsrechte.
Schließe die Eingabe mit Klick auf die Schaltfläche "Erstellen" oder "Erstellen und öffnen" (um die neue Sammlung in der Detailansicht zu öffnen) ab.
Die Sammlung wird gespeichert und ist direkt einsatzbereit.
Ein Hinweis dazu wird dir nach dem Erstellen unten links im System eingeblendet.
Erstellen einer Sammlung im Modul "Dateien"
💡Häufige Fragen (FAQ)
Wer kann eine Sammlung erstellen?
Alle Nutzer mit Schreibberechtigung im Modul „Sammlungen“.Wie viele Teilnehmer kann ich einladen?
Beliebig viele – abhängig von deinen Benutzerrechten.Müssen Teilnehmer im System registriert sein?
Ja, nur bestehende Benutzer im 4ALLPORTAL können eingeladen werden.Was passiert bei nachträglicher Rechtevergabe?
Teilnehmer werden automatisch per E-Mail über die neuen Berechtigungen informiert.