Mit dem Modul "Sammlungen" kannst du bestehende Dateien für einen gemeinsamen Zweck zusammenstellen, zum Beispiel für ein Projekt, eine Kampagne oder die Zusammenarbeit im Team.
Eine Sammlung bündelt bestehende Dateien, ohne die Originaldateien im Modul "Dateien" zu verändern. Du kannst Dateien in mehreren Sammlungen verwenden, mit anderen Benutzern teilen und direkt aus der Sammlung heraus weiterverarbeiten.
Öffne das Modul über den Eintrag 
"Sammlungen" im Mega Menü:
Voraussetzungen und Einschränkungen
Das Modul "Sammlungen" ist standardmäßig Bestandteil des Systems. Welche Sammlungen, Funktionen und Toolbox-Aktionen du sehen oder nutzen kannst, hängt von deiner Benutzerrolle und der Konfiguration eures Systems ab.
Wofür eignen sich Sammlungen?
Sammlungen sind besonders hilfreich, wenn du Dateien über einen längeren Zeitraum für einen gemeinsamen Zweck bündeln möchtest. Du kannst sie zum Beispiel verwenden, um:
Dateien für ein Projekt oder eine Kampagne zusammenzustellen
Inhalte für ein Team bereitzustellen
Dateien gemeinsam zu prüfen oder weiterzuverarbeiten
Eine Sammlung ist dabei nicht dasselbe wie der Warenkorb oder eine Freigabe:
Sammlung: Bündelt Dateien für die längerfristige Organisation und Zusammenarbeit.
Warenkorb: Stellt Dateien kurzfristig für einen Download oder eine Weitergabe zusammen.
Freigabe: Unterstützt einen geregelten Abstimmungs- und Entscheidungsprozess für Dateien.
Hauptansicht
In der Hauptansicht siehst du die Ergebnisliste mit den für dich verfügbaren Sammlungen.
Wie in anderen Modulen kannst du die Ergebnisse durchsuchen und sortieren, per Checkbox auswählen, Aktionen über die Toolbox ausführen und einzelne Sammlungen in ihrer Detailansicht öffnen.
Hauptansicht des Moduls "Sammlungen" mit Ergebnisliste, Filterbereich und Toolbox
Ergebnisliste
Jede Sammlungskachel zeigt dir wichtige Informationen auf einen Blick:
Vorschaubilder: Vorschau der ersten Dateien einer Sammlung
Name: Titel der Sammlung
Beschreibung: Beschreibung der Sammlung (falls vorhanden)
Ersteller: Benutzer, der die Sammlung angelegt hat
Erstellungsdatum: Datum und Uhrzeit der Erstellung
Enthält eine Sammlung mehr als vier Dateien, wird die Anzahl der weiteren Dateien auf der letzten Vorschaukachel angezeigt.
Bitte beachte
Standardmäßig werden die ersten vier Dateien angezeigt, die zur Sammlung hinzugefügt wurden.
Wenn in der Detailansicht die Sortiermethode "Manuelle Sortierung" aktiv ist, folgt die Reihenfolge der Vorschaubilder auf der Kachel dieser manuellen Sortierung.
Filter und Suche
Über den Filterbereich links kannst du Sammlungen anhand ihres Namens suchen. Die Ergebnisliste wird bereits während der Eingabe aktualisiert.
Je nach Konfiguration eures Systems und deiner Benutzerrolle können weitere Suchfelder zur Verfügung stehen. Mehrere Suchkriterien kannst du miteinander kombinieren.
Für komplexere Suchen kannst du die Funktion Gespeicherte Filter nutzen.
Aktionen in der Toolbox
Wählst du eine oder mehrere Sammlungen über die Checkbox aus, zeigt die Toolbox rechts die verfügbaren Aktionen an.
Zu den wichtigsten Aktionen in der Hauptansicht gehören:
Ansehen: Öffnet die ausgewählte Sammlung in der Detailansicht.
Erstellen: Öffnet die Eingabe zum Erstellen einer neuen Sammlung.
Sammlung löschen: Löscht die ausgewählte Sammlung, sofern du die erforderlichen Rechte hast.
Dem Warenkorb hinzufügen: Fügt die Dateien der ausgewählten Sammlung dem Warenkorb hinzu.
Sammlung herunterladen: Lädt alle Dateien der ausgewählten Sammlung herunter.
Neue Aufgabe erstellen: Erstellt eine Aufgabe für die ausgewählte Sammlung.
Dateien hochladen: Lädt neue Dateien direkt in die Sammlung hoch, sofern der Upload erlaubt ist.
Wie du eine neue Sammlung anlegst und Teilnehmer hinzufügst, erfährst du im Artikel Sammlungen erstellen.
Detailansicht
In der Detailansicht siehst du alle zu einer Sammlung hinzugefügten Dateien.
Du kannst die Eigenschaften dieser Sammlung ansehen und bearbeiten, verknüpfte Inhalte öffnen und verfügbare Aktionen über die Toolbox ausführen.
Öffne eine Sammlung per Doppelklick oder über "Ansehen" in der Toolbox.
Detailansicht mit Seitenleiste, Dateibereich und verfügbaren Toolbox-Aktionen
Navigation in der Detailansicht
Für die Arbeit mit einer Sammlung sind vor allem folgende Bereiche wichtig:
Menüband: Hier wechselst du zwischen den verfügbaren Ansichten, zum Beispiel zu den Teilnehmern der Sammlung.
Seitenleiste: Hier findest du Informationen zur Sammlung, zum Beispiel Eigenschaften und verknüpfte Aufgaben.
Dateibereich: Hier siehst und verwaltest du die enthaltenen Dateien.
Toolbox: Hier erscheinen die Aktionen, die für die Sammlung oder deine aktuelle Dateiauswahl verfügbar sind.
Dateien ansehen, markieren und sortieren
Die Dateien werden in einer Kachelansicht dargestellt, die du bereits aus dem Modul "Dateien" kennst.
Je nach Datei und Konfiguration siehst du auf einer Kachel zum Beispiel:
Vorschau und Metadaten
Farb- und Sternemarkierungen
Notizen
Quick-Download
Nutze die Optionen oberhalb der enthaltenen Dateien, um die Anzeige anzupassen und um die Dateien zu sortieren.
In einer Sammlung steht dir auch die Sortiermethode "Manuelle Sortierung" zur Verfügung. Damit kannst du die Reihenfolge der Dateien per Drag and Drop selbst festlegen.
Mit einem Doppelklick öffnest du die jeweilige Datei in ihrer Detailansicht im Modul "Dateien".
Sortieroptionen mit "Manueller Sortierung"
Aktionen in der Toolbox
In der Toolbox stehen dir Aktionen für die Sammlung selbst sowie für ausgewählte Dateien zur Verfügung.
Zu den wichtigsten Aktionen gehören:
Sammlung herunterladen: Lädt alle Dateien der Sammlung als ZIP-Archiv in deinen standardmäßigen Downloadordner deines Rechners herunter.
Neue Aufgabe für diese Sammlung erstellen: Verknüpft eine neue Aufgabe mit dieser Sammlung. Bereits verknüpfte Aufgaben siehst du in der Seitenleiste.
Massenänderung: Bearbeitet die Metadaten mehrerer ausgewählter Dateien gemeinsam.
Bilder vergleichen: Stellt zwei ausgewählte Bilder visuell gegenüber. Die Dateien selbst werden dabei nicht verändert.
Dateien hinzufügen: Fügt weitere bereits vorhandene Dateien aus dem System zu dieser Sammlung hinzu.
Dateien entfernen: Entfernt ausgewählte Dateien aus dieser Sammlung.
Zur Sammlung hinzufügen: Verknüpft ausgewählte Dateien zusätzlich mit einer anderen Sammlung.
Neue Freigabe starten: Startet einen Freigabeworkflow für diese Sammlung.
Bitte beachte
Beim Entfernen aus einer Sammlung wird nur die Verknüpfung zur Sammlung entfernt. Die Originaldatei bleibt im Modul "Dateien" erhalten.
Sammlung verwalten
Wenn du Eigentümer der Sammlung bist oder über die passenden Rechte verfügst, kannst du Eigenschaften, verknüpfte Aufgaben, Teilnehmer und Upload-Einstellungen verwalten.
Eigenschaften einer Sammlung
In der linken Seitenleiste findest du unter anderem:
Name und Beschreibung
Gültigkeit der Sammlung, falls eine Gültigkeit festgelegt wurde
Erstellungsdatum und Ersteller
Upload-Einstellungen
Wenn du das Recht "Bearbeiten" hast, kannst du die editierbaren Eigenschaften der Sammlung ändern.
Upload erlauben und Uploadordner festlegen
Für eine Sammlung kannst du festlegen, ob Teilnehmer neue Dateien hochladen dürfen.
Zusätzlich kann ein Uploadordner definiert werden. Neue Dateien werden dann automatisch in diesem Ordner gespeichert, sodass Teilnehmer beim Hochladen keinen Zielordner auswählen müssen.
Verknüpfte Aufgaben
Wenn für diese Sammlung eine oder mehrere Aufgaben angelegt wurden, kannst du sie über die "Aufgaben"-Panel einsehen. Je nach Status liegen sie im Panel "Offene Aufgaben", "Erledigte Aufgaben" oder "Aufgaben in Bearbeitung".
Über das Dreipunktemenü 
kannst du eine Aufgabe direkt bearbeiten oder in der Detailansicht öffnen.
Teilnehmer verwalten
Im Menüband kannst du über den Reiter "Teilnehmer" einzelne Benutzer oder ganze Rollen zur Sammlung hinzufügen und ihre Sammlungsrechte verwalten.
Welche Rechte du vergeben kannst und wie du Teilnehmer hinzufügst, erfährst du im Artikel Sammlungen erstellen.
➡️ Nächste Schritte
💡Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen einer Sammlung und dem Warenkorb? Eine Sammlung eignet sich für die längerfristige Organisation und Zusammenarbeit mit Dateien. Der Warenkorb dient vor allem dazu, Dateien kurzfristig für einen Download oder eine Weitergabe zusammenzustellen.
Wer kann eine Sammlung bearbeiten oder löschen?
Das hängt von deinen Sammlungsrechten und den allgemeinen Berechtigungen deiner Benutzerrolle ab. Eigentümer und entsprechend berechtigte Teilnehmer können eine Sammlung bearbeiten oder löschen.Kann ich eine komplette Sammlung herunterladen?
Ja. Über "Sammlung herunterladen" kannst du alle enthaltenen Dateien gemeinsam herunterladen. Das System erstellt dafür ein ZIP-Archiv.