Mit der Funktion "Gespeicherte Filter" kannst du häufig genutzte oder komplexe Suchanfragen speichern und später mit einem Klick wieder aufrufen.
Du kannst außerdem öffentliche Filtervorlagen anderer Benutzer übernehmen oder eigene Filter für andere freigeben und zuweisen.
In der Hauptansicht eines Moduls findest du links die Gruppe "Gespeicherte Filter":
Gespeicherte Filter im Filterbereich des Moduls "Dateien"
Welche gespeicherten Filter gibt es?
In der Gruppe "Gespeicherte Filter" können unterschiedliche Arten von Filtern angezeigt werden:
Eigener Filter: Ein Filter, den du selbst erstellt und gespeichert hast.
Filter aus einer Filtervorlage: Eine persönliche Kopie einer öffentlichen Filtervorlage. Du kannst die Kopie anpassen, ohne das Original zu verändern.
Zugewiesener Filter: Ein Filter, den ein anderer Benutzer dir oder deiner Rolle zugewiesen hat.
Die angezeigten Filter können unterschiedliche Symbole haben:
 |
|
|
|
 |
|
Fahre mit der Maus direkt über ein Filter-Symbol, um im Tooltip zusätzliche Informationen zum Filter anzuzeigen:
Filter erstellen und speichern
Um einen neuen Filter zu speichern, führst du zuerst die gewünschte Suche aus:
Öffne ein Modul mit "Gespeicherten Filtern", z.B. Dateien oder Sammlungen.
Prüfe, ob bereits Suchfilter aktiv sind. Berücksichtige dabei auch eine aktive Auswahl in der Ordnerstruktur. Setze bestehende Filter zurück, um falsche Ergebnisse zu vermeiden.
Erstelle deine Suche im Suchfilterbereich.
Du kannst die Suchfelder und, falls vorhanden, die Ordnerstruktur kombinieren. Die Ergebnisliste wird dir direkt angezeigt.Klicke im Panel "Gespeicherte Filter" auf die Schaltfläche
"Aktuelle Filter speichern".
Alternativ kannst du Strg + S (Windows) oder CMD + S (Mac) verwenden.Ein Pop-up öffnet sich. Gib einen Namen und bei Bedarf eine Beschreibung ein. Hier kannst du den Filter optional auch freigeben oder Benutzern und Rollen zuweisen.
Klicke auf "Filter speichern".
Der Filter wird mit allen verwendeten Suchkriterien gespeichert und direkt unter "Gespeicherte Filter" angezeigt.
Filtereigenschaften mit den Optionen zum Speichern und gemeinsamen Nutzen
Tipp
Du kannst auch Ordner aus der Ordnerstruktur als Suchfilter verwenden. Die ausgewählten Ordner und ihre Inhalte werden dann als Teil der Suchkriterien übernommen.
Gespeicherte Filter anwenden
So wendest du deine gespeicherten Filter direkt an:
Öffne ein Modul mit der Funktion "Gespeicherte Filter".
Prüfe, ob bereits Suchfilter oder eine Ordnerauswahl aktiv sind, und setze sie bei Bedarf zurück.
Klicke auf den Namen oder die Checkbox eines gespeicherten Filters.
Die gefilterten Ergebnisse werden direkt in der Ergebnisliste angezeigt.
Du kannst einen gespeicherten Filter mit weiteren Suchfeldern, der Ordnerstruktur oder anderen gespeicherten Filtern kombinieren. Die Kriterien werden als UND-Verknüpfung angewendet.
Klicke erneut auf die Checkbox, um einen gespeicherten Filter zu deaktivieren.
Bitte beachte
Bei einem aktiven gespeicherten Filter greifen die gespeicherten Suchkriterien im Hintergrund. Die entsprechenden Suchfelder bleiben deshalb leer.
Du kannst so weitere Suchkriterien ergänzen und das Ergebnis dadurch weiter eingrenzen.
Gespeicherten Filter bearbeiten oder löschen
Fahre mit der Maus über einen Filter, um rechts das Drei-Punkte-Menü 
anzuzeigen. Klicke es an, um die verfügbaren Aktionen zu sehen:
Über die Schaltfläche
"Bearbeiten" kannst du einen eigenen Filter anpassen, zum Beispiel Name, Beschreibung oder Freigabeoptionen.Über die Schaltfläche
"Löschen" kannst du einen Filter entfernen.
Beim Löschen hängt das Verhalten davon ab, wem der Filter gehört:
Einen eigenen Filter kannst du löschen.
Einen Filter, den du aus den Filtervorlagen übernommen hast, entfernst du damit nur aus deiner persönlichen Liste.
Einen zugewiesenen Filter kannst du ohne entsprechende erweiterte Rechte nicht selbst löschen.
Öffentliche Filtervorlagen verwenden
Öffentliche Filtervorlagen sind Filter, die andere Benutzer systemweit bereitgestellt haben. Du kannst eine Vorlage übernehmen und als eigene Kopie verwenden.
Öffne ein Modul mit der Funktion "Gespeicherte Filter".
Klicke in der Gruppe "Gespeicherte Filter" auf die Schaltfläche
"Filtervorlagen hinzufügen".Ein Pop-up öffnet sich. Suche oder filtere in der Liste nach Filtervorlagen.
Wähle einen oder mehrere Filtervorlagen per Checkbox aus und klicke "Auswahl hinzufügen".
Je Filter öffnet sich ein weiteres Pop-up. Prüfe für jeden ausgewählten Filter die Filtereigenschaften. Du kannst Name, Beschreibung oder Freigabeoptionen für deine persönliche Kopie anpassen.
Klicke auf "Filter speichern".
Die Filter werden anschließend direkt unter "Gespeicherte Filter" angezeigt.
Liste der öffentlichen Filtervorlagen mit Beschreibung und Eigentümer
Bitte beachte
Änderungen an deiner übernommenen Kopie wirken sich nicht auf die ursprüngliche Filtervorlage aus.
Nur der Eigentümer kann die freigegebene Filtervorlage bearbeiten oder löschen.
Deine eigenen Filter werden dir in der Liste der öffentlichen Filtervorlagen nicht angezeigt.
Gespeicherte Filter gemeinsam nutzen
Über geteilte Filter kannst du sicherstellen, dass dein Team mit denselben Suchparametern arbeitet und identische Ergebnisse erhält.
Du kannst einen eigenen Filter auf zwei unterschiedliche Arten für andere bereitstellen:
Als Filtervorlage freigeben: Dein Filter wird in den öffentlichen Filtervorlagen angeboten. Andere Benutzer können ihn von dort als eigene Kopie übernehmen.
Benutzern oder Rollen zuweisen: Der Filter erscheint direkt in den "Gespeicherten Filtern" der ausgewählten Benutzer oder Rollen.
Du kannst beide Möglichkeiten gleichzeitig verwenden und sie entweder beim ersten Speichern oder später über die Filtereinstellungen festlegen.
Filter systemweit freigeben
Speichere eine neue Suche oder öffne über das Drei-Punkte-Menü
die Einstellungen eines eigenen gespeicherten Filters.Aktiviere unter "Allgemeine Informationen" die Option "Als Filtervorlage freigeben".
Klicke auf "Filter speichern".
Der Filter steht anschließend in den öffentlichen Filtervorlagen zur Verfügung. Andere Benutzer können ihn von dort ihren persönlichen "Gespeicherten Filtern" hinzufügen.
Du kannst die Freigabe später wieder über die Filtereinstellungen entfernen.
Filter Benutzern oder Rollen zuweisen
Speichere eine neue Suche oder öffne über das Drei-Punkte-Menü
die Einstellungen eines eigenen gespeicherten Filters.Wechsle oben zum Reiter "Filter teilen".
Klicke die Schaltfläche
"Link" oder über das Drei-Punkte-Menü die Schaltfläche 
"Hinzufügen", um Benutzer (oben) oder Rollen (unten) hinzuzufügen.Ein Pop-up öffnet sich. Wähle die gewünschten Benutzer oder Rollen per Checkbox aus.
Klicke auf "Auswahl hinzufügen".
Lege im nächsten Schritt fest, ob die ausgewählten Benutzer oder Rollen erweiterte Rechte erhalten sollen:
Bearbeiten: Name und Beschreibung des Filters ändern
Löschen: den Filter für alle Benutzer löschen
Rechte vergeben: den Filter selbst freigeben oder anderen Benutzern oder Rollen zuweisen
Klicke auf "Filter speichern".
Der Filter erscheint mit dem Symbol 
automatisch in den "Gespeicherten Filtern" der ausgewählten Benutzer oder Rollen.
Du kannst die Zuweisungen später wieder über die Filtereinstellungen entfernen.
Zuweisen eines Suchfilters an einen Benutzer und eine Rolle ohne erweiterte Rechte
Bitte beachte
Beim Zuweisen eines Filters wird keine automatische Benachrichtigung an die ausgewählten Benutzer gesendet.
Löscht der Eigentümer einen zugewiesenen Filter, verschwindet er auch bei allen Benutzern, denen er zugewiesen wurde.
➡️ Nächste Schritte
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Können andere Nutzer meine Filter verändern?
Nur bei zugewiesenen Filtern und wenn du ihnen entsprechende Rechte gibst – standardmäßig ist das nicht der Fall.Kann ich einen Filter aus den Filtervorlagen verändern?
Ja, nach dem Übernehmen aus den Vorlagen kannst du den Filter individuell anpassen. Das Original bleibt unverändert.Warum kann ich keinen Filter speichern?
Um die Aktion "Aktuelle Filter speichern" aktivieren zu können, musst du zuerst eine Suche mit mindestens einem Suchfilter ausführen.