Mit dem Modul "Dateien" kannst du auf alle im System gespeicherten Dateien zugreifen und gezielt nach Dateien suchen.
Du kannst sie filtern, auswählen, verwalten, herunterladen, mit Aufgaben verknüpfen oder löschen – abhängig von deinen Rechten.
Die Hauptansicht im Modul Dateien gliedert sich in drei Bereiche:
Filter&Suche:
Suchen ausführen über Metadatenfelder und/oder Ordner (Links)Anzeige der Dateien in Listen -und Kachelansicht:
Anzeige, Bewertungsmöglichkeiten und direkter Download von Dateien (Mitte)
Öffne das Modul Dateien im Megamenü über den Eintrag 
"Dateien".
Bitte beachte
Rechte: Das Dateien-Modul ist fester Bestandteil des Systems und für alle Nutzer standardmäßig aktiviert. Die Anzeige kann vom Administrator rollenabhängig jedoch ganz oder in Teilen ausgeblendet werden.
Hauptansicht
In der Hauptansicht werden dir alle für dich verfügbaren Dateien in Kachel -oder Listenansicht mit weiteren Möglichkeiten angezeigt:
Filter: bietet die Möglichkeit über Suchfilter nach Dateien zu suchen
Ordnerstruktur: Zeigt alle enthaltenen Dateien aus einem Ordner an
Vorschaubild: Zeigt eine Miniaturansicht der Dateien an
Metadaten: Dateiname, Größe und Dateityp werden als Übersicht unter der Vorschau angezeigt
Sterne, Favoriten und Notizen: zur Bewertung einer Datei
Auswahl-Checkbox: zur Auswahl der Datei per Maus-Klick, öffnet die Toolbox rechts
Toolbox: öffnet sich auf der rechten Seite nach Auswahl mindestens einer Datei und bietet verschiedene Aktionen
Was kannst du hier tun?
Du kannst Dateien gezielt filtern und durchsuchen
Du kannst die Sortierung der Dateien im Header der Liste ändern.
Du kannst die Anzeige auf Listenansicht ändern und zoomen.
Du kannst Dateien umbenennen
Du kannst Dateien direkt per Quick Download herunterladen.
Du kannst Dateien über die Checkbox auswählen und Aktionen in der Toolbox ausführen.
Du kannst Dateien mithilfe des Filterbereichs links suchen.
Du kannst mit einem Doppelklick auf einen Eintrag die Detailansicht öffnen.
Du kannst Dateien verschieben oder kopieren.
Zwischen Ordnern in der Ordnerstruktur wechseln.
Hauptansicht "Dateien" mit Kachelansicht, Filterbereich, Ordnerstruktur und Toolbox
Filter & Suche
Links neben der Hauptansicht findest du die Such- und Filteroptionen. Diese helfen dir, schnell gezielt nach bestimmten Dateien zu suchen – z. B. nach Dateityp, Anzeigename oder Erstellungsdatum.
Unter dem Suchfilter gibt es die Möglichkeit immer wiederkehrende, gleiche Suchanfragen über den "Gespeicherten Filter" zu hinterlegen.
Im unteren Bereich findest du die "Ordnerstruktur". Hier kannst du dir anhand des Zielordners Dateien innerhalb des Ordners anzeigen lassen:
• Klicke auf einen Ordner, um nur die darin enthaltenen Dateien zu sehen
• Aktiviere mehrere Ordner, um deren Inhalte gleichzeitig anzuzeigen
Bitte beachte
Standardmäßig greifen Filter und Ordner gemeinsam: Es werden nur Dateien angezeigt, die sowohl den gewählten Filterkriterien entsprechen als auch im ausgewählten Ordner liegen.
Du kannst diese Einschränkung bei Bedarf deaktivieren, um alle Dateien nach deinen Filtern zu durchsuchen – unabhängig vom Ordner.
Suchfilter & Ordnerstruktur mit mehreren geöffneten Ordnern
Detaillierte Informationen zum Umgang mit Suchfilterfunktionen im Modul Dateien findest du unter "Suchfilter".
Bitte beachte
Welche Dateien und Funktionen du sehen und nutzen kannst, hängt immer von deiner Benutzerrolle ab. Wenn dir bestimmte Aktionen nicht angezeigt werden, fehlen dir eventuell die Rechte. Wende dich in diesem Fall an deinen Administrator.
Kachel- und Listenansicht von Dateien
In der Mitte des Moduls „Dateien“ werden dir alle gefundenen Dateien in der gewählten Ansicht präsentiert – wahlweise als Kacheln oder Liste.
Du kannst jederzeit zwischen beiden Darstellungen im Header umschalten:
Vergleich Kachelansicht und Listenansicht
Im Standard öffnet sich die Kachelansicht. Diese zeigt dir jede Datei als Vorschau mit Miniaturbild.
Unter dem Bild findest du:
eine Checkbox oben rechts: um Dateien gezielt auszuwählen
den Dateinamen: kann bei Berechtigung direkt bearbeitet werden
eine Auswahl an Metadaten: wie Auflösung, Größe, Dateityp, Farbraum und Pfad
die Schaltfläche
zum direkten Herunterladen der Datei auf deinen RechnerBewertungen mit Sternen sowie Farben
Notizen: um einen Text bzw. Kommentar an der Datei zu hinterlegen
In der Listenansicht werden dir bis zu sechs Metadatenfelder neben der Miniatur-Vorschau angezeigt.
Funktionen im Überblick
Dateien auswählen und weitere Aktionen starten
Sobald du eine oder mehrere Dateien über die Checkbox markierst, öffnet sich rechts automatisch die Toolbox mit weiteren Optionen zur Bearbeitung oder Organisation der ausgewählten Dateien.
Einzelne Datei öffnen
Doppelklicke auf die Kachel der gewünschten Datei, um sie in der Detailansicht zu öffnen.
Mehrere Dateien auswählen
Aktiviere die Checkboxen einzelner Dateien, um sie gezielt auszuwählen.
Halte die Umschalttaste (Shift) gedrückt und wähle zwei Checkboxen, um alle Dateien dazwischen zu markieren.
Nutze Command (Mac) bzw. STRG (Windows) + A, um alle sichtbaren Dateien auf einmal auszuwählen.
Tipp
Wenn du in der Hauptansicht mehrere Dateien auswählst und anschließend die Schaltfläche "Ansehen" klickst, zeigt dir die Detailansicht unterhalb der Dateivorschau eine Bildlaufleiste mit genau diesen markierten Dateien.
Du kannst dort gezielt zwischen den ausgewählten Dateien navigieren – andere Dateien werden nicht angezeigt.
Dateien umbenennen
Du kannst den Namen einer Datei direkt in der Kachelansicht des Moduls „Dateien“ ändern, unter der Voraussetzung, dass die dieses Recht freigeschaltet wurde:
Dateien auswählen:
Öffne das Modul Dateien und aktiviere die Kachelansicht.Editierung öffnen:
Fahre mit dem Mauszeiger über den Dateinamen der gewünschten Datei. Rechts neben dem Namen erscheint die Schaltfläche zum bearbeiten
.Dateiname ändern:
Klicke in das nun editierbare Textfeld vom Dateinamen und gib den gewünschten Namen ein.Speichern:
Bestätige mit Enter oder klicke auf eine freie Stelle der Ansicht.
Bitte beachte
Die Dateiendung (z. B. .jpg) kann nicht geändert werden. Verknüpfungen in anderen Systemen (z. B. InDesign) können beim Umbenennen unterbrochen werden.
Bewertung und Farbmarkierung
Dateien lassen sich mit farblichen Markierungen, Sternebewertungen, als Favoriten und kurzen Notizen versehen.
Die Markierungsfunktionen stehen dir im Modul Dateien in der Hauptansicht, der Detailansicht und der Vollbildansicht zur Verfügung. Hier kannst du:
Dateien mit bis zu fünf Sternen bewerten
Dateien als Favoriten speichern per Klick auf das Herz-Symbol
Dateien mit einer von fünf Farben markieren: Rot, Orange, Grün, Blau, Magenta
(Die Farbauswahl kann systemweit angepasst werden)Eine Notiz mit bis zu 1000 Zeichen hinzufügen
Bewertungen und Öffnen der Farbmarkierung an einer Datei auf der Kachel
Bitte beachte
Markierungen sind global sichtbar: Sobald ein Benutzer eine Bewertung oder Notiz vergibt, ist sie für alle anderen Benutzer ebenfalls sichtbar.
Dateien verschieben oder kopieren
Im Modul Dateien kannst du Dateien bequem per Drag & Drop in einen anderen Ordner verschieben oder kopieren – direkt aus der Hauptansicht heraus:
Dateien auswählen:
Aktiviere die Checkboxen der Dateien, die du verschieben oder kopieren möchtest.Drag & Drop starten:
Ziehe eine der ausgewählten Dateien mit gedrückter linker Maustaste auf einen Ordner in der linken Ordnerstruktur. Die Ordnerstruktur wird durch eine gepunktete Umrandungen optisch aktiviert.Ablegen:
Lasse die Maustaste über dem gewünschten Zielordner los.Aktion wählen:
Ein Pop-up fragt dich, ob du die Dateien verschieben oder kopieren möchtest.
Bitte beachte
Es gibt keine Rückgängig-Funktion. Wenn du Dateien versehentlich verschiebst oder kopierst, musst du die Änderungen nachträglich manuell korrigieren.
Drag&Drop mit ausgewählten Dateien auf einen gewünschten Ordner
Wenn sich im Zielordner bereits eine Datei mit dem gleichen Namen befindet, öffnet sich ein weiteres Pop-up mit folgenden Optionen:
Datei ersetzen: Die vorhandene Datei wird durch die neue ersetzt
Beide behalten: Die neue Datei wird automatisch umbenannt, z. B. "Dateiname.1.jpg"
Nicht verschieben/kopieren: Die bestehende Datei bleibt unverändert, die neue wird nicht übernommen
Bitte beachte
Weitere Informationen zum Kollisionshandling von gleichnamigen Dateien erfährst du im Artikel "Kollisionshandling".
Beim Verschieben bleiben Metadaten erhalten.
Beim Kopieren entstehen neue Dateien ohne Metadaten – es sei denn, es greift eine automatische Verschlagwortung.
Popup Verschieben oder Kopieren per Drag&Drop
Aktionen in der Toolbox
Die Toolbox erscheint rechts, sobald du eine oder mehrere Dateien markierst. Je nach Benutzerecht stehen dir dort unterschiedliche Aktionen zur Verfügung:
Aktion | Beschreibung |
Ansehen | Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet eine Datei (auch mehrere Dateien möglich) in der Detailansicht. |
Löschen | Ein Klick auf die Schaltfläche löscht die ausgewählte Datei (auch mehrere Dateien möglich). |
Massenänderung | Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet die Massenverschlagwortung (bei mehreren Dateien). |
Dateien vergleichen | Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet einen Vergleich der Verschlagwortung zwischen zwei ausgewählter Dateien. |
Herunterladen | Ein Klick auf die Schaltfläche lädt die ausgewählte Datei herunter (auch mehrere Dateien möglich). |
Bilder vergleichen | Ein Klick auf die Schaltfläche (bei zwei ausgewählten Dateien) öffnet den Bildvergleich. |
Vollbildansicht | Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet die Vollbildansicht der ausgewählten Datei (auch mehrere Dateien möglich). |
Vorschau berechnen | Ein Klick auf die Schaltfläche erzeugt eine aktualisierte Vorschau ein oder mehrerer Dateien. |
Aufgabe erstellen | Ein Klick auf die Schaltfläche erstellt eine neue Aufgabe zu einer Datei. |
Zur Sammlung hinzufügen | Ein Klick auf die Schaltfläche fügt die Datei einer bestehenden Sammlung hinzu (auch mehrere Dateien möglich). |
Neue Sammlung erstellen | Ein Klick auf die Schaltfläche erstellt eine neue Sammlung (auch mehrere Dateien möglich). |
Neue Freigabe starten | Ein Klick auf die Schaltfläche startet eine neue Freigabe. |
Version hochladen | Ein Klick auf die Schaltfläche ermöglicht den Import einer neuen Version zu der ausgewählten Datei. |
Warenkorb | Ein Klick auf die Schaltfläche fügt die Datei (oder mehrere) dem Warenkorb hinzu. |
PDF-Übersicht | Ein Klick auf die Schaltfläche lädt die ausgewählten Dateien in verschiedenen Layout-Möglichkeiten in einer PDF Übersicht herunter. |
Bitte beachte
Die Aktionen in der Toolbox unterscheiden sich je nachdem, ob du keine, eine oder mehrere Dateien ausgewählt hast.
Detaillierte Beschreibungen der einzelnen Funktionen findest du unter den jeweiligen Verlinkungen.
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Warum sehe ich manche Dateien nicht?
Du siehst nur die Dateien, für die du über ausreichende Rechte verfügst.Warum fehlen mir Funktionen in der Toolbox?
Einige Aktionen sind nur für Rollen mit erweiterten Rechten freigeschaltet.Was passiert beim Umbenennen einer Datei mit bestehenden Verknüpfungen?
Verknüpfungen zu Programmen wie InDesign können verloren gehen. Eine Aktualisierung ist dann notwendig.Kann ich die Dateiendung beim Umbenennen ändern?
Nein, die Dateiendung bezeichnet ein Datenformat. Für die Umwandlung ist eine entsprechende Umrechnung notwendig.