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Arbeiten mit dem PowerPoint Plugin

Direkt in PowerPoint auf Bilder und Vorlagen zugreifen: suchen, einfügen, aktualisieren

Vor über 5 Monaten aktualisiert

Mit dem PowerPoint-Plugin kannst du direkt in PowerPoint auf Bilder und Vorlagen aus dem 4ALLPORTAL zugreifen und direkt bearbeiten.

Die grundlegende Funktionsweise ist unabhängig davon, ob du PowerPoint

  • im Webbrowser oder

  • lokal auf deinem Rechner nutzt (jeweils mit Microsoft 365)

Dort kannst du Bilddateien und Präsentationsvorlagen suchen, filtern und mit einem Klick in PowerPoint einfügen.

PowerPoint-Add-In in der Anwendung PowerPoint mit geöffnetem Dialog

Was kannst du hier tun?

Im PowerPoint-Plugin greifst du direkt aus PowerPoint auf dein 4ALLPORTAL zu. Du kannst Bilder und Präsentationsvorlagen durchsuchen, einfügen und aktuell halten. Zusätzlich werden deine verwendeten Dateien automatisch mit dem DAM verknüpft, sodass du jederzeit den Überblick über deren Nutzung behältst:

Benutzeroberfläche

Menüband

Sobald du eine Präsentation in PowerPoint öffnest, erscheint im Reiter "Start" die Kachel 4ALLPORTAL DAM. Mit einem Klick öffnest du rechts den Aufgabenbereich für Add-Ins.

Menüband in PowerPoint für die Anzeige 4ALLPORTAL Add-In

Aufgabenbereich

Im Aufgabenbereich stehen dir mehrere Funktionen zur Verfügung:

  • Einloggen und verbinden ("Dialog öffnen")

  • Informationen und Hilfe ("Mehr Informationen")

  • Übersicht über verwendete Bilddateien (nach dem Einfügen)

  • Aktualisierung von Bildern (wenn im DAM verändert)

Ein Klick auf "Dialog öffnen" öffnet das Plugin-Fenster mit deinem 4ALLPORTAL. Nutzt du PowerPoint im Browser, musst du zusätzlich "Zulassen" bestätigen.

Aufgabenbereich in PowerPoint mit Abfrage-Popup vor LogIn

Einloggen und verbinden

Das Login erfolgt wie gewohnt über die 4ALLPORTAL-Anmeldemaske:

  • Klicke in PowerPoint auf die Add-In-Kachel "4ALLPORTAL DAM" , um den Aufgabenbereich zu öffnen.

  • Wähle "Dialog öffnen" und ggf. "Zulassen".

  • Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit der Login-Maske. Logge dich mit deinem Benutzername und Passwort ein.

Bereits eingeloggte Benutzer müssen sich nicht erneut anmelden. Das Plugin erkennt die bestehende Session.

Login-Maske 4ALLPORTAL´s des PowerPoint PlugIn innerhalb von PowerPoint

Tipp

Unterstützt werden sowohl Logins über einen AD-Connector als auch über SSO – wie beim normalen 4ALLPORTAL-Login.

Ausloggen

Ein Ausloggen ist nur direkt im 4ALLPORTAL möglich.

Öffne dazu das 4ALLPORTAL im selben Browser (Edge bei lokaler Installation, Standardbrowser bei Webnutzung) und logge dich dort aus. Ohne Abmeldung bleibst du eingeloggt, bis die Session abläuft.

Dateien einfügen und suchen

Bilddateien einfügen

Du kannst Bilddateien direkt aus dem Plugin-Fenster in deine PowerPoint-Präsentation einfügen:

  • Öffne in PowerPoint eine gespeicherte oder leere Präsentation.

  • Wähle bei Bedarf den Rahmen eines Platzhalters auf deiner Folie aus.

  • Öffne im rechten Aufgabenbereich das Plugin-Fenster über die Schaltfläche "Dialog öffnen".

  • Es öffnet sich ein Fenster deines 4ALLPORTAL. Wähle eine oder mehrere Bilddateien per Klick aus.

  • Klicke auf die Schaltfläche "Medium einfügen", um die ausgewählten Bilder in deine Präsentation zu übernehmen.

  • Platziere die Bilder nach Wunsch in deiner PowerPoint Anwendung.

Wenn du ein Bild auf einer anderen Folie einfügen möchtest, kannst du es ausschneiden und auf der gewünschten Folie wieder einfügen.

Auswahl einer Datei zum Einfügen in PowerPoint Präsentation

Unterstützte Formate und Qualität

Das Plugin ist automatisch auf bestimmte Bild- und Präsentationsdateien beschränkt:

  • Bildformate:
    JPEG, PNG, BMP

  • Konvertierung:
    Bilder werden in einen base64-String umgewandelt, im DAM bleibt das Originalformat erhalten.

  • Qualität:
    Es wird das "Large"-Derivat verwendet, das du auch aus der Vollbildansicht kennst.

Bitte beachte
Rechte-Informationen (Digital Rights) werden vom Plugin nicht berücksichtigt.

Präsentationsvorlagen nutzen

Du kannst Präsentationsvorlagen aus dem DAM direkt im PowerPoint-Plugin (nur vom Typ PPTX) nutzen, um einheitliche Designs wie Logos, Farben und Layouts zu übernehmen:

  • Öffne in PowerPoint eine gespeicherte oder eine leere Präsentation.

  • Öffne im rechten Aufgabenbereich das Plugin-Fenster über die Schaltfläche "Dialog öffnen".

  • Wähle eine Präsentation (nur .pptx-Dateien) per Klick aus (filtere bei Bedarf nach dem Dateityp "PPTX").

  • Klicke auf "Präsentation als Vorlage öffnen". Die ausgewählte Vorlage wird als neue Präsentation mit neuem Dateinamen geöffnet:

    • in PowerPoint lokal als neue Datei

    • in PowerPoint im Webbrowser als neuer Tab (hier musst du zwei Pop-up-Fenster mit "Ja" bestätigen)

  • Füge anschließend nach Bedarf Bilddateien ein und speichere deine Präsentation lokal oder in der Microsoft Cloud.

Wenn du die Funktion „Verknüpfte Dateien“ nutzen möchtest, lade die fertige Präsentation erneut in das 4ALLPORTAL hoch (z. B. über die Upload-Funktion an einem Ordner).

Präsentationsvorlage mit einer .pptx Datei via Plugin erstellen

Abfrage Pop-Up zum Öffnen der Vorlage im Webbrowser

Bitte beachte
Ein direktes Speichern oder Überschreiben im DAM ist nicht möglich. Präsentationen müssen nach der Bearbeitung neu hochgeladen werden, damit diese aktualisiert werden. Größere Dateien können zu längeren Ladezeiten führen. Dateien ab einer Größe von 50 MB werden über das Plugin nicht supportet.

Suchen und Filtern

Im linken Bereich des Plugin-Fensters findest du die Filter- und Suchfunktionen:

  • Suche nach Dateinamen

  • Suche nach Dateityp "Bilddateien" oder "PowerPoint"

  • Suche über die Ordnerstruktur

Ergebnisse kannst du über Sortieroptionen in der Navigationsleiste oben verfeinern.

Such -und Filteranzeige im PowerPoint Plug-In

Übersicht und Aktualisierung von Bilddateien

Alle eingefügten Bilder erscheinen im Aufgabenbereich mit weiteren Informationen:

  • Dateiname

  • Folienseiten-Zahl

  • Mit dem "X" rechts auf einer Kachel kannst du Bilder entfernen.

  • Änderungen im DAM werden hier ebenfalls angezeigt.

Übersicht von ausgewählten Bilddateien in PowerPoint via Plug-In

Automatische Aktualisierung

Sobald du in PowerPoint das Plugin mit einer Präsentation öffnest, die Bilder aus dem DAM enthält, erscheinen diese im Aufgabenbereich. Dort wirst du außerdem benachrichtigt, wenn ein Bild im 4ALLPORTAL geändert wurde.

Wurde ein Bild im DAM geändert, erscheint im Aufgabenbereich ein Hinweis.
Um die betroffene Datei zu aktualisieren, gehst du wie folgt vor:

  • Klicke auf die Schaltfläche Zwei Rund-Pfeile auf der Kachel rechts unten.

  • Ein Pop-Up öffnet sich. Bestätige mit Klick auf die Schaltfläche "Update".

  • Du wirst direkt zur betroffenen Folie geführt und das zuvor geöffnete Bild wird durch das aktualisierte Bild ersetzt.

Voraussetzung:

Bilder müssen über das Plugin eingefügt und die Präsentation mit aktivem Plugin geöffnet sein.

Pop-Up zur Durchführung der Aktualisierung einer Datei

Bitte beachte

  • Die Z-Position (vor/hinter Objekten) kann verloren gehen und muss ggf. manuell angepasst werden.

  • Mehrfach eingefügte Bilder müssen einzeln aktualisiert werden.

Verknüpfte Dateien

Durch die Nutzung des Plugins verknüpft das 4ALLPORTAL Bilder und Präsentationen automatisch.

Im Reiter "Übersicht" einer Datei siehst du:

  • In welchen Präsentationen ein Bild genutzt wird

  • Welche Bilder in einer Präsentation enthalten sind

Voraussetzungen dafür sind:

  • Bilder müssen über das Plugin eingefügt worden sein.

  • Die Präsentation muss im DAM hochgeladen worden sein.

"Verknüpfte Dateien" und "Verknüpft mit" einer pptx. Datei in der Detailansicht

Verwendungshistorie

Sobald du mit dem PowerPoint Plugin ein Bild in einer Präsentation platzierst oder eine Präsentationsvorlage aus dem DAM öffnest, wird in der Verwendungshistorie der jeweiligen Datei automatisch ein Eintrag erstellt. Unter „Übertragung“ findest du dann den Hinweis:

  • pptimport bei Bilddateien oder

  • ppttemplate bei Präsentationsvorlagen

Voraussetzungen

  • Bilder müssen über das Plugin eingefügt sein.

  • Präsentationen müssen über das Plugin als Vorlage geöffnet worden sein.

Anzeige der Verwendungshistorie vom pptimport einer Datei

💡 Häufige Fragen

  • Unterscheidet sich das Plugin zwischen Browser und Desktop?
    Ja, die optische Ansicht ist leicht unterschiedlich, die Funktionen bleiben gleich.

  • Was passiert mit geänderten Bildern im DAM?
    Sie werden im Aufgabenbereich als veraltet markiert und können aktualisiert werden.

  • Kann ich Präsentationen direkt im DAM speichern?
    Nein, speichere lokal und lade die Datei danach ins 4ALLPORTAL hoch.

  • Wo sehe ich die Verwendung einer Datei?
    Im Reiter "Verknüpfte Dateien" oder in der "Verwendungshistorie".

Hat dies deine Frage beantwortet?