Im Modul "Kontakte" verwaltest du Personen, die du im 4ALLPORTAL beispielsweise für den Versand von eTickets oder zur Dokumentation von Aktionen brauchst. Oder du einfach die persönlichen Informationen eines Kontakts einsehen möchtest, wie eine Art Adressbuch.
Öffne das Modul über den Eintrag 
im Megamenü unter "Kontakte".
Bitte beachte
Rechte: Das Kontakte-Modul ist fester Bestandteil des Systems und für alle Nutzer standardmäßig aktiviert. Die Anzeige kann vom Administrator rollenabhängig jedoch ganz oder in Teilen ausgeblendet werden.
Hauptansicht
In der Hauptansicht siehst du eine tabellarische Übersicht aller vorhandenen Kontakte. Du kannst hier zwei Arten von "Kontakt" unterscheiden:
Manuell angelegte Kontakte:
z. B. externe Partner oder ProjektbeteiligteBenutzerkontakte:
automatisch aus Benutzerkonten generierte Kontakte – diese sind schreibgeschützt
Manuell angelegte Kontakte kannst du – je nach Berechtigung – bearbeiten.
Benutzerkontakte sind schreibgeschützt und können nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Gekennzeichnet sind diese Art von Kontakten mit einem "Profil-Icon".
Manuell angelegte Kontakte kannst du – je nach Berechtigung – bearbeiten.
Bitte beachte
Ein Kontakt ist nicht zu verwechseln mit einem Benutzer. Ein Benutzer hingegen ist eine registrierte Person im 4ALLPORTAL-System, die sich einloggen kann und über Benutzerrechte verfügt. Die Benutzer werden durch deinen Administrator im Hintergrund verwaltet.
Zu jedem Kontakt werden folgende Informationen angezeigt:
Profilbild: Anzeige eines Bildes für den Kontakt
Vorname: zeigt den Vornamen des hinterlegten Kontakt an
Nachname: zeigt den Nachnamen des hinterlegten Kontakt an
E-Mail: E-Mail-Adresse des Kontakt
Kontakt-Art: Profil-Icon vorhanden, wenn es ein "Benutzerkontakt" ist
Was kannst du hier tun?
Du kannst die Sortierung der Einträge im Header der Liste ändern.
Du kannst die Kontakte über die Checkbox auswählen und Aktionen in der Toolbox ausführen.
Du kannst die Kontakte mithilfe des Filterbereichs links durchsuchen.
Du kannst mit einem Doppelklick auf einen Kontakt die Detailansicht öffnen.
Du kannst Kontakte erstellen.
Du kannst Kontakte vergleichen oder löschen.
Du kannst mehrere Kontakte gleichzeitig verschlagworten.
Hauptansicht des Moduls "Kontakte" mit aktivierter Toolbox
Aktionen in der Toolbox
Die Toolbox mit den verfügbaren Aktionen steht dir in der Hauptansicht und in der Detailansicht zur Verfügung.
Wähle in der Hauptansicht einen oder mehrere Kontakte über die Checkbox aus, um unterschiedliche Aktionen auszuführen:
Ansehen: Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet einen Kontakt in der Detailansicht.Löschen: Ein Klick auf die Schaltfläche
löscht einen Kontakt. Erstellen: Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet ein Pop-up zum Erstellen eines neuen Kontakts.Vergleichen: Ein Klick auf die Schaltfläche
"Kontakte vergleichen"öffnet eine Vergleichsansicht von zwei Kontakten nebeneinander.
Massenänderung: Ein Klick auf die Schaltfläche
(bei Mehrfachauswahl) öffnet eine Verschlagwortungsansicht.
Bitte beachte
Die Aktionen in der Toolbox unterscheiden sich je nachdem, ob du keine, ein oder mehrere Kontakte in der Haupt- oder Detailansicht ausgewählt hast.
Kontakte vergleichen
Mit der Funktion "Kontakte vergleichen“ kannst du zwei Kontaktpersonen nebeneinander darstellen und ihre Informationen Feld für Feld abgleichen:
Wähle in der Hauptansicht des Moduls zwei Kontakte über die Checkboxen aus.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Kontakte vergleichen".Eine Vergleichsansicht mit allen Metadatenfeldern aus der Detailansicht öffnet sich. Auf jeder Seite wird dir ein Kontakt angezeigt.
Mittig zwischen den beiden Kontakten siehst du, ob sich deren Metadaten unterscheiden:
: Abweichung in einem Feld
: keine Unterschiede
Oberhalb des Vorschaubildes im Header kannst du über "Vorheriges" und "Nächstes" zwischen den Kontakten wechseln.
Kontaktvergleich von zwei Kontakten
Unterschiede prüfen und Werte übernehmen
Zwischen den beiden Kontaktansichten siehst du eine schmale Spalte mit Schaltflächen:
Pfeile nach links oder rechts: übernehmen den Wert in das jeweilige Feld des anderen Kontakts.
Drei-Punkte-Menü zwischen den Pfeilen: öffnet eine Auswahl mit den Optionen:
"Den Wert nach rechts kopieren"
"Den Wert nach links kopieren"
Unterhalb der Kontaktinformationen hast du außerdem die Möglichkeit, alle Werte auf einmal zu übertragen mit einem Klick auf "Alles übertragen".
Sobald du eine Übertragung vornimmst, werden am Fuß der Metadaten die Aktionen "Speichern" und "Änderungen zurücksetzen" aktiviert.
Speichere die Änderungen, um den Kontakt zu aktualisieren oder beende den Vergleich rechts oben über die Schaltfläche "Vergleich beenden".
Wert von Kontakt auf anderen Kontakt kopieren oder alle Werte übertragen
Bitte beachte
Diese Funktion dient ausschließlich der visuellen Gegenüberstellung – es erfolgt keine automatische Zusammenführung von Kontakten.
Massenänderung
Wenn du mehrere Kontakte gleichzeitig bearbeiten möchtest, kannst du in der Hauptansicht die Funktion "Massenänderung" nutzen.
Damit lassen sich Metadaten zentral für alle ausgewählten Kontakte anpassen oder löschen:
Aktiviere die gewünschten Kontakte per Checkbox in der Hauptansicht.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Massenänderung".Die neue Ansicht "Massenänderung" öffnet sich:
Links siehst du deine ausgewählten Kontakte. Mittig siehst du alle Metadatenfelder, die du auch in der Detailansicht eines Kontaktes zur Verfügung hast.
Verschlagworten: Klicke in ein Metadatenfeld, um die gewünschten Werte einzugeben.
"Art der Änderung": Sobald du einen Wert eingegeben hast, wird neben dem Metadatenfeld das Dropdown "Art der Änderung" aktiv. Lege hier fest, wie das System mit deinen neuen Werten umgehen soll.
"Alle Werte löschen": Aktiviere bei Bedarf die Checkbox "Alle Werte für dieses Feld löschen", um alle bereits gespeicherten Werte aus diesem Feld zu löschen.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Speichern", um alle Änderungen zu übernehmen.Klicke in der Toolbox bei Bedarf auf die Schaltfläche "Zurücksetzen", um alle Änderungen zu verwerfen.
Filter & Suche
Links neben der Hauptansicht ist der Filterbereich, in dem du die Liste der Kontakte gezielt durchsuchen kannst, z.B. nach einem konkreten Vornamen oder Nachname.
Verwende für deine Suche folgende Kriterien:
Vorname
Nachname
Position
e-Mail
Sobald du mit dem Filtern beginnst, siehst du in der Hauptansicht schon die ersten Ergebnisse. Du kannst auch mehrere Filter kombinieren.
Aktive Filter werden farblich hervorgehoben.
Möchtest du einen häufig genutzten Filter speichern oder nach einem bereits gespeicherten oder geteilten Filter suchen, nutze die Funktion "Gespeicherte Filter".
Detailansicht
Öffne die Detailansicht eines Kontakt entweder per Doppelklick auf einen Eintrag oder über die Schaltfläche "Ansehen" in der Toolbox.
Die Detailansicht eines Kontakt zeigt dir:
persönliche Kontaktinformationen zum Benutzer an.
auf der linken Seite ein Profilbild.
den Bereich Informationen zu Dateien an – dort siehst du z. B., welche Dateien von dem Kontakt heruntergeladen wurden oder mit dem Kontakt verknüpft sind.
Kontakt erstellen und bearbeiten
Die Toolbox zu Bearbeitungsmöglichkeiten eines Kontakt steht dir in der Hauptansicht und in der Detailansicht mit verschiedenen Aktionen zur Verfügung.
Neuen Kontakt erstellen
So legst du einen neuen Kontakt direkt im Modul Kontakte an:
Klicke in der Toolbox auf auf die Schaltfläche
"Erstellen".Ein Eingabefenster öffnet sich. Trage in den gewünschten Feldern die Kontaktinformationen ein.
Klicke zum Abschluss in der Toolbox die Schaltfläche
"Speichern".
Der Kontakt wird sofort erstellt und du gelangst automatisch in die Detailansicht.
Du kannst dem Kontakt nach dem Speichern optional ein Unternehmen zuweisen:
Klicke im Feld "Unternehmen" auf das Link-Icon
ein Auswahlfenster "Unternehmen hinzufügen" öffnet sich. Wähle ein Unternehmen aus oder nutze den linken Suchfilter, um nach einem bestimmten Unternehmen zu suchen. Deine Auswahl erfolgt per Klick auf den Eintrag oder aktiviere die Checkbox.
Bestätige mit "Auswahl hinzufügen".
Das ausgewählte Unternehmen wird dem Kontakt im Feld "Unternehmen" hinzugefügt.
Profilbild hinzufügen oder ändern
Nach dem Speichern kannst du das Profilbild in der Detailansicht verwalten:
Profilbild hochladen:
Fahre mit der Maus über das Profilbild links.Klicke auf das erscheinende
Wolken-Symbol, um ein Bild vom Computer hochzuladen oder klicke rechts daneben auf das 
Galerie-Symbol, um ein vorhandenes Bild aus dem 4ALLPORTAL auszuwählen.Profilbild löschen:
Klicke auf das
Mülleimer-Symbol, um das aktuelle Bild zu entfernen.
Wenn kein Bild vorhanden ist, wird automatisch ein Platzhalter mit Initialen angezeigt.
Erstellung eines Kontaktes nach Speichern, um ein Profilbild hinzuzufügen
Dateien in der Detailansicht eines Kontakts
In der Detailansicht findest du im unteren Bereich zwei Abschnitte zur Dateihistorie und -verknüpfung:
Von diesem Kontakt heruntergeladene Dateien
Hier siehst du eine Übersicht aller Dateien, die der ausgewählte Kontakt heruntergeladen hat. Angezeigt werden relevante Metadaten (in der Tabellenansicht) wie:
Verwendet am: Datum und Uhrzeit des Downloads
Benutzername: E-Mail-Adresse des Nutzers
Dateiname: Name der heruntergeladenen Datei
Link zum Datensatz: Verknüpfung zur Originaldatei im System
Übertragung: Art des Downloads (z. B. „eTicket | download“)
Downloadprofil: Angabe des verwendeten Profils (z. B. Original)
Detailansicht eines Kontaktes zu heruntergeladenen Dateien
Dateien, in denen dieser Kontakt zu finden ist
In diesem Bereich werden alle Dateien angezeigt, mit denen der Kontakt in Verbindung steht – z. B. durch eine Verschlagwortung oder Nutzung in Metadatenfeldern. Ist keine Verknüpfung vorhanden, erscheint der Hinweis „Ihre Suche ergab keine Treffer“.
Am unteren Rand beider Bereiche findest du zusätzliche Funktionen zur Ergebnisanzeige:
Wechsel zwischen Kachel- und Tabellenansicht
Anzahl der Ergebnisse pro Seite ändern
Blättern durch mehrere Ergebnisseiten
Ergebnisse aktualisieren mit dem „Aktualisieren“-Symbol
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen einem Kontakt und einem Benutzer?
Ein Kontakt ist ein Eintrag im Adressbuch. Ein Benutzer ist eine registrierte Person mit Login und Rollen im System.Kann ich Benutzerkontakte bearbeiten oder löschen?
Nein, Benutzerkontakte sind geschützt und nur über das Benutzer-Modul veränderbar.Wird beim Löschen eines Kontakts auch der Benutzer entfernt?
Nein, nur der Kontakt wird entfernt – der Benutzer bleibt im System erhalten.Wofür nutze ich den Kontaktvergleich?
Mit dem Vergleich kannst du zwei Kontakte nebeneinander anzeigen und ihre Informationen Feld für Feld abgleichen und übertragen.