Im Modul "Kontakte" können Personen mit persönlichen Informationen und Kontaktdaten global gepflegt werden.
Du kannst das Modul wie ein Adressbuch nutzen, wenn du z.B. eine Telefonnummer suchst, oder als Grundlage für die Empfänger von eTickets oder Downloadpaketen.
Öffne das Modul über den Eintrag 
"Kontakte" im Megamenü:
Bitte beachte
Das Kontakte-Modul ist fester Bestandteil des Systems und für alle Nutzer standardmäßig aktiviert. Die Anzeige kann vom Administrator rollenabhängig jedoch ganz oder in Teilen ausgeblendet werden.
Hauptansicht
In der Hauptansicht siehst du eine tabellarische Übersicht aller vorhandenen Kontakte. Zu jedem Kontakt werden dir folgende Informationen angezeigt:
Profilbild: Anzeige eines Bildes für den Kontakt (wenn vorhanden)
Vorname: zeigt den Vornamen des hinterlegten Kontakt an
Nachname: zeigt den Nachnamen des hinterlegten Kontakt an
E-Mail: E-Mail-Adresse des Kontakt
Benutzerkontakt-Icon
: mit einem Benutzer synchronisierter Kontakt
Was kannst du hier tun?
Du kannst die Sortierung der Einträge im Header der Liste ändern.
Du kannst die Kontakte mithilfe des Filterbereichs links durchsuchen.
Du kannst mit einem Doppelklick auf einen Kontakt die Detailansicht öffnen und einen Kontakt bearbeiten.
Du kannst Kontakte über die Checkbox auswählen und Aktionen in der Toolbox ausführen.
Hauptansicht des Moduls "Kontakte" mit verfügbaren Aktionen in der Toolbox
Suche & Filter
Links neben der Hauptansicht ist der Filterbereich, in dem du die Liste der Kontakte gezielt durchsuchen kannst. Verwende für deine Suche folgende Kriterien:
Vorname
Nachname
Position
E-Mail-Adresse
Sobald du mit dem Filtern beginnst, siehst du in der Hauptansicht schon die ersten Ergebnisse. Du kannst auch mehrere Filter kombinieren.
Aktive Filter werden farblich hervorgehoben.
Möchtest du einen häufig genutzten Filter speichern oder nach einem bereits gespeicherten oder geteilten Filter suchen, nutze die Funktion "Gespeicherte Filter".
Aktionen in der Toolbox
Die Toolbox mit den verfügbaren Aktionen steht dir sowohl in der Hauptansicht als auch in der Detailansicht eines Kontaktes zur Verfügung:
Ansehen:
Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet einen Kontakt in der Detailansicht, wo du ihn auch bearbeiten kannst.Erstellen:
Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet ein Pop-up zum Erstellen eines neuen Kontakts.Vergleichen (zwei ausgewählte Kontakte):
Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet eine Vergleichsansicht für zwei Kontakte, in der auch Metadaten übertragen werden können.Massenänderung (zwei oder mehr ausgewählte Kontakte):
Ein Klick auf die Schaltfläche
öffnet die Ansicht für eine Massenänderung.Löschen:
Ein Klick auf die Schaltfläche
löscht einen Kontakt.
Bitte beachte
In der Hauptansicht musst du zuerst einen oder mehrere Kontakte über die Checkbox auswählen, um die Aktionen in der Toolbox sehen zu können.
Die Aktionen unterscheiden sich je nachdem, ob du keine, einen oder mehrere Kontakte ausgewählt hast.
Ein Benutzerkontakt kann nur gelöscht werden, wenn der Kontakt (und nicht der Benutzer) die aktive Datenquelle ist.
Neuen Kontakt erstellen
So legst du einen neuen Kontakt direkt im Modul Kontakte an:
Klicke in der Hauptansicht auf die Schaltfläche
"Erstellen" in der Toolbox.Ein Eingabefenster öffnet sich. Trage in den gewünschten Feldern die Kontaktinformationen ein.
Klicke zum Abschluss in der Toolbox die Schaltfläche
"Speichern".
Der Kontakt wird sofort erstellt und du gelangst automatisch in die Detailansicht, in der du weitere Informationen ergänzen und deine Angaben bearbeiten kannst.
Detailansicht & Bearbeitung
Öffne die Detailansicht eines Kontaktes entweder per Doppelklick auf einen Eintrag in der Hauptansicht oder über die Schaltfläche "Ansehen" in der Toolbox.
Die Detailansicht eines Kontakt zeigt dir alle bisher gespeicherten Informationen:
persönliche Kontaktinformationen und Notizen
Profilbild
mit diesem Kontakt verknüpfte Dateien
In der Detailansicht hast du außerdem die Möglichkeit, einen Kontakt zu bearbeiten.
Kontakt einem Unternehmen zuweisen
Nach dem Speichern kannst du einem Kontakt ein Unternehmen zuweisen:
Klicke im Feld "Unternehmen" auf die Link-Schaltfläche
.Das Auswahlfenster "Unternehmen hinzufügen" öffnet sich.
Wähle ein Unternehmen aus oder nutze den linken Suchfilter, um nach einem bestimmten Unternehmen zu suchen. Deine Auswahl erfolgt per Klick auf den Eintrag oder aktiviere die Checkbox.
Bestätige mit "Auswahl hinzufügen".
Das ausgewählte Unternehmen wird dem Kontakt im Feld "Unternehmen" hinzugefügt.
Profilbild hinzufügen
Nach dem Speichern kannst du einem Kontakt ein Profilbild hinzufügen. Fahre dafür mit der Maus über das Profilbild links. Drei Optionen erscheinen:
Neues Bild hochladen
Klicke auf die Schaltfläche Upload
, um ein Bild von deinem Computer hochzuladen.Bild auswählen
Klicke auf die Schaltfläche Bild hinzufügen
, um ein vorhandenes Bild aus dem 4ALLPORTAL auszuwählen.Profilbild löschen
Klicke auf die Schaltfläche Mülleimer
, um das aktuelle Bild zu entfernen.
Wenn kein Bild ausgewählt ist, wird automatisch ein Platzhalter mit Initialen angezeigt.
Hinzufügen eines Profilbildes nach dem Erstellen eines Kontaktes
Mit Kontakt verknüpfte Dateien
In der Detailansicht findest du im unteren Bereich zwei Abschnitte, die dir anzeigen, mit welchen Dateien dieser Kontakt in Verbindung steht.
Am unteren Rand der Abschnitte findest du Funktionen zur Ergebnisanzeige:
Wechsel zwischen Kachel- und Tabellenansicht
Anzahl der Ergebnisse pro Seite ändern
Blättern durch mehrere Ergebnisseiten
Ergebnisse aktualisieren
Von diesem Kontakt heruntergeladene Dateien
Hier siehst du eine Übersicht aller Dateien, die dieser Kontakt heruntergeladen hat.
In der Tabellenansicht werden dir relevante Metadaten angezeigt:
Verwendet am: Datum und Uhrzeit des Downloads
Benutzername: E-Mail-Adresse des Nutzers
Dateiname: Name der heruntergeladenen Datei
Link zum Datensatz: Verknüpfung zur Originaldatei im System
Übertragung: Art des Downloads (z. B. "eTicket" oder "Download")
Downloadprofil: Angabe des verwendeten Profils (z. B. Original)
Listenansicht mit den von diesem Kontakt heruntergeladenen Dateien
Dateien, in denen dieser Kontakt zu finden ist
Ist in deinem System die Funktion AI-Tagging aktiv, werden in diesem Bereich alle Dateien angezeigt, mit denen dieser Kontakt verknüpft wurde (mehr Details).
Kontakte vergleichen
Mit der Funktion "Kontakte vergleichen" kannst du zwei Kontakte nebeneinander darstellen und bei Bedarf Metadaten von einem Kontakt auf den anderen übertragen.
Wähle in der Hauptansicht des Moduls zwei Kontakte über die Checkboxen aus.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche
"Kontakte vergleichen".Eine Vergleichsansicht mit allen Metadatenfeldern aus der Detailansicht öffnet sich. Auf jeder Seite wird dir ein Kontakt angezeigt.
Mittig zwischen den beiden Kontakten siehst du, ob sich deren Metadaten unterscheiden:
: Abweichung in einem Feld
: keine Unterschiede
Oberhalb des Vorschaubildes im Header kannst du über "Vorheriges" und "Nächstes" zwischen den Kontakten wechseln.
Kontaktvergleich von zwei Kontakten
Metadaten übernehmen
Zwischen den beiden Kontaktansichten siehst du eine schmale Spalte mit Schaltflächen:
Pfeile nach links oder rechts: übernehmen den Wert in das jeweilige Feld des anderen Kontakts.
Drei-Punkte-Menü zwischen den Pfeilen: öffnet eine Auswahl mit den Optionen:
"Den Wert nach rechts kopieren"
"Den Wert nach links kopieren"
Unterhalb der Kontaktinformationen hast du außerdem die Möglichkeit, alle Werte auf einmal zu übertragen mit einem Klick auf "Alles übertragen".
Sobald du eine Übertragung vornimmst, werden am Fuß der Metadaten die Aktionen "Speichern" und "Änderungen zurücksetzen" aktiviert.
Speichere die Änderungen, um den Kontakt zu aktualisieren oder beende den Vergleich rechts oben über die Schaltfläche "Vergleich beenden".
Bitte beachte
Es erfolgt keine automatische Zusammenführung von Kontakten.
Synchronisierte Kontakte
Du kannst in der Hauptansicht zwei Arten von Kontakten unterscheiden:
manuell angelegte Kontakte, z. B. externe Partner oder Projektbeteiligte
Benutzerkontakte, die mit einem Benutzerkonto verknüpft sind
Du erkennst Benutzerkontakte an ihrem Profil-Icon 
:
Kontaktliste mit zwei synchronisierten Benutzerkontakten
Benutzer sind im 4ALLPORTAL registrierte Personen, die sich einloggen können und über Benutzerrechte verfügt. Sie werden durch einen Administrator verwaltet.
Der Administrator kann für einen Benutzer festlegen, ob dieser automatisch einen Eintrag im Modul Kontakte bekommen soll. Dieser Benutzerkontakt erhält im Modul Kontakte das Profil-Icon .
Alle Änderungen am Benutzer werden automatisch für den synchronisierten Kontakt übernommen. Der Benutzer ist die aktive Datenquelle, die auch editierbar ist.
Der Kontakt kann im Modul Kontakte nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Weiterführende Informationen
Help Center Artikel: Benutzer als Kontakt anlegen
Automatisch erstellte Kontakte (Share-User)
Wenn du Dateien über ein eTicket oder Downloadpaket zur Verfügung stellst, kannst du als Empfänger auch die E-Mail-Adresse einer Person angeben, die bisher noch nicht als Benutzer oder Kontakt im System registriert ist.
In dem Fall legt das System für diesen Empfänger automatisch einen Kontakt im Modul Kontakte an.
Gleichzeitig wird auch ein Benutzer im Modul Benutzer angelegt. Bei diesen Share-Usern ist der Kontakt die aktive Datenquelle. Share-User können daher auch nur im Modul Kontakte bearbeitet oder gelöscht werden.
💡 Häufige Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen einem Kontakt und einem Benutzer?
Ein Kontakt ist ein Eintrag im Adressbuch. Ein Benutzer ist eine registrierte Person mit Login und Rollen im System.Was ist ein Benutzerkontakt?
Ein Benutzerkontakt ist ein Kontakt, der über eine Synchronisation automatisch aus einem Benutzer erstellt wurde.Kann ich Benutzerkontakte bearbeiten oder löschen?
Ja, du kannst Kontakte, die mit einem Benutzer verknüpft sind, bearbeiten oder löschen. Da ist aber nur möglich, wenn der Kontakt die aktive Datenquelle ist und du die entsprechenden Rechte hast.Was sind Share-User?
Share-User werden automatisch vom System angelegt, wenn du eine neue E-Mail-Adresse als Empfänger für ein eTicket oder Downloadpaket nutzt. Sie haben nur die für den angelegten Download vorgesehenen Rechte und können sich nicht regulär im 4ALLPORTAL anmelden.