Suchen ist einfach, wenn die gewünschten Ergebnisse angezeigt werden. Leider ist das nicht immer der Fall. Aber keine Sorge: Oft genügt schon ein kleiner Kniff. 😉
Damit du die passenden Suchergebnisse findest, haben wir hier einige Hinweise und Lösungsansätze für dich zusammengestellt.
Grundlegende Hinweise & Tipps
Wenn du die folgenden Hinweise beachtest, kannst du viele Problemursachen bei einer Suche besser verstehen und direkt ausschließen:
Eingaben prüfen
Schreibweise und Tippfehler
Buchstabendreher oder Falschschreibweisen können relevante Ergebnisse verhindern. Prüfe bei Problemen deine Eingaben.Übersehene Filter aus einer vorherigen Suche
Oftmals werden vorhandene Filtereinstellungen aus vorherigen Suchen übersehen. Setze vorhandene Eingaben ggf. zurück.Unpräzise Suchbegriffe
Wenn du zu allgemein oder mehrdeutig formulierst, kann die Suche ggf. nicht erkennen, was du genau suchst. Prüfe, ob du deine Suche eingrenzen kannst.
Technische Hintergründe
Metadaten & Verschlagwortung
Suchfelder durchsuchen immer Metadatenfelder. Gefunden werden kann also nur, was als Information an einem Objekt gespeichert ist (z.B. Dateityp oder Dateigröße) oder verschlagwortet wurde (z.B. Beschreibung oder Artikelnummer). Ist dies nicht der Fall, kann eine Suche erfolglos bleiben.
Individuelle Suchfelder
Suchfelder durchsuchen ganz bestimmte Metadatenfelder. Gibst du in ein Suchfeld z.B. einen Dateinamen ein, kommt nur dann ein Ergebnis, wenn dieses Suchfeld auch das Metadatenfeld "Dateiname" durchsucht.Modulabhängige Suchfilter
Suchst du über den Filterbereich eines Moduls, werden auch nur Ergebnisse dieses Moduls geliefert. Nutze die Globale Suche im Header, um modulübergreifende Vorschläge in einem Drop-Down zu bekommen.Suchlogik
Manche Suchfelder benötigen logische Operatoren (z.B. UND, ODER, NICHT), Anführungszeichen (z.B. bei einer Volltextsuche) oder weitere Filter (z.B. Datum, Dateityp), um die richtigen Treffer zu liefern.
Zugriff
Das System muss Zugriff auf die relevanten Datenquellen haben. Ist die Verbindung zum Dateisystem oder zur Datenbank gestört, können die Objekte nicht angezeigt werden.
Andere Suchergebnisse & Suchfelder als Kollegen
Wenn du weniger oder andere Suchergebnisse angezeigt bekommst als deine Kollegen, oder du andere Suchfelder hast, kann das mehrere Gründe haben:
Abweichende Rollen & Rechte
Jede Rolle hat nur Zugriff auf bestimmte Module und Inhalte. Wenn deine Benutzerrolle nicht der Rolle deiner Kollegen entspricht, kannst du andere Suchergebnisse bekommen, z.B. weil die Rechte auf eine bestimmte Datei eingeschränkt sind. Auch Suchfilter können je Rolle abweichen und z.B. unterschiedliche Metadatenfelder durchsuchen.
Abweichende Infrastruktur
In manchen Fällen können Browsereinstellungen oder das genutzte Betriebssystem zu Abweichungen führen. Ein MAC verarbeitet Sonderzeichen z.B. anders als ein Windows-Rechner. Ein altes Suchergebnis im Cache kann andere Objekte anzeigen.
Wende dich an deinen Administrator, wenn dir wichtige Filter fehlen oder du benötigte Objekte nicht finden kannst.
Falls die Suche trotz der berücksichtigten Hinweise und Tipps nicht wie erwartet arbeitet, findest du im Folgenden unterschiedliche Ansätze je Problemfall.
Problemlösungen
Kein Ergebnis, obwohl es passende Objekte gibt
Wenn du ein konkretes Objekt nicht finden kannst oder sicher bist, dass es eigentlich Ergebnisse geben müsste, probiere die folgenden Lösungsansätze:
Prüfe, ob alle Suchfelder korrekt befüllt sind. Schon ein nicht passender Wert (z. B. ein Tippfehler oder falscher Status) kann Dateien ausschließen.
Achte auf Sonderzeichen, Groß- und Kleinschreibung oder zu viele Leerzeichen.
Verwende Teilbegriffe statt ganzer Namen: Auch wenige Buchstaben reichen schon für Ergebnisse aus.
Prüfe ggf. genutzte Operatoren: AND lässt nur eine Kombination zu, OR lässt Alternativen zu.
Leere testweise ein einzelnes Feld, um mögliche Eingabefehler einzugrenzen.
Setze die Suche vollständig zurück und starte mit einem einfachen Kriterium neu.
Prüfe, ob es Synonyme und andere Alternativen für den Suchbegriff gibt.
Prüfe die Aktualität: Manchmal existiert ein gesuchtes Objekt nicht (mehr).
Prüfe, ob du im richtigen Modul suchst (eine Suche nach einer Datei bleibt im Modul "Sammlungen" erfolglos).
Prüfe, ob du im korrekten Ordner suchst. Prüfe, ob der Ordner, der das gesuchte Objekt enthält, auch für dich freigegeben ist.
Ergebnisliste zu allgemein oder unübersichtlich
Wenn du zu viele Ergebnisse bekommst, probiere die folgenden Lösungsansätze:
Kombiniere die verfügbaren Filter, um deine Suche einzugrenzen, z. B. "Dateityp" + "Status" + "Schlagwort".
Nutze die Ordnerstruktur als Filter, wenn du weißt, wo die gesuchte Datei abgelegt ist.
Nutze die Sortierungsmöglichkeiten oberhalb der Ergebnisliste, um die Liste z.B. nach Erstelldatum, Größe oder Anzeigename zu sortieren.
Globale Suche: Die globale Suche zeigt alle Ergebnisse modul-übergreifend an, eine Sortierung oder Filterung ist hier nicht möglich. Prüfe, ob du eine gezielte Suche in einem Modul durchführen kannst.
Die Suche reagiert nicht
Wenn die Ergebnisliste sich nicht automatisch aktualisiert, probiere die folgenden Lösungsansätze:
In manchen Modulen ist die Echtzeitsuche deaktiviert, die dir bei den ersten Einträgen direkt Ergebnisse anzeigt. Du musst dann nach dem Ausfüllen der Filter aktiv auf "Suchen" klicken.
Prüfe, ob ein Browser-Addon (z. B. Werbeblocker) die Funktion blockiert.
Die Suche ist zu langsam
Wenn die Ergebnisliste sehr lang braucht, um Ergebnisse anzuzeigen, probiere die folgenden Lösungsansätze:
Prüfe oberhalb der Ergebnisliste, wie viele Ergebnisse pro Seite angezeigt werden und setze die Anzahl gegebenenfalls herunter.
Ein Administrator kann die Datenbank-Indizes prüfen. Eine schnelle Suche setzt einen effizient aufgesetzten Index auf schnellen Datenträgern voraus:
Ist die Datenbank optimiert? Gibt es ausreichend Ressourcen für die Suchanfragen?
Werden Objekte gesucht, für die Indizes nicht oder nur ineffizient genutzt werden?
Werden schnelle SSDs als Datenträger genutzt?
Die Zurücksetzen-Funktion löscht nicht alle Eingaben
Wenn du deine Suchfilter nicht zurücksetzen kannst, probiere die folgenden Lösungsansätze:
In seltenen Fällen werden benutzerdefinierte oder zwischengespeicherte Filter nicht vollständig zurückgesetzt.
Aktualisiere die Seite im Browser und öffne das Modul erneut, um mit einer leeren Suche zu starten.
Leere die Eingabefelder manuell, falls die Funktion nicht reagiert.
Die Volltextsuche liefert keine oder unvollständige Ergebnisse
Wenn die Volltextsuche nicht die erwarteten Ergebnisse liefert, probiere die folgenden Lösungsansätze:
Achte auf die richtige Nutzung der Suchoperatoren
+,-,*," "oder( ). Die Regeln werden strikt interpretiert:Nutze
+für Pflichtbegriffe (muss enthalten sein) und-für Ausschluss (darf nicht enthalten sein). "+Birne -Apfel" liefert nur Dokumente, die "Birne" enthalten, aber nirgendwo "Apfel".Der Platzhalter
*funktioniert nur am Wortende: "Apf*" findet "Apfelbaum", aber nicht "GrünerApfel". Am Wortanfang oder mittig funktioniert*nicht.Anführungszeichen
" "finden nur exakte Phrasen, inkl. Leerzeichen oder Sonderzeichen: "Marketing-Kampagne 2026".Nutze Klammern, um logische Gruppen zu bilden: "+(Apfel Birne)" sucht liefert Dokumente mit einem der beiden Begriffe.
Vermeide unnötige Kombinationen mit Suchoperatoren wie "+Apfel -Apfel".
Beachte, dass Groß- und Kleinschreibung für die Ergebnisse der Volltextsuche nicht relevant sind. "APFEL" findet auch "Apfel" und umgekehrt.
Beachte, dass nur durchsuchbare Dokumente (z. B. PDF, DOCX) berücksichtigt werden können.
Bitte ggf. deinen Administrator, die Konfiguration der Volltextsuche zu prüfen.
Diese Schritte sollten dir helfen, Probleme beim Suchen erfolgreich zu lösen.
Melde dich gern, wenn dir noch Informationen fehlen👍