Mit dem PowerPoint Plugin Version 5 verbindest du dein 4ALLPORTAL direkt mit Microsoft PowerPoint. Über eine Schaltfläche kannst du Bilder und Vorlagen aus dem System in deine Präsentationen einfügen oder öffnen.

Das Plugin wird als 4App in Microsoft PowerPoint installiert und steht dir sowohl in der Desktop- als auch in der Browserversion zur Verfügung.

Nach dem Login öffnet sich im rechten Aufgabenbereich ein eigenes Fenster mit einer reduzierten Ansicht des DAM.

Dort kannst du Bilddateien und Präsentationsvorlagen suchen, filtern und mit einem Klick in PowerPoint einfügen.

Überblick im PowerPoint Plugin Version 5 in der Anwendung "PowerPoint"

Was kannst du hier tun?

Du kannst Bilder direkt aus dem DAM in eine Folie oder einen Platzhalter importieren.
Du kannst Unternehmensvorlagen aus dem DAM öffnen und in PowerPoint verwenden.
Du kannst Bilder und Präsentationen über die gewohnten Such- und Filtermöglichkeiten finden.
Du kannst alle verwendeten Dateien automatisch im 4ALLPORTAL verknüpfen lassen.
Du kannst über die automatische Aktualisierung prüfen, ob sich DAM-Bilder geändert haben, und sie mit einem Klick aktualisieren.
Du kannst im Modul "Verwendungshistorie" nachvollziehen, wo Bilder und Vorlagen über das Plugin eingesetzt wurden.

Hinweise

Im Plugin werden ausschließlich Bild- und Präsentationsdateien angezeigt.
Alle verwendeten Bilder erscheinen im Aufgabenbereich für Add-Ins in der PowerPoint-Anwendung.
In der DAM-Detailansicht findest du die Verknüpfungen unter "Verknüpfte Dateien".
Änderungen oder gelöschte Bilder im DAM werden beim nächsten Öffnen der Präsentation automatisch erkannt.

Systemvoraussetzungen des PowerPoint Plugins

Das PowerPoint Plugin erweitert Microsoft PowerPoint um die direkte Nutzung von Dateien aus dem 4ALLPORTAL. Damit es funktioniert, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt und die passende 4App installiert sein:

Microsoft 365

Das PowerPoint Plugin ab Version 5.0 nutzt die PowerPoint API, die nur in Microsoft 365 (lokal und im Browser) verfügbar ist. Ältere Office-Versionen werden nicht unterstützt.

Microsoft Edge WebView 2
Der Aufgabenbereich in PowerPoint läuft über Microsoft Edge. Auf jedem Rechner muss daher Edge WebView 2 installiert sein:

Windows 11: in der Regel bereits enthalten.
Windows 10: abhängig vom Update-Stand (Evergreen Bootstrapper).

Benötigte 4Apps

Für die Nutzung des PowerPoint Plugins ist die Installation und Aktivierung folgender 4App erforderlich:

PowerPoint Plugin (4allportal-object_selection_ppt), Version 5.0 oder höher

Mit der Aktivierung wird im Benutzerprofil ein Download mit der Datei manifest.xml bereitgestellt. Diese Datei wird benötigt, um das Plugin in PowerPoint einzubinden.

Abhängigkeiten (Dependencies)

Zusätzlich müssen folgende 4Apps im 4ALLPORTAL installiert sein:

Core Engine (4allportal-core), Version 3.10.20 oder höher
Digital Asset Management (4allportal-dam), Version 3.10 oder höher
Essentials (4allportal-essentials), Version 3.10 oder höher
Object Picker (4allportal-object_selection), Version 4.1.1 oder höher (wird automatisch installiert, wenn das PowerPoint Plugin hinzugefügt wird.)

Weitere Informationen zur Installation von 4Apps finden Administratoren in der App-Management-Dokumentation.

Anmeldung über AD und SSO

Ab Version 5.0 unterstützt das PowerPoint Plugin die Anmeldung über Active Directory (AD) und Single Sign-On (SSO). Wenn beides im 4ALLPORTAL eingerichtet ist, kann die Anmeldung auch direkt über das Plugin erfolgen.

4App-Aktualisierungen

Wenn eine neue Version des PowerPoint Plugins verfügbar ist, erscheint eine Benachrichtigung im App-Management. Führen Sie das Update aus, um Verbesserungen zu erhalten.

manifest.xml aktualisieren
Für manche Updates ist es erforderlich, auch die Datei manifest.xml auszutauschen (siehe Release Notes). Nach dem Update die neue Datei herunterladen und die alte ersetzen.

Technische Funktionsweise

Das PowerPoint-Plugin nutzt den Browser Microsoft Edge, um Inhalte im Aufgabenbereich und in Pop-up-Fenstern anzuzeigen.
Die Übertragung von Bildern und Präsentationen erfolgt über die PowerPoint API.
Bilder werden dabei vom 4ALLPORTAL vorab in einen base64-String konvertiert, bevor sie an PowerPoint übergeben werden.

Unterstützte Formate und Qualität

Bildformate

Unterstützt werden die Formate JPEG, PNG und BMP.

Konvertierung:
Vor der Übergabe an PowerPoint wird jedes Bild vom 4ALLPORTAL in einen base64-String umgewandelt. Im 4ALLPORTAL bleibt das ursprüngliche Format erhalten.
Qualität:
Es wird stets das "Large"-Derivat des 4ALLPORTAL übergeben – dieselbe Qualität, die auch in der Vollbildansicht sichtbar ist.

Präsentationsformate

Unterstützt wird das Format PPTX.

Dateigröße:
Für reibungsloses Arbeiten wird eine maximale Dateigröße von 10 MB empfohlen. Größere Dateien führen zu längeren Ladezeiten. Ab 50 MB werden Dateien nicht mehr unterstützt.
Speichern:
Präsentationen können über das Plugin nicht gespeichert oder aktualisiert werden. Lege neue Präsentationen lokal auf deinem Rechner ab und importiere sie anschließend ins 4ALLPORTAL.

Verfügbare Schriftarten

Im 4ALLPORTAL wird bei PowerPoint-Dateien eine Vorschau angezeigt, die beim Upload oder Import erstellt wird. Für die Konvertierung werden die Tools Aspose und Ghostscript/ImageMagick verwendet:

Wenn eine Schriftart aus der Originaldatei nicht verfügbar ist, wird eine Ersatzschriftart für die Vorschau genutzt.
Unterstützt werden alle TrueType- (ttf) und OpenType-Schriften (otf).
Eigene Schriften können zusätzlich im Ordner "custom/global/fonts" hinterlegt werden.

Prüfe die verfügbaren System- und 4ALLPORTAL-Schriften direkt in deinem Betriebssystem.

Automatische Verknüpfung und Aktualisierung

Wenn ein DAM-Bild in eine Präsentation eingefügt wird, erstellt das Plugin im Hintergrund ein Office-Shape.
Dieses Shape wird mit Tags versehen, z. B. "lastmodified", um das Bild mit der Präsentation im 4ALLPORTAL zu verknüpfen:

Präsentationen und eingefügte Bilder erscheinen im 4ALLPORTAL im Bereich "Verknüpfte Dateien".
Änderungen an einem Bild werden in PowerPoint gekennzeichnet und können aktualisiert werden.

Voraussetzungen

Damit eine Präsentation im 4ALLPORTAL verknüpft wird, musst du sie nach der Bearbeitung wieder ins System hochladen. Ein Workflow prüft die Tags und stellt die Verknüpfung her.
Damit geänderte Bilder erkannt werden, öffne die Präsentation über das Plugin in PowerPoint. Dabei wird der Wert "lastmodified" mit dem aktuellen Stand im 4ALLPORTAL verglichen. Weicht dieser ab, erhältst du im Aufgabenbereich von PowerPoint einen Hinweis auf eine neuere Version.

💡 Häufige Fragen (FAQ)

Welche Dateiformate unterstützt das Plugin?
Es sind Bilddateien (z. B. JPG, PNG) und PowerPoint-Dateien (PPTX) nutzbar.
Muss ich Dateien vorher herunterladen?
Nein, du kannst sie direkt aus dem DAM einfügen.
Wo sehe ich, welche Dateien in einer Präsentation genutzt werden?
Im Aufgabenbereich des Plugins in PowerPoint sowie in der DAM-Detailansicht unter "Verknüpfte Dateien".
Kann ich Vorlagen für alle Mitarbeiter bereitstellen?
Ja, Vorlagen können zentral im DAM abgelegt und über das Plugin geöffnet werden.
Funktioniert das Plugin mit älteren PowerPoint-Versionen?
Nein, es wird Microsoft 365 benötigt.