Sobald das Plugin auf deinem Rechner installiert und verbunden ist, findest du es direkt in InDesign unter Fenster > Erweiterungen > 4ALLPORTAL - InDesign Plugin.
Du kannst dich mit deinen gewohnten 4ALLPORTAL Zugangsdaten anmelden.
Vorbereitung
Für die Nutzung des Plugins gelten die gleichen Bedingungen wie für den Export eines InDesign-Dokuments z.B. als Druck-PDF.
Bevor du mit der Berechnung von Vorschauen und Verknüpfungen startest, prüfe darum zuerst die folgenden Voraussetzungen:
InDesign
Stelle sicher, dass die InDesign-Dokumente mit allen verknüpften Dateien im 4ALLPORTAL vorliegen (Checkliste).
Stelle sicher, dass alle Schriftarten der InDesign-Dokumente auf deinem Rechner installiert sind (ansonsten wird für die Vorschau eine Systemschrift verwendet).
Stelle sicher, dass deine InDesign-Version mit denen der InDesign-Dokumente kompatibel ist.
Stelle sicher, dass alle InDesign-Dokumente gespeichert und geschlossen sind.
Schalte ggf. eine Schriftenverwaltung oder PreFlight-Software aus.
Netzwerk
Stelle sicher, dass eine Netzlaufwerkverbindung zum 4ALLPORTAL besteht.
Mac-Benutzer: Verbinde das Netzlaufwerk vor der Nutzung neu, um den Finder-Cache zu leeren (macOS hat bekannte Probleme mit dem SMB-Protokoll, was zu Speicherfehlern und Datenverlust führen kann).
4ALLPORTAL
Für die Analyse der Dokumente benötigst du die folgende Rechte im 4ALLPORTAL:
Schreib- und Lese-Rechte für das Modul "Dateien"
Lese-Rechte für das Modul "Ordner"
Lese-Rechte für das Modul "Markups"
Wenn alles passt, kannst du loslegen. 💪
Das Plugin-Menü in InDesign
Über die Hauptansicht des Plugins stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:
Über dein Profilbild 
kannst du dich vom 4ALLPORTAL abmelden oder die Dokumentation öffnen.
Die beiden Hauptfunktionen (Vorschauen berechnen und Verknüpfungen aktualisieren) startest du mit der Analyse.
Analyse
Bei der Analyse von InDesign-Dokumenten werden zwei Prozesse angestoßen:
die Vorschauen im 4ALLPORTAL werden berechnet bzw. aktualisiert
die Pfade von verknüpften Dateien werden berechnet bzw. aktualisiert
Diese Prozesse werden für alle InDesign-Dokumente gestartet, die im 4ALLPORTAL den InDesign Plugin Status "Offen" oder "Offen (durch Änderungen)" haben.
Du öffnest die Analyse über die Schaltfläche 
:
Ordnerauswahl: Wähle "speziellen Ordner analysieren" und klicke auf "Pfad auswählen". Wähle den Ordner aus, aus dem du die InDesign-Dokumente analysieren möchtest.
Wir empfehlen, ordnerweise zu analysieren. Das gesamte Wurzelverzeichnis sollte nur in Ausnahmefällen ausgewählt werden.
Analyse starten: Sobald du die Analyse gestartet hast, zeigt dir die Fortschrittsanzeige, wie viele Dokumente bereits analysiert wurden.
Die Analyse kann je nach Anzahl und Größe der Dokumente einige Zeit in Anspruch nehmen.Refresh: Mit einem Klick auf die Schaltfläche
aktualisierst du die Anzeige.Ergebnis prüfen: Ist die Analyse durchgelaufen, öffne die InDesign-Dokumente im 4ALLPORTAL, um ihren Status zu prüfen.
Abgeschlossen: Steht der Status auf "Abgeschlossen", war die Analyse erfolgreich und du kannst InDesign schließen.
Fehlgeschlagen: Steht der Status auf "Fehlgeschlagen", ist ein Problem aufgetreten. Setze den Status des InDesign-Dokuments manuell zurück auf "Offen" und stoße die Analyse im Plugin erneut an.
Logeinträge: Bleibt der Status weiterhin "Fehlgeschlagen", prüfe die Logeinträge.
Bitte beachte
Das Plugin speichert Dokumente neu ab. Nach der Analyse entspricht das Dokument der aktuell verwendeten InDesign-Version. Es kann nur noch in dieser Version geöffnet werden.
Möchtest du das Überschreiben der Dokumente vermeiden, kannst du es in den Einstellungen des Plugins ausschalten.
Einstellungen
In den Einstellungen kannst du das Systemverhalten des Plugins anpassen.
Du öffnest die Einstellungen über die Schaltfläche 
:
Formate: Wähle aus, welche InDesign-Formate bei der Analyse berücksichtigt werden sollen. Unterstützt werden die InDesign-Formate .indd und .idml.
Einstellungen: Aktivierst du "Dokumente nicht überschreiben", werden InDesign-Dokumente nach einer Analyse nicht mehr gespeichert bzw. überschrieben und bleiben unverändert (auch in ihrer InDesign Version).
Bitte beachte
Aktivierst du "Dokumente nicht überschreiben", ist die Funktionsweise des Plugins eingeschränkt:
Verknüpfungen: Die verknüpften Dateien werden auch nach Änderungen nicht mehr im InDesign-Dokument und 4ALLPORTAL aktualisiert.
Vorschauen: Vorschauen werden weiterhin berechnet und aktualisiert.
Timer
Mit Hilfe des Timers kannst du automatische Analysen deiner InDesign-Dateien zu einem festgelegten Zeitpunkt planen.
Du öffnest die Einstellungen über die Schaltfläche 
:
Linkänderungen
Wenn keine Verknüpfungen zwischen den Dateien im InDesign-Dokument und dem 4ALLPORTAL bestehen, oder wenn die verknüpften Dateien aus unterschiedlichen Quellen (z.B. Laufwerken) stammen, kannst du mit Hilfe des Plugins die Quell- und Zielpfade manuell anpassen.
Du erkennst fehlende oder fehlerhafte Verknüpfungen an Warnungen direkt im InDesign-Dokument oder am Fehlen der verknüpften Dateien im 4ALLPORTAL.
Du öffnest die Linkänderungen über die Schaltfläche 
:
Quellpfad(e) eingeben: Trage im oberen Feld den Quellpfad ein. Das ist z.B. der Pfad zum Laufwerk eines alten Datenservers.
Mehrere Quellpfade können durch das Zeichen Pipe "|" getrennt werden.Zielpfad eingeben: Trage im unteren Feld den neuen Pfad im DAM ein.
Analyse starten: Wechsle zur Funktion Analyse und starte die Berechnung neu.
Wähle als "speziellen Ordner" den Ordner im DAM aus, in dem sich dein InDesign-Dokument befindet.
Bitte beachte
Die Schreibweise von Pfaden ist in Windows und Mac unterschiedlich:
Windows
Quellpfade: E:\Server\Projekt\Bilder A|J:\Server\Projekt\Bilder B
Zielpfad DAM: E:\dam\Projektbilder
Mac
Quellpfade: /Volume/Server/Projekt/Bilder A|/Volume/Server/Projekt/Bilder B
Zielpfad DAM: /Volume/dam/Projektbilder
Logeinträge
Das InDesign Plugin verfügt über ein eigenes Log, das alle Berechnungen und auftretenden Probleme notiert.
Du öffnest das Log über die Schaltfläche 
:
Falls während der Nutzung Probleme oder Fehler auftreten, benutze die Log-Funktion "In Zwischenablage kopieren", um die Logeinträge zu sichern. Schließe erst dann InDesign.
Bitte beachte
Sobald InDesign geschlossen wird, werden alle Logeinträge im Plugin gelöscht.
Import und Erstberechnung
Daten und Dokumente für dein InDesign-Projekt können aus verschiedenen Quellen stammen. So importierst du bestehende InDesign-Projekte korrekt ins 4ALLPORTAL und führst die Erstberechnung für Vorschauen und Verknüpfungen durch:
1. Aktualisieren
Sammle alle zugehörigen Dateien in einem Arbeitsordner.
Öffne dein InDesign-Dokument und prüfe, ob alle Verknüpfungen korrekt sind. Stelle fehlende Verknüpfungen wieder her.
Speichere das Dokument und schließe es.
Das 4ALLPORTAL berücksichtigt diese "Verknüpften Dateien" aus InDesign:
Bilder/Dateien auf Layoutseiten
Bilder/Dateien auf Musterseiten (auch ungenutzte)
Bilder/Dateien auf der Montagefläche
2. Importieren
Importiere den gesamten Arbeitsordner in das Zielverzeichnis im 4ALLPORTAL.
Das 4ALLPORTAL importiert den Ordner als ZIP-Datei. Alternativ kannst du das Dokument auch schon in InDesign als Paket verpacken.
Eine Vorschau für dein InDesign-Dokument ist noch nicht verfügbar.
Der InDesign Plugin Status des InDesign-Dokuments steht auf "Offen".
3. Analysieren
Mac-Benutzer: Verbinde das Netzlaufwerk neu, um den Finder-Cache zu leer
Öffne in InDesign das Plugin Menü und wähle das Verzeichnis aus, in das du das InDesign-Dokument importiert hast.
Führe die Analyse durch.
Nach der Analyse stehen Vorschauen, Detailansichten, verknüpfte Dateien und Metadaten im 4ALLPORTAL zur Verfügung.
Der InDesign Plugin Status der InDesign-Dokumente wechselt auf "Abgeschlossen".
Aufräumen
Du kannst optional den Arbeitsordner von deiner lokalen Festplatte löschen und den Papierkorb leeren. So stellst du sicher, dass das InDesign Plugin die Dateien korrekt aus dem 4ALLPORTAL und nicht von deiner Festplatte bezieht.
Berechnung nach Veränderungen
Wenn du Dateien, die als Verknüpfung mit einem InDesign-Dokument verlinkt sind, im 4ALLPORTAL verschieben oder verändern musst, werden ihre Verknüpfungen zu InDesign-Dokumenten unterbrochen. So hältst du deine Dokumente aktuell:
1. Veränderung erkennen
Das 4ALLPORTAL erkennt automatisch folgende Veränderungen an einer Datei:
neuer Ordnerpfad (Datei verschoben)
neuer Dateiname
neuer Dateiinhalt (File Hash)
Ist diese Datei mit einem InDesign-Dokument verlinkt, wird die Änderung dort automatisch markiert:
Der InDesign Plugin Status wechselt auf "Offen (durch Änderung)".
In der Liste der verknüpften Dateien erscheint neben der Datei ein gelbes Ausrufezeichen.
Die Verknüpfung muss aktualisiert werden.
Bitte beachte
Verschiebe InDesign-Dokumente und verknüpfte Dateien nur über die Ordnerstruktur im 4ALLPORTAL.
Verschiebe nicht direkt im Dateisystem, da das 4ALLPORTAL die neuen Pfade nicht sofort berücksichtigen kann.
2. Analysieren
Mac-Benutzer: Verbinde das Netzlaufwerk neu, um den Finder-Cache zu leeren.
Öffne in InDesign das Plugin Menü und wähle das Verzeichnis aus, in dem sich die veränderten InDesign-Dokumente befinden.
Führe die Analyse durch.
Nach der Analyse stehen aktualisierte Vorschauen, Detailansichten, verknüpfte Dateien und Metadaten im 4ALLPORTAL zur Verfügung.
Der InDesign Plugin Status der InDesign-Dokumente wechselt auf "Abgeschlossen".
Allgemeine Tipps zur Arbeitsweise
Wir haben ein paar zusätzliche Hinweise zusammengestellt, die dir die Arbeit mit dem Plugin erleichtern und möglichen Problemen vorbeugen sollen. 💪
Beachte den InDesign Plugin Status
Die InDesign-Dokumente im 4ALLPORTAL haben einen InDesign Plugin Status, der dir hilft zu erkennen, ob ein Dokument aktuell ist oder neu berechnet werden muss:
Offen: Für noch nicht berechnete InDesign-Dokumente
Starte für diese Dokumente im Plugin die Analyse.
Offen (durch Änderungen): Für Dokumente, die Änderungen aufweisen
Starte für diese Dokumente im Plugin die Analyse.
Abgeschlossen: Für Dokumente, deren Berechnung erfolgreich war
Du musst nichts tun, diese Dokumente sind auf dem aktuellen Stand.
Fehlgeschlagen: Für Dokumente, deren Berechnung nicht erfolgreich war
Stelle diese Dokumente manuell auf "Offen".
Starte für diese Dokumente im Plugin die Analyse.
Bleibt der Status "Fehlgeschlagen", liegt ein Fehler vor. Öffne die Logeinträge, kopiere die Logmeldungen, und melde dich bei deinem Administrator.
Verknüpfte Bilder bearbeiten
Wenn du ein Bild oder Logo, das in einem InDesign-Dokument verknüpft ist, bearbeiten musst, kannst du es nicht in jedem Fall aus dem 4ALLPORTAL herunterladen, bearbeiten und danach wieder hochladen.
Als neu importierte Datei würde es eine neue Datei-ID bekommen, die von der bisherigen Verknüpfung im InDesign-Dokument abweicht. Sie würde darum nicht als verknüpfte Datei erkannt und könnte vom Plugin nicht aktualisiert werden.
Wir empfehlen einen dieser Wege:
Wenn du die Desktop App nutzt, öffne und bearbeite das Bild aus der Desktop App heraus.
Öffne und bearbeite das Bild direkt vom Netzlaufwerk aus und warte ab, bis das bearbeitete Bild im 4ALLPORTAL ggf. erst später aktualisiert wird. Das kann je System unterschiedlich lang dauern.
Öffne und bearbeite das Bild direkt vom Netzlaufwerk aus und lade es mit dem exakt gleichen Dateinamen in den gleichen Ordner wie die Ausgangsdatei. Wähle im folgenden Dialog zum Umgang mit gleichen Dateien "Ersetzen" aus.
Öffne und bearbeite das Bild direkt vom Netzlaufwerk aus und lade es als Version der Ausgangsdatei hoch. Im Anschluss kannst du es als "aktuelle Version" einstellen.
Auf fehlende Schriftarten prüfen
Fehlende Schriftarten werden bei der Analyse durch alternative Systemschriften ersetzt, ohne einen Hinweis auszugeben. Dies kann die Darstellung der Vorschau verfälschen.
Bestimmte Sonderzeichen (z.B. Kyrillisch) werden vom 4ALLPORTAL durch Fragezeichen ersetzt. Dies kann zu Problemen mit den InDesign-Verknüpfungen führen. Benenne betroffene Dateien ggf. vor der Analyse um.
Analysiere geänderte Dokumente direkt und in kleinen Paketen
Das InDesign Plugin ist nicht für die Massenbearbeitung ausgelegt. Starte darum keine Analyse für das gesamten Wurzelverzeichnis (z.B. data) oder zu viele (große) InDesign-Dokumente auf einmal.
Hast du Änderungen in einem InDesign-Dokument gemacht, startest du die Analyse am besten direkt nach dem Bearbeiten und Speichern in InDesign.
Alternativ kannst du InDesign-Dokumente regelmäßig und ordnerweise neu analysieren. Nutze dafür z.B. auch den Timer.
Tipp
Für die Erstberechnung aller InDesign-Dokumente in einem neu aufgesetzten System sprich bitte zuerst mit dem Systemverantwortlichen oder deinem Ansprechpartner im 4ALLPORTAL Service Team.
Verwende einheitliche InDesign Versionen und Betriebssysteme
Um Probleme bei der Analyse zu vermeiden, solltest du möglichst die gleiche InDesign Version und das gleiche Betriebssystem (Windows bzw. macOS) verwenden wie der Ersteller eines InDesign-Dokuments.
Bist du dir nicht sicher, in welcher Version und mit welchem Betriebssystem ein InDesign-Dokument erstellt wurde, öffne das Dokument zuerst manuell in InDesign, speichere es neu ab und schließe es, bevor du das Plugin benutzt.
Bitte beachte
InDesign nutzt absolute Dateipfade, die zwischen macOS und Windows nicht kompatibel sind.
Ein InDesign-Dokument, das auf einem Mac erstellt wurde, kann darum nicht auf einem Windows-Rechner aktualisiert werden, wenn es nicht vorher neu abgespeichert wurde.
Zur manuellen Anpassung der Verknüpfungspfade kannst du auch die Funktion Linkänderungen nutzen.
Verschiebe und importiere Dateien über das 4ALLPORTAL
Um Problemen vorzubeugen, solltest du InDesign-Dokumente und verknüpfte Dateien nur über die Ordnerstruktur im 4ALLPORTAL (Browser oder Desktop App) verschieben und nicht direkt im Dateisystem.
Technischer Hintergrund
Technischer Hintergrund
Wird eine Datei direkt im Dateisystem verschoben, hat das 4ALLPORTAL zunächst kein Bewusstsein über diese Änderung. Es zeigt weiterhin den alten Pfad an.
Erst, wenn der File System Indexer das Dateisystem mit dem 4ALLPORTAL abgleicht, werden die Änderungen angezeigt.
Wird eine Datei dagegen im 4ALLPORTAL verschoben, erkennt das 4ALLPORTAL direkt, dass ein verknüpfter Pfad im Plugin neu berechnet werden muss. Das 4ALLPORTAL setzt den Status eines InDesign-Dokuments automatisch auf "Offen" oder "Offen (durch Änderungen)".
Das Gleiche gilt, wenn neue Dateien direkt im Dateisystem abgelegt werden. Auch sie können erst als verknüpfte Dateien erkannt werden, wenn sie im 4ALLPORTAL angezeigt werden.
Weiterführende Informationen
Technische Dokumentation: File System Indexer
Troubleshooting
Falls du die Tipps zur Arbeitsweise berücksichtigst, aber trotzdem Probleme haben solltest, kannst du dir im Artikel "Troubleshooting" Hilfe holen.
Falls Probleme oder Fehler im Plugin auftreten, benutze direkt die Log-Funktion "In Zwischenablage kopieren", um die Logeinträge zu sichern.
Schließe erst dann InDesign (nach dem Schließen wird das Log geleert).