Mit dem InDesign Server verarbeitet das 4ALLPORTAL deine InDesign-Dokumente automatisch im Hintergrund. Du musst dafür weder ein lokales Plugin installieren noch Adobe InDesign öffnen.
Der InDesign Server analysiert InDesign-Dokumente, erstellt Vorschauen und erkennt verknüpfte Dateien. Ändern sich Verknüpfungen, kann er sie automatisch aktualisieren. Den aktuellen Verarbeitungsstatus und die einzelnen Verarbeitungsschritte kannst du direkt im 4ALLPORTAL nachvollziehen.
Wenn du stattdessen mit dem InDesign Plugin arbeitest, findest du die passende Anleitung unter Arbeiten mit dem InDesign Plugin.
Voraussetzungen und Einschränkungen
Der InDesign Server ist nicht standardmäßig verfügbar und muss für euer System aktiviert werden.
Zusätzlich muss für alle Rollen, die die InDesign-Server-Metadaten sowie die zugehörigen Such-, Status- und Sortierfunktionen nutzen sollen, die Feature Permission "InDesign-Server-Metadaten anzeigen" aktiviert sein.
Wenn die beschriebenen Funktionen in eurem System nicht verfügbar sind, wende dich an euren Admin.
Wie ihr den InDesign Server aktivieren lasst, erfährst du im Abschnitt InDesign Server aktivieren.
InDesign-Dokumente verarbeiten
Damit der InDesign Server ein neues InDesign-Dokument vollständig verarbeiten kann, lädst du das Dokument zusammen mit den zugehörigen Dateien hoch.
So gehst du vor:
Verpacke dein InDesign-Dokument mit allen verwendeten Bildern und Schriften.
Lade das InDesign-Paket als ZIP-Datei ins 4ALLPORTAL hoch.
Wähle beim Upload "Archiv entpacken".
Der InDesign Server verarbeitet das Dokument anschließend automatisch.
Dabei kann er:
das InDesign-Dokument analysieren
verknüpfte Dateien erkennen
Vorschauen erstellen
Verknüpfungen aktualisieren
eine IDML-Datei erzeugen
Du musst das Dokument dafür nicht manuell in Adobe InDesign öffnen.
Bereits vorhandene InDesign-Dokumente
InDesign-Dokumente, die bereits vor der Aktivierung des InDesign Servers im 4ALLPORTAL gespeichert waren, werden nicht automatisch verarbeitet.
Starte die Verarbeitung über die Aktion "Vorschau neu berechnen".
InDesign-Dokumente finden
Um speziell nach InDesign-Dokumenten zu suchen, kannst du im Modul Dateien das Suchpanel "InDesign-Dokumente" nutzen.
Wähle dafür im Dropdown der verfügbaren Filter "InDesign-Dokumente" aus:
Anschließend steht dir das Suchpanel mit drei Suchfeldern zur Verfügung:
Dateiname
InDesign-Server-Status
Verknüpfte Dateien
Mit "Verknüpfte Dateien" kannst du nach InDesign-Dokumenten suchen, in denen eine bestimmte Datei verwendet wird.
Suchergebnisse sortieren
Du kannst die Ergebnisliste danach sortieren, wann sich der InDesign-Server-Status zuletzt geändert hat.
Öffne dazu die Sortieroptionen oberhalb der Ergebnisliste und wähle "InDesign-Server-Status aktualisiert am":
Verarbeitungsstatus prüfen
Der InDesign-Server-Status zeigt dir, in welchem Bearbeitungsstand sich ein InDesign-Dokument befindet. So kannst du schnell erkennen, ob die Verarbeitung noch läuft, abgeschlossen ist oder ob dabei ein Problem aufgetreten ist.
Folgende Status sind möglich:
Offen: Das Dokument wurde hochgeladen, aber noch nicht verarbeitet.
In Warteschlange: Das Dokument wartet auf die Verarbeitung.
In Bearbeitung: Die Verarbeitung läuft.
Abgeschlossen: Die Verarbeitung wurde abgeschlossen.
Warnung: Bei der Verarbeitung ist mindestens eine Warnung aufgetreten.
Fehler: Die letzte Verarbeitung ist fehlgeschlagen.
Dokumenten-Fehler: Die Verarbeitung ist aufgrund eines Problems mit dem InDesign-Dokument fehlgeschlagen.
Den aktuellen Status kannst du an mehreren Stellen prüfen.
Status in der Hauptansicht
Stelle in der Hauptansicht im Modul Dateien auf die Listenansicht um. Dann siehst du den Status direkt am Dokument:
InDesign-Server-Status: Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand des InDesign-Dokuments.
InDesign-Server-Status aktualisiert am: Zeigt, wann sich der Status zuletzt geändert hat.
Verarbeitungsdetails in der Detailansicht
Für weitere Informationen öffnest du das InDesign-Dokument und wechselst im Menüband auf den Reiter "InDesign-Server".
Dort findest du:
den aktuellen InDesign-Server-Status
den Zeitpunkt der letzten Statusänderung
das InDesign-Server-Log
die bisherigen Verarbeitungsschritte
Warnungen und Fehler
Das InDesign-Server-Log stellt die Verarbeitung als zeitlichen Verlauf dar.
Dazu gehören beispielsweise:
InDesign-Analyse
Vorschauberechnung
Für jeden Verarbeitungsschritt kannst du nachvollziehen, wann er ausgeführt wurde und welche Status er durchlaufen hat.
Tritt bei der Verarbeitung ein Problem auf, kannst du im Log erkennen, welcher Verarbeitungsschritt betroffen ist.
Verknüpfte Dateien prüfen und aktuell halten
In der Detailansicht eines InDesign-Dokuments findest du im linken Seitenbereich das Panel "Verknüpfte Dateien". Dort werden die Dateien angezeigt, die im InDesign-Dokument verwendet werden.
Direkt nach dem Hochladen kann zunächst nur ein Platzhalter für eine verknüpfte Datei sichtbar sein. In diesem Fall läuft die Verarbeitung durch den InDesign Server noch.
Der InDesign Server erkennt außerdem Änderungen an verknüpften Dateien und passt das InDesign-Dokument automatisch an.
Diese Änderungen werden berücksichtigt:
Eine verknüpfte Datei ändert sich: Die Datei wird in der InDesign-Vorschau aktualisiert.
Eine verknüpfte Datei wird im 4ALLPORTAL verschoben: Der Dateipfad wird im InDesign-Dokument aktualisiert.
Das funktioniert nicht:
Eine verknüpfte Datei wird gelöscht und anschließend in einem anderen Ordner neu hochgeladen: Die bestehende Verknüpfung geht verloren.
Bitte beachte
Wenn der InDesign Server einen Dateipfad im InDesign-Dokument aktualisiert, wird zuvor automatisch eine neue Version des bisherigen Dokumentstands angelegt. Ältere Versionen bleiben dadurch erhalten.
Vorherige Versionen aufrufen
Wenn der InDesign Server ein InDesign-Dokument neu speichert, zum Beispiel weil sich der Pfad einer verknüpften Datei geändert hat, legt das 4ALLPORTAL zuvor automatisch eine Version des bisherigen Dokumentstands an.
Öffne in der Detailansicht des InDesign-Dokuments den Reiter "Versionen", um die vorherigen Stände aufzurufen.
So kannst du nachvollziehen, welche Version vor einer automatischen Änderung gespeichert war.
IDML-Datei verwenden
Der InDesign Server erzeugt bei der Verarbeitung eines InDesign-Dokuments automatisch eine IDML-Datei.
Diese IDML-Datei kann zusammen mit dem InDesign-Dokument (INDD) über das Downloadprofil "Verpacken mit verknüpften Dateien" bereitgestellt werden.
Ist die IDML-Datei zum Zeitpunkt des Downloads noch nicht verfügbar, weist der Report des Downloadpakets darauf hin.
Voraussetzung für den IDML-Download
Damit du die erzeugte IDML-Datei herunterladen kannst, muss für deine Rolle die Berechtigung "Download als IDML erlauben" aktiviert sein.
Sie ist standardmäßig deaktiviert.
InDesign Server aktivieren
Wenn ihr den InDesign Server nutzen möchtet, müsst ihr ihn zunächst für euer System freischalten lassen.
Es ist keine lokale Installation durch einzelne Nutzer erforderlich.
Voraussetzungen
Für Cloud-Systeme ist eine passende Cloud-Anbindung erforderlich.
On-Premise-Systeme können über eine Kafka-Verbindung auf den InDesign Server zugreifen.
So gehst du vor
Wende dich an das 4ALLPORTAL Support-Team und teile mit, dass ihr den InDesign Server nutzen möchtet.
4ALLPORTAL schaltet die Funktion für euer System per Feature Flag frei.
Starte euer System nach der Freischaltung einmal neu.
Aktiviere für die Rollen, die die InDesign-Server-Funktionen nutzen sollen, die Berechtigung "InDesign-Server-Metadaten anzeigen" im Modul Dateien.
Nach der Aktivierung stehen die zugehörigen Such-, Status- und Sortierfunktionen zur Verfügung.
Weiterführende Informationen
Technische Dokumentation: Kafka Setup for 4ALLPORTAL