Mit dem "Evolutionsbaum" siehst du direkt, welche Dateien aus einer Ursprungsdatei entstanden sind.

Diese Bearbeitungsstände werden automatisch als sogenannte Kind-Dateien in einer Baumstruktur angeordnet.

Der Evolutionsbaum ist z.B. in folgenden Fällen hilfreich:

Nachverfolgung von Bearbeitungsständen einer Datei
Zur manuellen Verknüpfung externer Dateien mit dem Original
Zur automatischen Verknüpfung nach einer Bearbeitung im System

Öffne im Modul "Dateien" die Detailansicht einer Datei und klicke im Menüband oben auf "Evolutionsbaum".

Kombinierte Darstellung von Quelldatei und verknüpften Kind-Dateien

Bitte beachte

Rechte: Der Evolutionsbaum ist für alle Benutzer und Module standardmäßig deaktiviert. Die Funktion muss bei Bedarf von einem Administrator je Modul und je Rolle aktiviert werden.
Technische Voraussetzung: Die Verknüpfungen innerhalb des Evolutionsbaums können nur bei bestimmten Dateitypen angezeigt werden.

Hauptansicht

Sobald du mindestens eine Datei markiert hast, siehst du in der Ansicht des Evolutionsbaum folgende drei Bereiche:

• Eine Vorschau aller verknüpften Dateien mit Erstell- und Änderungsdatum
• Eine klickbare Baumstruktur mit Suchfeld (anhand Dateiname)
• Eine Toolbox mit verfügbaren Aktionen

Die oberste Datei ist immer die Ursprungsversion ("Parent-Datei").

Alle daraus entstandenen Varianten erscheinen darunter als "Kind-Dateien".

Die aktuell geöffnete Datei ist durch eine blaue Umrandung markiert.

In der Mitte findest du eine Baumstruktur anhand der Eltern-Kind-Verknüpfungen. Hier kannst du die Ansicht nach Dateinamen filtern und per Klick auf den Pfeil Pfeil nach unten die Struktur auf- oder zuklappen.

Rechts außen befindet sich die Toolbox. Die verfügbaren Aktionen hängen von deiner Benutzerrolle und deiner aktuellen Auswahl ab, ob du eine oder mehrere Dateien markiert hast.

Übersicht der drei Bereiche bei aktiver Markierung der Quell-Datei

Was kannst du hier tun?

Im Evolutionsbaum erhältst du einen strukturierten Überblick über die Entwicklung einer Datei und deren Varianten:

Du kannst per Klick zwischen Ursprungsdatei und Kind-Dateien navigieren. Die aktuell ausgewählte Datei ist farblich markiert.
Du kannst die Baumstruktur auf- und zuklappen oder per Suchfeld gezielt nach Dateinamen filtern.
Du siehst zu jeder Datei Vorschauinformationen mit Erstell- und Änderungsdatum.
Du kannst einzelne Dateien rechts in der Toolbox für weitere Aktionen auswählen.
Du kannst gezielt neue Dateien mit einer bestehenden Datei verknüpfen oder neue Verknüpfungen erstellen.

Aktionen in der Toolbox

Über die Toolbox rechts oder dem Drei-Punkte-Menü Drei Punkte neben dem Dateinamen in der Baumstruktur, kannst du – je nach Dateityp und Auswahl – folgende Aktionen ausführen:

Dateien ansehen:
Ein Klick auf die Schaltfläche "Dateien ansehen" öffnet die Datei in ihrem eigenen Evolutionsbaum (auch mehrere Dateien möglich).
Herunterladen:
Ein Klick auf die Schaltfläche "Herunterladen" lädt die ausgewählte Datei auf deinen Rechner herunter (auch mehrere Dateien möglich).
Vollbildansicht:
Ein Klick auf die Schaltfläche "Vollbildansicht" öffnet die Datei bildschirmfüllend (auch mehrere Dateien möglich).
Massenänderung:
Ein Klick auf die Schaltfläche "Massenänderung" (bei Mehrfachauswahl) öffnet die Massenverschlagwortung.
Bilder vergleichen:
Ein Klick auf die Schaltfläche "Bilder vergleichen" zeigt zwei Bilder nebeneinander zum optischen Vergleich an.
Datei hochladen und verknüpfen:
Ein Klick auf die Schaltfläche "Datei hochladen und verknüpfen" legt eine neue Kind-Datei an.
Verknüpfung erstellen:
Ein Klick auf die Schaltfläche "Verknüpfung erstellen" verknüpft eine vorhandene Datei manuell.
Verknüpfung lösen:
Ein Klick auf die Schaltfläche entfernt eine Datei aus dem Evolutionsbaum (nur bei Kind-Dateien, Datei selbst wird nicht gelöscht).
Zum Warenkorb hinzufügen:
Ein Klick auf die Schaltfläche fügt die Datei dem Warenkorb hinzu.

Bitte beachte

Verknüpfung lösen: Die Ursprungsversion (Quelldatei) kann nicht aus der Baumstruktur gelöst werden. Wenn du sie löschst, wird der Evolutionsbaum zunächst aufgelöst. Gibt es jedoch weitere Kind-Dateien, bleibt deren Verknüpfung bestehen – die oberste Kind-Datei wird automatisch zur neuen Ursprungsversion.

Verknüpfung erstellen

Du kannst eine Verknüpfung im Evolutionsbaum manuell erstellen:

Öffne den "Evolutionsbaum" in der Detailansicht einer Datei.
Klicke auf die Kachelansicht oder aktiviere die Checkbox an deiner gewünschten Datei. Optional wählst du die Datei über den Strukturbaum in der rechten Seitenleiste aus.
Klicke in der Toolbox auf die Schaltfläche "Verknüpfung erstellen" für eine bestehende Datei im System:
- Ein Pop-up öffnet sich. Wähle aus, ob die zu verknüpfende Datei als "Kind" (unter ausgewählter Datei) -oder als "Eltern"-Element verknüpft werden soll.
- Es öffnet sich ein Auswahlfenster mit Dateien aus dem System inklusive eines Suchfilters. Wähle eine zu verknüpfende Datei aus.
- Bestätige über die Schaltfläche "Auswahl hinzufügen".
Klicke für eine neu zu importierende Datei auf die Schaltfläche "Datei hochladen und verknüpfen":
- Ein Pop-up mit Uploadfunktion öffnet sich. Wähle die Datei von deinem Rechner aus, um sie hochzuladen
- Es öffnet sich ein zweites Pop-Up: Wähle einen der angezeigten Uploadordner aus. Du kannst nur einen Ordner auswählen.
- Sobald du deine Auswahl bestätigst, startet der Upload automatisch und wird als Kind-Verknüpfung unter deiner ausgewählten Datei erstellt.

Nach deiner Auswahl wird die hinzugefügte Datei als neue Verknüpfung automatisch im Evolutionsbaum angezeigt.

Pop-up Abfrage zur Art der Verknüpfung mit Aktion "Verknüpfung erstellen"

Unterstützte Dateiformate

Eine automatische Verknüpfung ist nur mit Dateiformaten möglich, die XMP-Metadaten unterstützen:

Unterstützt werden:
• JPG, TIFF, RAW, GIF, EPS, PDF
• MP4, MOV, HEIF
• PSD, INDD (eingeschränkt)

Nicht unterstützt werden:
• PPTX, DOCX, TXT, BMP, SVG
• MP3, WAV, AVI, OGG, CSV

Praxisbeispiele

Automatische Verknüpfung erfolgt:

Du bearbeitest ein JPG aus dem 4ALLPORTAL und lädst es unter neuem Namen wieder hoch.
Du speicherst eine PSD-Datei als TIFF und lädst sie zurück ins System.
Du bearbeitest ein MP4-Video lokal und importierst es erneut.
Du speicherst im 4ALLPORTAL eine Datei als neue Version.

Keine Verknüpfung möglich:

Eine Datei wird lokal erstellt oder verändert, ohne vorherigen Download aus dem 4ALLPORTAL.

Automatische Verknüpfung

Für eine automatische Verknüpfung ist es Voraussetzung, dass die Datei ursprünglich über das 4ALLPORTAL heruntergeladen worden sein.

Beim Download wird eine eindeutige "fileID" als XMP-Metadatum gespeichert.

Wird diese Datei bearbeitet und wieder in das System hochgeladen, erkennt das 4ALLPORTAL die ID und ordnet die Datei automatisch als Kind-Verknüpfung nach dem Upload im Evolutionsbaum ein.

Dies funktioniert auch bei einem Formatwechsel (zum Beispiel JPG zu PNG), solange die ID erhalten bleibt.

Fehlt die ID – etwa bei externen Dateien – erfolgt keine automatische Zuordnung.

In diesem Fall kannst du die Datei manuell verknüpfen.

Bitte beachte

Typische Fehlbedienung:
Bei der automatischen Verknüpfung über eine eindeutige „fileID“ kann es zu fehlerhaften Zuordnungen kommen, wenn Standarddateien für Farb- und Layouteinstellungen genutzt werden, die inhaltlich nicht zusammengehören.
Bei manuellen Verknüpfungen besteht die Gefahr, Endlosschleifen zu erzeugen. Zwar gibt es Prüfmechanismen, diese sind jedoch auf eine bestimmte Anzahl von Ebenen begrenzt.

💡 Häufige Fragen

Was passiert bei Formatänderungen?
Solange die "fileID" erhalten bleibt, wird die Datei korrekt verknüpft.
Was passiert beim Löschen einer Quelldatei?
Die erste Kind-Datei wird automatisch zur neuen Ursprungsversion..
Warum wird mein Bild nicht verknüpft?
Wahrscheinlich fehlt die fileID oder das Dateiformat unterstützt keine XMP-Metadaten.
Was ist der Unterschied zwischen Evolutionsbaum und Versionierung?
Der Evolutionsbaum zeigt, wie verschiedene Dateien miteinander verknüpft sind (Varianten zu einer Datei). Die Versionierung sichert dagegen verschiedene Bearbeitungsstände derselben Datei.