Das InDesign Plugin ist ein notwendiges Werkzeug, um InDesign-Dokumente im 4ALLPORTAL abbilden, durchsuchen und mit verknüpften Dateien verlinken zu können.
Um diese Daten zu berechnen, öffnet und speichert das Plugin die Originale in InDesign.
Wird das Plugin nicht verwendet, werden InDesign-Dokumente im 4ALLPORTAL mit einem Platzhalter und ohne Verknüpfungen dargestellt.
Kachelansicht eines InDesign-Dokuments vor und nach der Nutzung des Plugins
Einrichten des Plugins
Um das InDesign Plugin nutzen zu können, ist sowohl die globale Installation einer 4App als auch die Installation des Plugins auf einem lokalen Rechner nötig.
Nach der globalen und lokalen Installation wird sowohl InDesign als auch das 4ALLPORTAL um Plugin-Funktionen erweitert:
In InDesign wird das Plugin als kleines Menü via Erweiterungen direkt eingebunden.
Es stellt die Verbindung zum 4ALLPORTAL und zum Dateisystem her und startet die Funktionen zur Berechnung von Vorschauen, Verknüpfungen und Metadaten.
Im 4ALLPORTAL werden neue Metadatenfelder in der Detail-Ansicht von InDesign-Dokumenten oder Bilddateien verfügbar:
Panel "Verknüpfte Dateien" (zeigt bei InDesign-Dokumenten alle Verlinkungen zu verknüpften Dateien, die ebenfalls im 4ALLPORTAL liegen)
Metadatenfeld "InDesign Plugin Status" (zeigt bei InDesign-Dokumenten, ob sie aktuell sind oder ob Änderungen vorliegen, die neu berechnet werden müssen)
Panel "Verknüpft mit" (zeigt bei Bilddateien die Verlinkung zu einem InDesign-Dokument, wenn sie darin verknüpft sind)
Neue Bereiche in der Detail-Ansicht eines InDesign-Dokuments
Bitte beachte
Das Feld "InDesign Plugin Status" wird nur angezeigt, wenn es von einem Administrator in einem Renderer ergänzt wird (Technische Dokumentation).
Funktionsweise
Wofür wird das Plugin genutzt?
Das InDesign Plugin wird sowohl für die Erstberechnung von importierten InDesign-Dokumenten als auch nach Aktualisierungen genutzt:
Erstberechnung: Wird ein InDesign-Dokument mit seinen verknüpften Dateien in das 4ALLPORTAL importiert, berechnet das Plugin die Vorschauen aller Seiten und legt die Links zu den verknüpften Dateien an.
Aktualisierung: Werden ein InDesign-Dokument oder die darin verknüpften Dateien verändert, prüft das Plugin die Änderungen und aktualisiert die Vorschauen aller Seiten sowie die Pfade der verknüpften Dateien.
Das 4ALLPORTAL erkennt automatisch folgende Veränderungen an einer Datei:
neuer Ordnerpfad (Datei verschoben)
neuer Dateiname
neuer Dateiinhalt (File Hash)
Nach der Berechnung stehen Vorschaubilder, Verknüpfungen und Metadaten allen Benutzern im 4ALLPORTAL zur Verfügung.
Wer kann & soll das Plugin nutzen?
Mindestens ein 4ALLPORTAL Benutzer muss das Plugin lokal installieren, um die Analyse der InDesign-Dokumente zu übernehmen. Die Hauptvoraussetzung ist ein Zugang zu InDesign.
Es bietet sich an, dass das Plugin von Benutzern installiert und verwendet wird, die InDesign Dokumente erstellen, bearbeiten und in das 4ALLPORTAL importieren.
Das InDesign Plugin kann mit Windows und Mac genutzt werden.
Welche Dateien werden berechnet?
Damit das Plugin erkennt, welche InDesign-Dokumente initial oder neu berechnet werden müssen, bekommen sie im 4ALLPORTAL einen InDesign Plugin Status:
Offen: Für noch nicht berechnete InDesign-Dokumente
Offen (durch Änderungen): Für Dokumente, die Änderungen aufweisen
Abgeschlossen: Für Dokumente, deren Berechnung erfolgreich war
Fehlgeschlagen: Für Dokumente, deren Berechnung nicht erfolgreich war
Das 4ALLPORTAL erkennt und vergibt den Status automatisch, so dass Benutzer erkennen, wann das Plugin genutzt werden muss. Die Vorschauen und verknüpften Dateien von InDesign-Dokumenten können so aktuell gehalten werden.
Unterstützt werden die InDesign-Formate .indd und .idml.
Was passiert bei der Berechnung?
Im Menü des InDesign Plugins wählt der Benutzer ein Verzeichnis aus, das analysiert werden soll. Alle darin enthaltenen InDesign-Dokumente mit dem Status "Offen" und "Offen (durch Änderungen)" werden berechnet:
Das Plugin öffnet im Hintergrund die entsprechenden InDesign-Dokumente im ausgewählten Verzeichnis.
Für diese InDesign-Dokumente wird eine aktuelle Vorschau berechnet.
Für diese InDesign-Dokumente werden alle Verknüpfungen zu Dateien im 4ALLPORTAL geprüft. Eine Verknüpfung wird aktualisiert, wenn:
eine Datei ein neues Änderungsdatum hat
eine Datei einen neuen Dateinamen hat
eine Datei einen neuen Dateipfad hat
Während der Analyse werden Metadaten für die Volltextsuche generiert.
Aktualisierte Verknüpfungen werden gespeichert.
Die berechneten Daten werden im 4ALLPORTAL und Dateisystem aktualisiert.
Der InDesign Plugin Status im 4ALLPORTAL wird auf "Abgeschlossen" gestellt.
Welche Dateien werden ausgelesen?
Alle Dateien, die InDesign unter "Verknüpfte Dateien" aufführt, z.B.:
Bilder auf Layout- und Musterseiten (auch ungenutzte)
Dateien auf der Montagefläche
Welche Verknüpfungen können nicht aktualisiert werden?
wenn eine Datei aus dem 4ALLPORTAL gelöscht wurde
wenn eine Datei eine neue 4ALLPORTAL ID hat (nach erneutem Import)
InDesign Plugin FAQs
Hier beantworten wir die häufigsten Fragen, die beim Einrichten und bei der Anwendung des InDesign Plugins auftauchen.
Melde dich gern, wenn dir noch Informationen fehlen👍
Warum berechnet das 4ALLPORTAL Vorschauen nicht selbst?
Für die meisten Formate kann das 4ALLPORTAL selbst Vorschaubilder beim Hochladen von Dateien berechnen.
InDesign-Dokumente sind von der regulären Vorschauberechnung jedoch ausgenommen: Da sie ein geschlossenes Adobe-Format sind, kann das 4ALLPORTAL selbst keine Vorschaubilder generieren.
Diese Aufgabe übernimmt das Plugin: Es öffnet die Originale der InDesign-Dokumente direkt in InDesign, erstellt Vorschaubilder, Verknüpfungen und Metadaten und überträgt die Daten dann an das 4ALLPORTAL.
Warum speichert das Plugin die InDesign-Dokumente neu ab?
Während der Analyse öffnet das Plugin ein InDesign-Dokument und prüft, ob es Änderungen an den verknüpften Dateien gibt. Liegen Änderungen vor, werden die Pfade dieser Dateien im InDesign-Dokument aktualisiert und gespeichert.
Sollen InDesign-Dokumente nicht neu abgespeichert werden, kann im Plugin-Menü die Funktion "Dokumente nicht überschreiben" in den Einstellungen aktiviert werden.
Verknüpfte Dateien werden dann nicht mehr aktualisiert.
Vorschauen können jedoch weiterhin generiert werden.
Bitte beachte
Wird ein Dokument aus einer älteren InDesign-Version (z.B. 2017) in einer neueren (z.B. 2020) analysiert und neu gespeichert, kann es anschließend nur noch in der neueren Version geöffnet werden.
Wie berechne ich meine 1000+ InDesign-Dokumente?
Sollen viele InDesign-Dokumente im 4ALLPORTAL angezeigt werden, die bisher noch nicht angezeigt wurden (z.B. bei einem neu aufgesetzten System), dann gibt es zwei Wege:
Zeit spielt keine Rolle: Gehe Ordner für Ordner vor und analysiert sie über das Plugin. Achte darauf, dass die Ordner nicht zu viele InDesign-Dokumente enthalten, und stoße nur kleine Berechnungspakete an.
Zeit spielt eine Rolle: Sollen viele InDesign-Dokumente möglichst schnell als Vorschau im 4ALLPORTAL zur Verfügung stehen, sprich bitte mit deinem Systemverantwortlichen oder Ansprechpartner im 4ALLPORTAL Service Team.
Die Analyse des gesamten Wurzelverzeichnisses empfehlen wir ausdrücklich nicht.